اکسل حضور و غیاب چندپرسنلی

آخر ماه که سر ساعت‌ها بحث می‌شود، حرف کارگاه در برابر حرف کارگر است و هیچ‌کدام برگه ندارند. چیزی که بحث را تمام می‌کند یک جدول است: کدام روز، چه شیفتی، چند ساعت، چقدرش اضافه‌کاری بود، و آن دو روز مرخصی از کدام حساب کم شد.

این فایل همان جدول است، برای بیست نفر و یک ماه کامل.

داخل فایل چه چیزی هست

شش شیت راست‌به‌چپ در یک فایل xlsx، بدون ماکرو و کد VBA، با ۱٬۰۳۱ خانه فرمول‌دار:

• حضور و غیاب با بیست بلوک و سی و یک ستون روز. هر نفر یک بلوک پنج‌سطری دارد: شیفت، ساعت کارکرد، اضافه‌کاری، تاخیر و مرخصی. کد پرسنلی را یک بار بالای بلوک می‌گذاری و نام خودش می‌آید.
• پرسنل با بیست ردیف در یازده ستون: کد، نام، سمت، ساعت کار ماهانه، ساعت موظف حضور، مزد پایه ماهانه، مزد ساعتی خودکار، مانده مرخصی ابتدای ماه و وضعیت.
• داشبورد ماه با بیست ردیف در بیست و یک ستون: ساعت کارکرد، کسری یا مازاد، اضافه‌کاری، شب‌کاری، تاخیر، روز حضور، مرخصی به تفکیک نوع، مانده مرخصی پایان ماه، مزد ساعتی و مبلغ اضافه‌کاری و شب‌کاری هر نفر، به‌علاوه ردیف جمع کل تیم.
• برگه ماهانه نفر یک صفحه A4 عمودی آماده چاپ: کد پرسنلی را از کشویی انتخاب می‌کنی و کل برگه پر می‌شود، با جای امضای کارمند و مسئول.
• تنظیمات با هشت خانه ورودی و چهار فهرست باز: شیفت‌ها، انواع مرخصی، ماه‌ها و وضعیت پرسنل.
• راهنما با شش قدم شروع، توضیح «هر عدد چطور درمی‌آید»، فهرست کامل داده نمونه و روش پاک کردنش.

کارهایی که فایل به جای تو انجام می‌دهد

سال و ماه را یک بار در تنظیمات می‌گذاری و بقیه‌اش کار فایل است. تعداد روزهای ماه از همان درمی‌آید و کبیسه بودن سال شمسی هم در فرمول حساب شده، پس ماه سی‌روزه ستون روز سی و یکم را خاکستری می‌کند و اسفند سال غیرکبیسه دو ستون آخرش را.

مهم‌تر از خاکستری شدن، این است که عدد نوشته‌شده در یک ستون مرده وارد هیچ جمع ماهانه‌ای نمی‌شود. جمع ماه هر سطر روی شماره روز کلید خورده، نه جمع ساده ستون‌ها. و درست کنارش یک ستون «جمع خام همه ستون‌ها» نشسته است تا اگر این دو با هم فرق داشتند، خودت ببینی چیزی جا مانده.

دو کلید، یک عدد

جمع ساعت‌ها در این فایل دو بار و از دو راه گرفته می‌شود: داشبورد با کد پرسنلی جمع می‌زند و جدول حضور و غیاب با نوع سطر. اگر بلوکی کد نداشته باشد یا کدش در فهرست پرسنل نباشد، ساعت‌هایش از یک طرف دیده می‌شود و از طرف دیگر نه.

بلوک «کنترل سلامت داده» در داشبورد این دو عدد را کنار هم می‌گذارد و اختلافشان را به رقم نشان می‌دهد. دوازده سطر دارد: دو سطر اولش همان جمع ساعت‌ها از دو راه است و ده سطر بعدی کنترل‌اند. خانه «وضعیت داده این ماه» فقط وقتی سبز است که هر ده کنترل صفر باشند. همین وضعیت بالای جدول حضور و غیاب هم تکرار می‌شود، چون آن شیتی است که هر روز بازش می‌کنی.

اضافه‌کاری و شب‌کاری، با همان ضریب‌هایی که در فایل‌های دیگر ما هست

مبلغ اضافه‌کاری از ساعت اضافه‌کاری ضربدر مزد ساعتی ضربدر ۱٫۴ درمی‌آید. ماده ۵۹ قانون کار: ۴۰ درصد اضافه بر مزد هر ساعت کار عادی. ضریب ۱٫۴ یعنی مزد آن ساعت ۱٫۴ برابر مزد ساعت عادی حساب می‌شود.

فوق‌العاده شب‌کاری ۰٫۳۵ است، بر پایه ماده ۵۸ قانون کار برای کارگر غیرنوبتی. این عدد روی همان ساعت‌هایی می‌نشیند که یک بار در سطر ساعت کارکرد شمرده شده‌اند و ساعت جداگانه اضافه نمی‌کند، پس یک ساعت دو بار پول نمی‌گیرد.

قانون شب را ساعت ۲۲ تا ۶ بامداد تعریف می‌کند. این فایل ساعت ورود و خروج نمی‌گیرد، پس فوق‌العاده را بر پایه برچسب شیفت آن روز می‌دهد: روزهایی که شیفتشان نام شیفت شب را دارد. شیفتی که اسم دیگری دارد ولی تا بعد از ۲۲ کشیده شده، از این فایل فوق‌العاده نمی‌گیرد؛ برای آن، برچسب همان روز را روی شیفت شب بگذار. این جمله در راهنمای داخل فایل و کنار خود ضریب هم نوشته شده است.

هر دو ضریب روی شیت تنظیمات پارامترند و داخل هیچ فرمولی قفل نشده‌اند. قرارداد کارگاه تو عدد دیگری دارد؟ همان‌جا عوضش کن، همه مبلغ‌های فایل با عدد جدید بازحساب می‌شوند.

مرز روشن

این یک کاربرگ اکسل است، نه دستگاه حضور و غیاب و نه نرم‌افزار منابع انسانی. اثر انگشت نمی‌خواند، ساعت ورود و خروج را خودکار ثبت نمی‌کند و کاربر و پایگاه داده ندارد. ساعت‌ها را تو وارد می‌کنی و فایل کار حساب کردن و نگه داشتن و چاپ کردنشان را می‌کند. فیش حقوقی هم نیست: بیمه و مالیات و عیدی و سنوات کار فایل حقوق و دستمزد ماست.

فرق یک جدول حضور و غیاب با یک لیست ساعت. لیست ساعت فقط می‌گوید هر نفر چند ساعت کار کرده. جدول حضور و غیاب می‌گوید آن ساعت کجا بوده: کدام روز، چه شیفتی، چقدرش اضافه‌کاری بوده و کدام روز اصلا سر کار نبوده و چرا. این فایل هر پنج قلم را روزبه‌روز نگه می‌دارد و آخر ماه جمعشان می‌کند.

عددی که از دو راه حساب شود، اگر جا بیفتد داد می‌زند. بیشتر فایل‌های حضور و غیاب یک جمع دارند و همان جمع را باور می‌کنی. اینجا داشبورد با کد پرسنلی جمع می‌زند و خود جدول با نوع سطر، و بلوک کنترل این دو را کنار هم می‌گذارد. بلوکی که کدش خالی مانده یا کدی دارد که در فهرست پرسنل نیست، همان‌جا با رقم اختلافش دیده می‌شود.

فهرست‌ها را عوض کنی، فایل هوایت را دارد. نام یک شیفت یا یک نوع مرخصی را در تنظیمات عوض می‌کنی و خانه‌های ماهی که قبلا پر کرده‌ای هنوز اسم قدیم را دارند؟ ستون «برچسب خارج از فهرست» همان‌جا تعدادشان را می‌شمارد و وضعیت ماه قرمز می‌شود، چون آن روزها تا وقتی برچسبشان با فهرست نخواند در گزارش نوع خودشان شمرده نمی‌شوند. همین ستون غلط تایپی را هم می‌گیرد.

ماه را بعد از وارد کردن داده عوض کنی، فایل به رویت می‌آورد. روز سی و یکم را نوشته‌ای و بعد ماه را روی مهر گذاشته‌ای؟ آن ستون خاکستری می‌شود، عددش از جمع ماه بیرون می‌ماند، ستون جمع خام هنوز می‌بیندش و بررسی بلوک می‌نویسد که در روزی خارج از ماه ساعت نوشته شده.

مرخصی مانده دارد، نه فقط شمارش. هر نفر مانده مرخصی ابتدای ماه را دارد و مرخصی استحقاقی همان ماه از آن کم می‌شود. مرخصی استعلاجی و بدون حقوق شمرده می‌شوند و از مانده کم نمی‌کنند، چون نباید بکنند.

دو ستون ساعت، عمدا. «ساعت کار ماهانه» مبنای مزد ساعتی است (پیش‌فرض ۲۲۰، همان عددی که در حقوق و دستمزد رایج است) و «ساعت موظف حضور در ماه» چیزی است که کسری و مازاد با آن سنجیده می‌شود. یکی کردن این دو همان کاری است که باعث می‌شود یک فایل کسری‌ای گزارش کند که هیچ‌کس رویش توافق نکرده.

ضریب‌ها با بقیه فایل‌های ما یکی است. ۱٫۴ برای اضافه‌کاری با ارجاع به ماده ۵۹ و ۰٫۳۵ برای فوق‌العاده شب‌کاری با ارجاع به ماده ۵۸، دقیقا همان چیزی که در تایم‌شیت حرفه‌ای و حقوق و دستمزد ۱۴۰۵ نوشته‌ایم. اگر هر دو را داشته باشی، ضریب‌هایت با هم می‌خوانند. یک تفاوت را هم صریح می‌گوییم: چون این فایل ساعت ورود و خروج نمی‌گیرد، شب‌کاری را از روی برچسب شیفت تشخیص می‌دهد نه از روی پنجره ۲۲ تا ۶.

عددها قبل از تحویل چک شده‌اند. کارکرد و اضافه‌کاری و شب‌کاری و مرخصی و مبلغ هر چهار نفر نمونه، یک بار بیرون از اکسل با پایتون حساب و با خروجی خود فایل مقایسه شده‌اند. هشت سناریوی خراب هم به فایل تزریق شده تا معلوم شود کنترل‌هایش واقعا قرمز می‌شوند.

• قدم اول: تنظیمات را یک بار پر کن. نام کسب‌وکار، سال و ماه، ضریب اضافه‌کاری، فوق‌العاده شب‌کاری، نام شیفت شب و سقف تاخیر ماهانه. کنار هر خانه یک ستون توضیح هست که می‌گوید آن عدد کجای فایل اثر می‌گذارد.
• قدم دوم: فهرست شیفت‌ها و انواع مرخصی را ببین. سه شیفت و سه نوع مرخصی از قبل نوشته شده و هر فهرست تا پنج جا دارد. هر اسمی که اینجا بنویسی، همان‌جا در کشویی‌های جدول می‌آید.
• قدم سوم: پرسنل را وارد کن. تا بیست نفر با کد، نام، سمت، ساعت کار ماهانه، ساعت موظف حضور، مزد پایه ماهانه و مانده مرخصی ابتدای ماه. مزد ساعتی خودش حساب می‌شود.
• قدم چهارم: بلوک هر نفر را در جدول حضور و غیاب باز کن. کد پرسنلی را در خانه زرد بالای بلوک بگذار؛ نام و چهار سطر دیگر خودشان می‌آیند.
• قدم پنجم: روزها را بزن. برای هر روز شیفت را از کشویی انتخاب می‌کنی و ساعت کارکرد و اضافه‌کاری و تاخیر را می‌نویسی. برای روز مرخصی فقط سطر مرخصی را پر کن و ساعت ننویس.
• قدم ششم: داشبورد ماه را ببین. جمع هر نفر و جمع کل تیم بدون اینکه چیزی پر کنی. اول خانه «وضعیت داده این ماه» را نگاه کن؛ تا سبز است یعنی هر ساعتی که نوشته‌ای در همین گزارش شمرده شده.
• قدم هفتم: برگه هر نفر را چاپ کن. در شیت برگه ماهانه، کد پرسنلی را از کشویی انتخاب کن و بگیر چاپ. یک صفحه A4 با جای امضا.
• برای ماه بعد یک کپی از فایل بگیر. ماه را در تنظیمات عوض می‌کنی، خانه‌های زرد جدول را پاک می‌کنی و مانده مرخصی پایان ماه هر نفر را به ستون مانده ابتدای ماه منتقل می‌کنی. همین روش در شیت راهنما هم نوشته شده است.

بعد از خرید یک فایل اکسل دانلود می‌کنی. «پرسنل»، «حضور و غیاب»، «داشبورد ماه» و «برگه ماهانه نفر» فایل جدا نیستند: هر کدام یکی از شیت‌های همان فایل‌اند و با زبانه‌های پایین صفحه بازشان می‌کنی.

• فایل اکسل attendance-tracker.xlsx: شش شیت راست‌به‌چپ (راهنما، تنظیمات، پرسنل، حضور و غیاب، داشبورد ماه، برگه ماهانه نفر)، ۱٬۰۳۱ خانه فرمول‌دار، پانزده قاعده اعتبارسنجی و کشویی، بدون ماکرو و کد VBA، با صفحه‌بندی چاپ آماده روی A4.
• راهنما داخل خود فایل: لازم نیست فایل دومی باز کنی؛ شش قدم شروع، توضیح اینکه هر عدد از کجا درمی‌آید، و فهرست داده نمونه در شیت اول نشسته‌اند.
• برگه چاپی هر نفر: یک صفحه A4 عمودی که با انتخاب کد پرسنلی پر می‌شود و صفحه‌بندی‌اش روی یک صفحه بسته شده، با جای امضای کارمند و مسئول.
• داده نمونه قابل پاک کردن: نام کسب‌وکار در تنظیمات، چهار نفر در شیت پرسنل و بلوک همان چهار نفر پر شده برای همه روزهای کاری مرداد ۱۴۰۵. هر سه جا برچسب «(نمونه)» دارند و هر سه جا در شیت راهنما نام برده شده‌اند تا بدانی دقیقا چه چیزی را باید پاک کنی.
• پشتیبانی ۷ روزه: تا هفت روز بعد از خرید، سوال‌های کار با فایل و رفع ایراد فایل با ماست.
• دانلود فوری: لینک بلافاصله بعد از خرید فعال می‌شود.