اکسل دفتر چک

چک را که گرفتی یا دادی، کار تمام نمی‌شود؛ تازه شروع می‌شود. یک ماه بعد سوال این است که این هفته کدام چک سررسید دارد، کدام چک از سررسید گذشته و هنوز وصول نشده، و آخر ماه روی هم چقدر باید بابت چک‌های خودت پول در حساب داشته باشی.

جواب این سوال‌ها معمولا در سه جا پخش است: یک دفترچه، عکس ته‌چک‌ها در گوشی، و حافظه. این فایل هر سه را در یک جدول جمع می‌کند و مهم‌تر از آن، خودش حساب می‌کند.

چرا این فایل با یک جدول ساده فرق دارد

اکسل تقویم شمسی ندارد. برای همین در بیشتر فایل‌های چک، تاریخ سررسید فقط یک متن است و «چند روز مانده» را باید خودت با انگشت بشماری.

این فایل تقویم شمسی را با فرمول ساخته است: هر تاریخ شمسی به یک شماره روز تبدیل می‌شود و روزهای مانده تا سررسید از تفریق دو عدد درمی‌آید. کبیسه‌ها هم با چرخه ۳۳ ساله حساب می‌شوند و بازه پشتیبانی‌شده ۱۳۹۰ تا ۱۴۵۰ است.

نتیجه عملی‌اش این است: تاریخ امروز از ساعت خود کامپیوتر خوانده می‌شود، پس هر بار فایل را باز کنی هشدارها امروزی‌اند. نه ماکرویی در کار است، نه دکمه‌ای که باید بزنی، نه خانه‌ای که هر روز صبح دستی به‌روز کنی.

داخل فایل چه چیزی هست

هفت شیت راست‌به‌چپ در یک فایل xlsx، بدون ماکرو و کد VBA:

• چک‌های دریافتی و چک‌های پرداختی: هر کدام ۱۵۰ سطر آماده ثبت در ۱۸ ستون، با نوار خلاصه بالای جدول، فیلتر روی سطر عنوان و رنگ‌بندی شرطی.
• ستون هشدار با ۸ حالت: عقب‌افتاده، سررسید امروز، نزدیک سررسید، در برنامه، دور، بسته شده، و دو تذکر برای سطر ناقص.
• ستون بررسی که سطر ایراددار را همان‌جا لو می‌دهد: تاریخ ناخوانا، مبلغ غیرعددی، شماره چک تکراری، وضعیت خارج از فهرست، تاریخ وصول جاافتاده.
• داشبورد سررسید با یک نوار خلاصه و ۵ جدول، بدون هیچ خانه ورودی: وضعیت‌ها، پنجره‌های سررسید با ستون خالص، دو جدول نزدیک‌ترین سررسیدها، و تعهد و طلب هر بانک.
• برگه نوشتن چک با مبلغ به حروف خودکار، چک‌لیست ۶ بندی پیش از امضا، و کادر چاپ ۱۴ سطری که جای هر قلمش قابل تنظیم است.
• تنظیمات با پنجره‌های هشدار، سه فهرست کشویی و ده عدد تنظیم چاپ.
• جدول‌های کمکی با جدول ۱٬۰۰۰ سطری عدد به حروف و جدول‌های تقویم.

چرخه عمر چک، با چهار وضعیت

هر چک یکی از این چهار وضعیت را دارد: در جریان، وصول، برگشتی، باطل. تا وقتی وضعیت «در جریان» است، چک در همه جمع‌ها و هشدارها زنده می‌ماند؛ لحظه‌ای که وضعیتش را عوض کنی، از پنجره‌های سررسید بیرون می‌رود و در جمع وصول‌شده‌ها یا برگشتی‌ها می‌نشیند.

دفتر چک‌های پرداختی یک ستون بیشتر دارد که فقط صاحب کسب‌وکار قدرش را می‌داند: موجودی تامین شده. اگر چکی سررسیدش داخل پنجره هشدار باشد و این ستون «بله» نشده باشد، همان سطر تذکر می‌گیرد.

فایل خودش تاریخ را می‌داند. این تفاوت اصلی با هر جدول چکی است که تا امروز دیده‌ای. تقویم شمسی داخل فایل با فرمول ساخته شده: هر تاریخ به یک شماره روز تبدیل می‌شود، کبیسه‌ها با چرخه ۳۳ ساله حساب می‌شوند و تاریخ امروز از ساعت خود کامپیوتر می‌آید. یعنی ستون «روز تا سررسید» یک عدد زنده است، نه چیزی که ماه پیش نوشته‌ای و حالا غلط است.

هشدار، نه فقط ثبت. دفتر چک نگه داشتن آسان است؛ کاری که پول برمی‌گرداند این است که یک هفته قبل از سررسید بدانی. ستون هشدار همین یک کار را می‌کند و پنجره‌اش دست خودت است: پیش‌فرض ۷ روز، ولی اگر کسب‌وکارت جنس دیگری دارد عدد خودت را می‌گذاری.

دو طرف ماجرا در یک صفحه. جدول پنجره‌های داشبورد برای هر بازه زمانی سه عدد می‌دهد: چقدر از چک‌های دریافتی وصول می‌شود، چقدر بابت چک‌های خودت باید بدهی، و خالص این دو. این همان عددی است که تصمیم می‌گیری این هفته خرید کنی یا نه.

اگر کارت رسید و فاکتور است، نه چک. برای کسب‌وکاری که کارش دریافت و پرداخت روزانه است، «دفترچه رسید و فاکتور ساده» یا «فاکتور اکسل» جواب کار است. این فایل وقتی می‌ارزد که چک در کارت زیاد باشد و سررسیدها روی هم بیفتند.

عددها قبل از تحویل چک شده‌اند. همه فرمول‌های فایل بیرون از اکسل هم اجرا و با محاسبه مستقل مقایسه شده‌اند: تقویم و کبیسه‌ها روی بازه ۱۳۹۰ تا ۱۴۵۰ در برابر فهرست سال‌های کبیسه رسمی، ستون هشدار در همه حالت‌ها، ستون بررسی روی سطرهای عمدا خراب، جدول‌های داشبورد، مبلغ به حروف و کادر چاپ. روی همین فایل یک ممیزی مستقل هم انجام شده که تقویم و روزشمار و مبلغ به حروف را جدا بازمحاسبه کرده است.

• قدم اول: تنظیمات را یک بار ببین. نام کسب‌وکار، واحد پول و دو پنجره هشدار. پیش‌فرض روی ۷ و ۳۰ روز است و اگر همین را بخواهی، کاری با این شیت نداری.
• قدم دوم: چک‌های دریافتی را وارد کن. شماره چک، بانک، مبلغ، صادرکننده، تاریخ دریافت و تاریخ سررسید. بانک و وضعیت را از فهرست کشویی انتخاب می‌کنی.
• قدم سوم: چک‌های خودت را در دفتر پرداختی بنویس و ستون «موجودی تامین شده» را به‌روز نگه دار.
• قدم چهارم: وضعیت هر چک را عوض کن وقتی سرنوشتش معلوم شد: وصول، برگشتی یا باطل. تا وقتی «در جریان» است، در هشدارها و جمع‌ها زنده می‌ماند.
• قدم پنجم: داشبورد را نگاه کن. چند چک عقب‌افتاده داری، در پنجره هشدار چقدر پول می‌آید و چقدر باید بدهی، نزدیک‌ترین سررسیدها کدام‌اند و هر بانک چه تعهدی روی دوشت گذاشته.
• موقع نوشتن چک: شیت «برگه نوشتن چک» را باز کن. مبلغ به حروف را خود فایل می‌نویسد، روزهای مانده تا سررسید را می‌گوید و یک چک‌لیست پیش از امضا کنارت می‌گذارد.
• تاریخ را با ارقام انگلیسی بنویس. اکسل تقویم شمسی ندارد و تاریخ به شکل متن ثبت می‌شود؛ فرمول‌ها به قالب 1405/05/20 با ارقام انگلیسی وابسته‌اند. اگر جور دیگری بنویسی، ستون «بررسی» همان سطر تذکر می‌دهد و چک بی‌صدا از حساب نمی‌افتد.

بعد از خرید یک فایل اکسل دانلود می‌کنی: cheque-register.xlsx. شیت‌هایی که پایین اسم برده می‌شوند فایل جدا نیستند؛ همه داخل همین یک فایل‌اند و با زبانه‌های پایین صفحه بازشان می‌کنی.

هفت شیت راست‌به‌چپ

• راهنما: شش قدم شروع، قالب تاریخ، معنی رنگ خانه‌ها، نقشه شیت‌ها، فهرست هر چیزی که از قبل پر شده، و بخش «این فایل چه چیزی نیست»
• تنظیمات: پنجره‌های هشدار، سه فهرست کشویی (بانک با ۱۶ نام آماده در ۲۰ خانه، چهار وضعیت ثابت، محل نگهداری در ۶ خانه) و ده عدد تنظیم کادر چاپ
• چک‌های دریافتی: ۱۵۰ سطر در ۱۸ ستون، با نوار خلاصه، فیلتر، فریز پنل و رنگ‌بندی شرطی
• چک‌های پرداختی: همان ساختار به‌علاوه ستون «موجودی تامین شده»
• داشبورد سررسید: یک نوار خلاصه و ۵ جدول، بدون هیچ خانه ورودی
• برگه نوشتن چک: مبلغ به حروف، روزشمار سررسید، چک‌لیست پیش از امضا و کادر چاپ ۱۴ سطری که روی یک برگ A5 افقی جا می‌شود
• جدول‌های کمکی: جدول ۱٬۰۰۰ سطری عدد به حروف و جدول‌های تقویم شمسی

سطرهای نمونه داخل دفترها با پیشوند «(نمونه)» علامت خورده‌اند تا اول ببینی هشدارها چطور کار می‌کنند و بعد پاکشان کنی.

پشتیبانی ۷ روزه: تا هفت روز بعد از خرید، سوال‌های کار با فایل و رفع ایراد فایل با ماست. دانلود فوری: لینک بلافاصله بعد از خرید فعال می‌شود.

آنچه در این فایل نیست

• به سامانه صیاد وصل نیست. نه چک ثبت می‌کند، نه تایید و انتقال چک را انجام می‌دهد. این کارها فقط از راه بانک و اپلیکیشن‌های مجاز خودش انجام می‌شوند. خانه «شناسه صیادی» در فایل فقط یک جای یادداشت است.
• تاییدیه هیچ بانک یا نهادی ندارد و اعتبار حقوقی هم ندارد؛ دفتر شخصی خودت است، نه سند.
• اعتبارسنجی و رتبه اعتباری صادرکننده چک را به تو نمی‌گوید.
• نرم‌افزار حسابداری نیست: دفتر روزنامه، تراز و اظهارنامه در آن نیست.
• هیچ اندازه ثابت برگه چک ادعا نشده. ابعاد برگه چک بانک‌ها یکی نیست، پس جای نوشته‌ها روی کادر چاپ قابل تنظیم است و راه درست، چاپ آزمایشی روی کاغذ سفید و تنظیم عددهاست.
• تقویم داخلی‌اش برای بازه ۱۳۹۰ تا ۱۴۵۰ ساخته شده؛ بیرون از این بازه به جای عدد غلط، تذکر می‌دهد.
• تاریخ‌ها متن‌اند و باید با ارقام انگلیسی نوشته شوند. فایل تاریخ را تبدیل نمی‌کند، فقط می‌گوید نتوانسته بخواند.
• ظرفیت هر دفتر ۱۵۰ سطر است.
• خروجی PDF خودکار ندارد؛ چاپ و ذخیره PDF از خود اکسل انجام می‌شود.
• قلم وزیرمتن فقط ارجاع داده شده و داخل فایل جاسازی نشده. اگر روی سیستمت نصب نباشد اکسل قلم خودش را می‌گذارد و چیدمان سر جایش می‌ماند.