اکسل دخل روزانه

آخر روز که کرکره را پایین می‌کشی، سه سوال روی میز است: امروز چقدر فروختی، چقدر از آن پول واقعا در صندوق است، و چه کسی هنوز به تو بدهکار است.

این فایل هر سه را در یک جا نگه می‌دارد. فروش را به سه بخش نقد و کارتخوان و نسیه تفکیک می‌کند، هزینه‌های همان روز را کنارش می‌گذارد، می‌گوید با این حساب چقدر باید در صندوق باشد، و وقتی پول را شمردی اختلاف را نشان می‌دهد. نسیه هم در همان لحظه به حساب همان مشتری می‌نشیند.

داخل فایل چه چیزی هست

هفت شیت راست‌به‌چپ در یک فایل xlsx، بدون ماکرو و کد VBA، با ۲٬۵۰۲ خانه فرمول‌دار:

• دخل روزانه با سی‌ویک سطر روز و شانزده ستون. چهار ستون عددی‌اش را تو پر می‌کنی (فروش نقدی، فروش کارتخوان، پولی که از صندوق به بانک برده‌ای، و شمارش صندوق) و یک ستون یادداشت آزاد هم داری. ده ستون دیگر خودکارند.
• هزینه روزانه با دویست‌وپنجاه سطر: روز، دسته، شرح، مبلغ و اینکه از صندوق پرداخت شده یا از کارتخوان و بانک.
• دفتر نسیه با دویست‌وپنجاه سطر برای خرید نسیه و دریافت از بدهکار، با فهرست کشویی مشتری.
• بدهکاران با ظرفیت شصت مشتری: مانده ابتدای ماه، نسیه ماه، دریافت ماه و مانده فعلی هر نفر، به‌علاوه نام بزرگ‌ترین بدهکار در نوار بالای شیت.
• خلاصه ماه با شش بلوک کاملا خودکار: سهم هر روش پرداخت، هزینه به تفکیک ده دسته، صندوق، بدهکاران، بهترین و بدترین روز فروش، و تفاوت فروش و هزینه.
• تنظیمات با هشت خانه ورودی و چهار فهرست: نام فروشگاه، سال و ماه، موجودی صندوق اول ماه، کارمزد کارتخوان، سقف مجاز مغایرت و هدف فروش روزانه.
• راهنما با هفت قدم شروع، نقشه شیت‌ها، معنی رنگ خانه‌ها و بخش «این فایل چه چیزی نیست».

کارهایی که فایل به جای تو انجام می‌دهد

هیچ‌جای این فایل تاریخ تایپ نمی‌کنی. سال و ماه را یک بار در تنظیمات می‌گذاری و تاریخ هر سطر خودش ساخته می‌شود، پس قالب تاریخ اصلا نمی‌تواند غلط باشد. شمار سطرهای روز هم با ماه واقعی جور می‌شود: ماه‌های اول سال سی‌ویک روز، ماه‌های دوم سی روز، و اسفند بیست‌ونه روز که در سال کبیسه سی می‌شود.

فروش نسیه را دو جا نمی‌نویسی. هر سطری که در دفتر نسیه ثبت می‌کنی، هم در ستون فروش نسیه همان روز دیده می‌شود و هم در مانده حساب همان مشتری. هزینه هم همین‌طور: در شیت هزینه می‌نویسی و جمعش خودش سر جای روزش می‌نشیند. و اگر سطری روزش را نگرفته باشد و به جمع‌های روزانه نچسبیده باشد، بلوک «کنترل سلامت داده» در خلاصه ماه مبلغش را جدا نشان می‌دهد و قرمز می‌شود، تا یک سطر جامانده بی‌صدا از گزارش ماه نیفتد.

موجودی صندوق روزبه‌روز جلو می‌رود: موجودی دیروز، به‌علاوه فروش نقدی و دریافت نقدی از بدهکاران، منهای هزینه‌ای که از صندوق داده‌ای و پولی که به بانک برده‌ای. فروش کارتخوان عمدا وارد این زنجیره نمی‌شود چون اصلا به صندوق نرسیده است.

فرق دفتر دخل با لیست فروش. یک لیست فروش فقط می‌گوید چقدر فروخته‌ای. دفتر دخل می‌گوید آن پول کجاست: چقدرش نقد در صندوق است، چقدرش فردا از کارتخوان می‌آید، و چقدرش هنوز دست مشتری است. این فایل همین سه مسیر را از هم جدا نگه می‌دارد و ته هر روز جمعشان می‌کند.

کسری صندوق را همان روز پیدا می‌کنی، نه آخر ماه. فایل می‌گوید با فروش و هزینه امروز چقدر باید در صندوق باشد؛ تو پول را می‌شماری و عدد را می‌نویسی. اختلاف تا سقفی که خودت گذاشته‌ای عادی حساب می‌شود و بیشتر از آن علامت می‌خورد. آخر ماه هم تعداد روزهای علامت‌خورده و جمع کل مغایرت را کنار هم می‌بینی.

نسیه یک ستون نیست، یک دفتر است. هر خرید نسیه و هر دریافت از بدهکار یک سطر می‌شود و مانده هر مشتری خودش حساب می‌شود. اگر از کسی بیشتر از بدهی‌اش گرفته باشی، مانده‌اش منفی و قرمز می‌شود تا اشتباه ثبت پشت جمع‌ها پنهان نماند.

تاریخ شمسی را خود فایل می‌سازد. بیشتر قالب‌های اکسل، تاریخ را متن دستی می‌گیرند و بعد یک ماه که گذشت هیچ گزارشی از آن درنمی‌آید. اینجا سال و ماه یک بار در تنظیمات نوشته می‌شود و تاریخ سی‌ویک سطر و شمار روزهای همان ماه از همان درمی‌آید.

عددها قبل از تحویل چک شده‌اند. موجودی محاسبه‌شده صندوق در هر سی‌ویک روز، مانده هر مشتری نمونه، جمع‌های ماه و انتخاب بهترین و بدترین روز، همه یک بار بیرون از اکسل حساب و با خروجی خود فایل مقایسه شده‌اند.

• قدم اول: تنظیمات را یک بار پر کن. نام فروشگاه، سال و ماه، موجودی صندوق در ابتدای ماه، کارمزد کارتخوان اگر داری، سقف مجاز مغایرت صندوق و هدف فروش روزانه. کنار هر خانه یک ستون توضیح هست که می‌گوید آن عدد کجای فایل اثر می‌گذارد.
• قدم دوم: مشتری‌های نسیه را وارد کن. تا شصت نفر، هر کدام با یک کد، نام، تلفن و مانده‌ای که از ماه قبل طلبکاری.
• قدم سوم: آخر هر روز دو عدد فروش را بزن. فروش نقدی و فروش کارتخوان. ستون فروش نسیه خودش از دفتر نسیه پر می‌شود.
• قدم چهارم: هزینه‌ها و نسیه‌های همان روز را ثبت کن. در شیت هزینه، روز و دسته و مبلغ و محل پرداخت را می‌گذاری؛ در دفتر نسیه، روز و کد مشتری و نوع سطر و مبلغ. کد مشتری را که انتخاب کنی، نامش خودش می‌آید.
• قدم پنجم: صندوق را بشمار. عدد شمارش را در ستونش می‌نویسی و ستون مغایرت همان‌جا می‌گوید کم و زیاد داری یا نه.
• قدم ششم: آخر ماه خلاصه را بردار. سهم هر روش پرداخت، هزینه به تفکیک دسته، وضعیت صندوق، مانده بدهکاران و بهترین و بدترین روز فروش، همه بدون اینکه چیزی پر کنی.
• برای ماه بعد یک کپی از فایل بگیر. ماه را در تنظیمات عوض می‌کنی، موجودی صندوق پایان ماه قبل را در خانه موجودی اول ماه می‌گذاری و مانده هر مشتری را به ستون «مانده ابتدای ماه» منتقل می‌کنی. همین روش داخل شیت راهنما هم نوشته شده است.

بعد از خرید یک فایل اکسل دانلود می‌کنی. «دخل روزانه»، «هزینه روزانه»، «دفتر نسیه»، «بدهکاران» و «خلاصه ماه» فایل جدا نیستند: هر کدام یکی از شیت‌های همان فایل‌اند و با زبانه‌های پایین صفحه بازشان می‌کنی.

• فایل اکسل daily-cashbook.xlsx: هفت شیت راست‌به‌چپ (راهنما، تنظیمات، دخل روزانه، هزینه روزانه، دفتر نسیه، بدهکاران، خلاصه ماه)، ۲٬۵۰۲ خانه فرمول‌دار، هشت فهرست کشویی، بدون ماکرو و کد VBA، با صفحه‌بندی چاپ آماده روی A4.
• راهنما داخل خود فایل: لازم نیست فایل دومی باز کنی؛ هفت قدم شروع، نقشه شیت‌ها، معنی رنگ خانه‌ها و توضیح فرمول صندوق در شیت اول نشسته‌اند.
• داده نمونه قابل پاک کردن: نام فروشگاه در شیت تنظیمات، سه مشتری، شش سطر دفتر نسیه، پنج سطر هزینه و سه روز فروش. هر پنج جا برچسب «(نمونه)» دارند و هر پنج جا در شیت راهنما نام برده شده‌اند تا بدانی دقیقا چه چیزی را باید پاک کنی. نام فروشگاه روی سربرگ گزارش ماه چاپ می‌شود، پس اولین چیزی است که عوض می‌کنی.
• پشتیبانی ۷ روزه: تا هفت روز بعد از خرید، سوال‌های کار با فایل و رفع ایراد فایل با ماست.
• دانلود فوری: لینک بلافاصله بعد از خرید فعال می‌شود.

آنچه در این فایل نیست

• نرم‌افزار حسابداری نیست. دفتر روزنامه، دفتر کل، تراز آزمایشی، صورت‌های مالی و سند حسابداری دوطرفه در آن نیست.
• برای امور مالیاتی ساخته نشده. به سامانه مودیان وصل نیست، صورتحساب الکترونیکی نمی‌سازد، ارزش افزوده حساب نمی‌کند و جای اظهارنامه و صورت معاملات فصلی را نمی‌گیرد. تاییدیه هیچ نهادی هم ندارد.
• بهای خرید کالا و موجودی انبار را نگه نمی‌دارد. خانه «تفاوت فروش و هزینه ماه» سود حسابداری نیست و همین جمله داخل خود شیت هم نوشته شده است.
• هر فایل یک ماه است. برای ماه بعد کپی می‌گیری و موجودی صندوق و مانده مشتری‌ها را منتقل می‌کنی؛ فایل این انتقال را خودکار انجام نمی‌دهد.
• تقویم شمسی کامل ندارد. تاریخ سطرها را خودش می‌سازد ولی روز هفته و تعطیلات را نمی‌داند.
• فهرست «نوع سطر» و «محل پرداخت» قابل گسترش نیستند، چون محاسبه صندوق و مانده بدهکاران روی همان گزینه‌ها بنا شده. فهرست دسته هزینه اما چهار خانه خالی برای دسته‌های خودت دارد.
• چند شعبه و چند صندوق‌دار را جدا نمی‌کند. یک صندوق، یک فروشگاه.
• خروجی PDF خودکار ندارد. چاپ و ذخیره PDF از خود اکسل انجام می‌شود.

اگر بیشتر رسید می‌دهی تا اینکه دخل ببندی

برای کسب‌وکاری که کارش دادن رسید دریافت و پرداخت است، «دفترچه رسید و فاکتور ساده» جواب نزدیک‌تری است. این فایل وقتی می‌ارزد که مغازه‌ای داری که هر روز باز می‌شود، کارتخوان دارد و نسیه هم می‌دهد.