فرم‌های منابع انسانی

ارزیابی عملکرد در بیشتر کسب‌وکارهای کوچک یک جلسه است و یک برداشت. سال بعد که همان جلسه تکرار می‌شود، چیزی برای مقایسه نمانده است؛ نه معیاری که آن موقع مهم بود، نه عددی که بشود کنار عدد امسال گذاشت.

این بسته همان جلسه را به چیزی تبدیل می‌کند که می‌ماند. معیارها را خودت می‌نویسی، به هر کدام وزن می‌دهی، و به هر نفر روی همان معیارها امتیاز می‌دهی. کاربرگ امتیاز وزنی و رتبه را حساب می‌کند و هر جا چیزی جا افتاده باشد، همان‌جا اسمش را می‌گوید.

هفت فایلی که تحویل می‌گیری

• کاربرگ ارزیابی عملکرد امتیازی، پنج شیت راست‌به‌چپ: ۱۴ جای معیار که ۱۰ تایش از پیش نوشته شده، ۱۵ ردیف نفر، امتیاز وزنی و رتبه خودکار، و شیت «چک‌لیست اجرا» با ۱۲ قدم اجرای یک دوره ارزیابی.
• فرم بازخورد ۳۶۰ درجه در ورد: ۱۲ جمله رفتاری در چهار دسته، جدول مقیاس، ستون «ندیده‌ام» و سه پرسش باز. یک برگه برای هر پاسخ‌دهنده.
• کاربرگ جمع‌بندی بازخورد ۳۶۰ درجه: ۱۶ ستون پاسخ، میانگین هر جمله، میانگین هر گروه پاسخ‌دهنده، و ستون شکاف خودارزیابی که می‌گوید فرد چقدر بالاتر یا پایین‌تر از دیگران به خودش امتیاز داده.
• قالب شرح شغل: مشخصات شغل، هدف، ۸ ردیف وظیفه با تناوب و خروجی قابل تحویل، ۵ شاخص ارزیابی، اختیارات، و جدول شرایط احراز.
• گواهی اشتغال به کار در دو نسخه آماده: یکی بدون ذکر حقوق و یکی با ذکر حقوق، هر کدام با بلوک امضا و مهر.
• کاربرگ امتیازدهی مصاحبه استخدام: ۱۲ جای معیار که ۸ تایش نوشته شده، ۲۰ ردیف داوطلب، ستون مرحله و ستون تصمیم با فهرست کشویی.
• راهنمای بسته: کدام فایل برای کدام کار، ترتیب استفاده، و جدول ارقام سال‌دار با ستون منبع.

دوازده قدم اجرای یک دوره ارزیابی هم داخل کاربرگ هست، همان دوازده قدمی که در چک‌لیست ارزیابی عملکرد رایگان همین سایت منتشر شده است.

عدد از کجا می‌آید

امتیاز هر معیار ضربدر وزن همان معیار، تقسیم بر جمع وزن معیارهایی که امتیاز خورده‌اند، تقسیم بر بیشترین امتیاز مقیاس، ضربدر صد. یعنی اگر معیاری بی‌امتیاز بماند عدد روی همان معیارهایی حساب می‌شود که واقعا امتیاز خورده‌اند، و یک سطر کنترل تعداد ردیف‌های ناقص را می‌شمارد.

رتبه هم از جدول رتبه شیت تنظیمات می‌آید و پنج بازه‌اش با برچسب خودت قابل بازنویسی است.

امتیاز وزنی، نه جمع ساده

فرم‌های رایگان معمولا پنج معیار دارند و آخرش یک جمع. جمع ساده یعنی «رعایت روال اداری» با «کیفیت کار» هم‌ارزش است. اینجا هر معیار وزن خودش را دارد، وزن‌ها را خودت می‌گذاری، و عدد نهایی درصدی از بیشترین امتیاز قابل کسب است نه یک جمع بی‌واحد. «وزن مبنا» در شیت تنظیمات هم همان عددی است که جمع وزن‌ها باید با آن بخواند، و تا نخواند فایل رتبه نمی‌دهد.

فایل خودش می‌گوید کجا خراب است

هر کاربرگ امتیازی ۱۰ سطر کنترل دارد و خانه وضعیتش سه حالت است: تا وقتی هیچ امتیازی ثبت نشده می‌گوید هنوز امتیازی ثبت نشده، با هر ایراد قرمز می‌شود، و فقط وقتی سبز است که هر ده کنترل صفر باشند. کنترل‌ها چیزهایی را می‌گیرند که در عمل اتفاق می‌افتند: عنوان معیاری که پاک شده ولی امتیازش مانده، امتیازی که از فهرست مقیاس بیرون است، کد تکراری، و ردیفی که نصف معیارهایش بی‌امتیاز مانده.

معیارها مال خودت است

۱۰ معیار ارزیابی، ۸ معیار مصاحبه، ۱۲ جمله بازخورد، ۵ پله مقیاس و ۵ بازه رتبه از پیش نوشته شده‌اند تا از دقیقه اول کار کنی. هر کدامشان یک خانه ورودی است: عوضش کن، پاکش کن، یا معیار خودت را جایش بنویس. تیتر ستون‌های جدول ارزیابی با فرمول از همان شیت معیارها می‌آید، پس اسمی که عوض کنی همان لحظه بالای ستون می‌نشیند.

شرح شغل و ارزیابی یک زبان دارند

همان شاخص‌هایی را که در شرح شغل نوشته‌ای، در شیت معیارها هم می‌نویسی. کارمند از روز اول می‌داند بر چه چیزی سنجیده می‌شود و ارزیابی آخر دوره سراغ همان می‌رود.

کنار ابزارهای رایگان همین سایت

ماشین‌حساب حقوق و دستمزد و محاسبه ساعت کاری سایت، حساب را روی صفحه نشان می‌دهند و بسته می‌شوند. این بسته سمت سند و امتیازدهی را می‌گیرد: چیزی که امضا می‌شود، در پرونده می‌ماند و سال بعد قابل مقایسه است.

یک بار می‌خری

یک بار پرداخت، هفت فایل روی کامپیوتر خودت. اطلاعات پرسنلت روی هیچ سروری نمی‌رود و برای کار کردن با فایل‌ها به اینترنت نیازی نیست.

• قدم اول: شرح شغل را پر کن. عنوان، وظایف و شاخص‌های ارزیابی. همین شاخص‌ها بعدا معیارهای ارزیابی می‌شوند.
• قدم دوم: شیت معیارها را با کار خودت تطبیق بده. معیار اضافه کن، وزن هر کدام را بنویس و حواست به «وزن مبنا» باشد؛ خود فایل می‌گوید جمع وزن‌ها می‌خواند یا نه.
• قدم سوم: برای هر نفر یک ردیف پر کن. امتیاز هر معیار از کشویی انتخاب می‌شود، اعداد و تاریخ‌ها با ارقام انگلیسی وارد فایل می‌شوند، و امتیاز وزنی و رتبه خودشان می‌آیند.
• قدم چهارم: اگر بازخورد ۳۶۰ درجه می‌گیری، فرم ورد را برای هر پاسخ‌دهنده بفرست و هر برگه که برگشت یک ستون از کاربرگ جمع‌بندی را پر کن.
• قدم پنجم: قبل از جلسه، چک‌لیست اجرا را تیک بزن. دوازده قدم، از بررسی اهداف دوره قبل تا ثبت نتایج.
• قدم ششم: گواهی اشتغال به کار را هر وقت لازم شد روی سربرگ خودت ببر، جای خالی‌ها را پر کن و با امضا و مهر تحویل بده.

بعد از خرید هفت فایل دانلود می‌کنی: سه کاربرگ اکسل و چهار فایل ورد.

• 01-performance-review.xlsx: پنج شیت راست‌به‌چپ (راهنما، تنظیمات، معیارها، ارزیابی، چک‌لیست اجرا)، ۱۴ جای معیار، ۱۵ ردیف نفر، ۱۰ سطر کنترل.
• 03-360-feedback-aggregation.xlsx: چهار شیت، ۱۶ ستون پاسخ، ۱۶ جای جمله، میانگین هر گروه، شکاف خودارزیابی و ۸ سطر کنترل.
• 06-interview-scorecard.xlsx: چهار شیت، ۱۲ جای معیار، ۲۰ ردیف داوطلب، فهرست مرحله و فهرست تصمیم.
• 00-start-here.docx: راهنمای بسته با جدول هفت فایل، ترتیب کار و جدول ارقام سال‌دار با ستون منبع.
• 02-360-feedback-form.docx: فرم بازخورد ۳۶۰ درجه، آماده چاپ روی A4.
• 04-job-description.docx: قالب شرح شغل با جدول وظایف، شاخص‌ها و شرایط احراز.
• 05-employment-certificate.docx: گواهی اشتغال به کار در دو نسخه، با بلوک امضا و مهر.
• ردیف‌های نمونه داخل کاربرگ‌ها با علامت «(نمونه)»، تا قبل از پاک کردنشان ببینی فرمول‌ها از کجا به کجا وصل‌اند.
• چاپ: هر فایل ورد روی A4 صفحه‌آرایی شده و شیت‌های جدولی سربرگشان را در صفحه‌های بعدی تکرار می‌کنند.
• پشتیبانی ۷ روزه: تا هفت روز بعد از خرید، سوال‌های کار با فایل و رفع ایراد فایل با ماست.
• دانلود فوری: لینک بلافاصله بعد از خرید فعال می‌شود.