اکسل مدیریت مشتریان و پیگیری

فروش کسب‌وکار کوچک با پیگیری جلو می‌رود، و پیگیری همان چیزی است که گم می‌شود. قرار گذاشته‌ای پنجشنبه به یک مشتری زنگ بزنی، جواب یک قیمت را بدهی، یا سراغ کسی بروی که ماه پیش گفته بود «فعلا نه». این قرارها امروز در دفترچه، در چت واتساپ و در حافظه خودت زندگی می‌کنند.

این فایل همان قرارها را به ردیف‌هایی با تاریخ تبدیل می‌کند. هر بار که بازش کنی، اول چیزی که می‌بینی تعداد کارهای عقب‌افتاده و کارهای امروز است.

داخل فایل چه چیزی هست

۷ شیت راست‌به‌چپ در یک فایل xlsx، بدون ماکرو و کد VBA، با ۵٬۸۲۴ خانه فرمول‌دار:

• بانک مشتریان با ظرفیت ۲۰۰ ردیف مشتری در ۲۰ ستون: از کد و نام و موبایل تا رتبه، منبع آشنایی، تعداد پیگیری، آخرین نتیجه و وضعیت اقدام باز. شش ستونش را خود فایل از دفتر پیگیری و قیف فروش پر می‌کند.
• دفتر پیگیری با ۴۰۰ ردیف پیگیری: تاریخ، کد مشتری، کانال، خلاصه گفتگو، نتیجه، و مهم‌تر از همه تاریخ اقدام بعدی. ستون وضعیت سررسید خودش می‌گوید این کار عقب‌افتاده است، امروز است، نزدیک است یا پیش‌رو.
• قیف فروش با ۱۵۰ ردیف فرصت فروش: مرحله، مبلغ تخمینی، احتمال و ارزش وزنی، به‌علاوه جدول خلاصه هر مرحله.
• تامین‌کنندگان با ۱۰۰ ردیف تامین‌کننده و دفتر حساب تامین‌کننده با ۳۰۰ ردیف سند خرید و پرداخت، که مانده بدهی هر تامین‌کننده را جدا نگه می‌دارد.
• تنظیمات با چهار خانه ورودی و همه فهرست‌های کشویی فایل، و راهنما با هفت قدم شروع و نقشه شیت‌ها.

ستون واتساپ

موبایل مشتری را که نوشتی، ستون کناری‌اش قابل کلیک می‌شود و گفتگوی همان شخص در واتساپ باز می‌شود. این کار را یک فرمول استاندارد اکسل انجام می‌دهد، پس نه ماکرو لازم دارد، نه افزونه، و نه هشدار امنیتی اکسل می‌گیرد.

شماره را هر طور که عادت داری بنویس: ۶ شکل شماره موبایل پذیرفته می‌شود و فایل خودش همه را به یک شکل استاندارد ۱۱ رقمی درمی‌آورد. شماره‌ای که ۱۱ رقمی نباشد یا با ۰۹ شروع نشود، به‌جای لینک یک پیام هشدار می‌گیرد تا لینک غلط ساخته نشود.

فایل روی همان چیزی حساب می‌کند که واقعا از دستت در می‌رود

فهرست مشتری داشتن هنر نیست؛ فایل‌های رایگان زیادی این کار را می‌کنند. چیزی که کار را تمام می‌کند این است که هر ردیف پیگیری یک تاریخ اقدام بعدی داشته باشد و فایل بتواند بگوید کدام تاریخ گذشته است. ستون وضعیت سررسید این فایل هفت حالت مشخص دارد و هر کدام شرط روشن خودش را دارد.

تاریخ شمسی را جدی گرفته‌ایم

اکسل تقویم شمسی ندارد. به‌جای اینکه وانمود کنیم دارد، تاریخ‌ها متن‌اند با قالب 1405/05/06 و مقایسه روی کد عددی همان تاریخ انجام می‌شود. تاریخی که خارج از این قالب نوشته شود، به‌جای یک محاسبه غلط، پیام «قالب تاریخ اقدام درست نیست» می‌گیرد.

یک تله را هم از قبل بسته‌ایم: اگر خانه «تاریخ امروز» را خالی بگذاری، فایل به‌جای اینکه همه ردیف‌ها را بی‌صدا عقب‌افتاده نشان بدهد، می‌گوید تاریخ امروز را در شیت تنظیمات بنویس.

واتساپ همان‌جایی که شماره را نوشته‌ای

پیگیری کسب‌وکار ایرانی روی واتساپ انجام می‌شود، پس لینکش باید کنار خود شماره باشد، نه در یک برنامه دیگر. یک کلیک روی ستون واتساپ، گفتگوی همان مشتری را باز می‌کند. متن لینک هم در ستون کناری هست تا هر جا خواستی کپی‌اش کنی.

فهرست‌ها را خودت می‌سازی

۶ کانال ارتباط، ۶ نتیجه پیگیری، ۶ مرحله قیف، ۴ رتبه مشتری، ۶ منبع آشنایی و ۵ شرایط پرداخت از قبل نوشته شده‌اند، ولی هیچ‌کدام قفل نیستند. هر فهرست ده ردیف جا دارد و کشویی‌ها همه ده ردیف را می‌خوانند، پس گزینه خودت را که اضافه کنی همان لحظه در فهرست می‌آید. حتی احتمال هر مرحله قیف یک خانه قابل ویرایش است.

چیزی که می‌خری یک فایل است، نه اشتراک ماهانه

یک بار می‌خری، روی کامپیوتر خودت باز می‌شود، برای کار کردن با خود فایل به اینترنت نیازی نیست و اطلاعات مشتری‌هایت روی هیچ سروری نمی‌رود. این یک کاربرگ اکسل است، نه نرم‌افزار CRM: با واتساپ و پیامک همگام نمی‌شود، خودش پیام نمی‌فرستد و اعلان نمی‌دهد. عقب‌افتاده‌ها را وقتی می‌بینی که فایل را باز کنی، و همین جمله داخل خود فایل هم نوشته شده. در عوض، چیزی که می‌ماند مال خودت است: یک فایل که ماه بعد دوباره پول نمی‌خواهد، با اکسلی که از قبل بلدی باز می‌شود، و هر ستون و هر فهرستش را می‌توانی به شکل کار خودت دربیاوری.

• قدم اول: تاریخ امروز را بنویس. در شیت تنظیمات یک خانه هست به اسم «تاریخ امروز» و همه وضعیت‌های عقب‌افتاده و امروز از همان یک خانه حساب می‌شوند. هر روز که فایل را باز می‌کنی اول همین را تازه کن.
• قدم دوم: مشتری‌ها را وارد کن. کد مشتری را خودت می‌سازی و همان کد در دفتر پیگیری و قیف فروش استفاده می‌شود. موبایل را که نوشتی، ستون واتساپ همان ردیف قابل کلیک می‌شود.
• قدم سوم: بعد از هر تماس یک ردیف بنویس. تاریخ، کد مشتری، کانال، خلاصه گفتگو، نتیجه، و تاریخ اقدام بعدی. کانال و نتیجه هر دو کشویی‌اند.
• قدم چهارم: کاری که انجام شد تاریخ انجامش را بگیر. ردیف از فهرست عقب‌افتاده‌ها بیرون می‌رود و برچسب «انجام شده» می‌گیرد.
• قدم پنجم: معامله‌های در جریان را در قیف فروش ثبت کن. مرحله و مبلغ تخمینی را که بنویسی، احتمال و ارزش وزنی و وضعیت خودشان می‌آیند و جدول خلاصه پایین شیت جمع هر مرحله را نشان می‌دهد.
• قدم ششم: خرید و پرداخت تامین‌کننده‌ها را وارد کن. هر فاکتور خرید بدهی را زیاد و هر پرداخت کمش می‌کند، و مانده هر تامین‌کننده جدا حساب می‌شود.
• تاریخ را با ارقام انگلیسی بنویس. قالب 1405/05/06 با ماه و روز دو رقمی. همین یادآوری روی خود شیت‌ها هم نوشته شده.

بعد از خرید یک فایل اکسل دانلود می‌کنی. «مشتریان»، «دفتر پیگیری»، «قیف فروش»، «تامین‌کنندگان» و «دفتر حساب تامین‌کننده» فایل جدا نیستند: هر کدام یکی از شیت‌های همان فایل‌اند و با زبانه‌های پایین صفحه بازشان می‌کنی.

• فایل اکسل crm-excel.xlsx: ۷ شیت راست‌به‌چپ، ۵٬۸۲۴ خانه فرمول‌دار، بدون ماکرو و کد VBA.
• ظرفیت: ۲۰۰ ردیف مشتری، ۴۰۰ ردیف پیگیری، ۱۵۰ ردیف فرصت فروش، ۱۰۰ ردیف تامین‌کننده و ۳۰۰ ردیف سند خرید و پرداخت.
• ردیف‌های نمونه داخل فایل: ۴ مشتری نمونه، ۶ ردیف پیگیری نمونه، ۳ فرصت نمونه، ۳ تامین‌کننده نمونه و ۴ سند نمونه، همه با علامت «(نمونه)»، تا قبل از پاک کردنشان ببینی فرمول‌ها از کجا به کجا وصل‌اند. شماره موبایل‌های نمونه ساختگی‌اند.
• چاپ: هر شیت جدولی صفحه‌آرایی A4 دارد و سربرگ جدولش در صفحه‌های بعدی تکرار می‌شود.
• پشتیبانی ۷ روزه: تا هفت روز بعد از خرید، سوال‌های کار با فایل و رفع ایراد فایل با ماست.
• دانلود فوری: لینک بلافاصله بعد از خرید فعال می‌شود.

آنچه در این فایل نیست

• نرم‌افزار CRM نیست. یک کاربرگ اکسل است که روی کامپیوتر خودت باز می‌شود.
• با هیچ سامانه‌ای همگام‌سازی نمی‌شود: نه واتساپ، نه پیامک، نه ایمیل، نه سایت و نه فروشگاه.
• خودش پیام و یادآور نمی‌فرستد و اعلان نمی‌دهد. عقب‌افتاده‌ها را وقتی می‌بینی که فایل را باز کنی.
• لینک واتساپ فقط گفتگو را باز می‌کند و پیامی نمی‌فرستد و به حسابی وصل نمی‌شود.
• نرم‌افزار حسابداری نیست. مانده تامین‌کننده جمع همان اسنادی است که خودت وارد کرده‌ای، نه سند حسابداری.
• تقویم شمسی ندارد. تاریخ‌ها متن‌اند و اختلاف روز بین دو تاریخ حساب نمی‌شود.
• چند نفره نیست. اگر دو نفر هم‌زمان روی یک فایل بنویسند، اکسل نسخه‌ها را قاطی می‌کند.
• ارقام موبایل و تاریخ را انگلیسی بنویس. فایل در هر دو ستون همین را یادآوری می‌کند و شماره یا تاریخی که با این قالب نخواند، به‌جای محاسبه غلط پیام می‌دهد.