اکسل فروش اقساطی

فروش اقساطی با نوشتن آسان است و با پیگیری سخت. سه ماه بعد سوال این است که کدام قسط این هفته سررسید دارد، کدام خریدار دو ماه عقب افتاده، و این ماه روی هم چقدر باید وصول شود.

جواب این سه سوال معمولا در سه جا پخش است: یک دفترچه، چند عکس در گوشی، و حافظه. این فایل هر سه را در یک جدول جمع می‌کند و مهم‌تر از آن، جدول را خودش می‌نویسد.

کاری که تو می‌کنی و کاری که فایل می‌کند

تو یک سطر می‌نویسی: نام خریدار، مبلغ کل، پیش‌پرداخت، تعداد اقساط، ماه شروع.

فایل بقیه‌اش را می‌سازد: مبلغ هر قسط، تاریخ سررسید تک‌تک اقساط به تقویم شمسی، وضعیت هر قسط، جمع پرداخت‌شده، مانده، و مبلغی که از این خریدار عقب افتاده. تنها کاری که بعدا می‌ماند این است که هر قسط وصول‌شده را «پرداخت شده» علامت بزنی.

چرا این فایل با یک جدول ساده فرق دارد

اکسل تقویم شمسی ندارد. «شش ماه بعد از مرداد ۱۴۰۵» جمعی نیست که اکسل بتواند انجام دهد، برای همین در بیشتر فایل‌های اقساط، تاریخ سررسیدها را باید خودت یکی‌یکی تایپ کنی.

این فایل تقویم شمسی را با فرمول ساخته است: هر ماه شمسی یک کد عددی می‌گیرد، قسط دوم یعنی همان کد به‌علاوه یک، و برگشتن به تاریخ خواندنی هم یک فرمول است. کبیسه‌ها با چرخه ۳۳ ساله حساب می‌شوند و بازه پشتیبانی‌شده ۱۳۹۰ تا ۱۴۵۰ است. روز سررسید هم همیشه داخل ماه خودش می‌ماند: اگر روز ۳۱ را انتخاب کنی، مهر و آبان روز ۳۰ می‌گیرند و اسفند سال غیرکبیسه روز ۲۹.

نتیجه عملی‌اش این است که تاریخ امروز از ساعت خود کامپیوتر خوانده می‌شود. هر بار فایل را باز کنی، معوقات امروزی‌اند. نه ماکرویی در کار است، نه دکمه‌ای که باید بزنی، نه خانه‌ای که هر روز صبح دستی به‌روز کنی.

نرخ سود را خودت تعیین می‌کنی

ستون «نرخ سود یا کارمزد» خالی تحویل داده می‌شود و منتظر عدد توست. هر درصدی که با خریدارت توافق کرده‌ای را می‌نویسی و فایل همان را روی مانده پس از پیش‌پرداخت حساب می‌کند و در مبلغ اقساط پخش می‌کند. خالی هم بگذاری، مبلغ همان‌طور که هست تقسیم می‌شود.

این تصمیم عمدی است: نرخ فروش اقساطی حکم شرعی و قانونی دارد و عدد آن مال کسب‌وکار توست، نه مال یک فایل آماده.

داشبورد معوقات: همان صفحه‌ای که هر صبح باز می‌کنی

یک نگاه به این شیت می‌گوید چند قسط عقب افتاده و روی هم چقدر می‌شود. جدول معوقات، هر خریدار را با شماره موبایلش کنار مبلغ معوقش می‌گذارد، و جدول «بدترین معوقات» ترتیب تماس گرفتن را با فرمول مرتب می‌کند. یک جدول هم وصولی ۶ ماه پیش رو را ماه به ماه می‌شمارد، با نام ماه شمسی، تا بدانی برنامه نقدینگی‌ات چیست.

جدول اقساط را تایپ نمی‌کنی

این تفاوت اصلی با هر فایل اقساطی است که تا امروز دیده‌ای. در بیشترشان جدول اقساط یک جدول خالی است که خودت پرش می‌کنی، و همان‌جا کار می‌خوابد. اینجا مبلغ و تعداد قسط و ماه شروع را می‌نویسی و ۲۴ سطر بعدی خودشان ساخته می‌شوند: تاریخ سررسید، مبلغ، وضعیت.

فایل خودش تاریخ را می‌داند

تقویم شمسی داخل فایل با فرمول ساخته شده. هر ماه یک کد عددی می‌گیرد و اضافه کردن یک قسط یعنی اضافه کردن یک به همان کد؛ کبیسه‌ها با چرخه ۳۳ ساله حساب می‌شوند و تاریخ امروز از ساعت کامپیوتر می‌آید. یعنی ستون معوقات یک عدد زنده است، نه چیزی که ماه پیش نوشته‌ای و حالا غلط است.

عددها با هم می‌خوانند، و اگر نخوانند فایل می‌گوید

جمع اقساط ساخته‌شده از دو راه مستقل به دست می‌آید: یک بار از حساب خود فروش، یک بار با جمع زدن سطرهای جدول اقساط روی کد همان فروش. این دو باید برابر باشند و ستون «اختلاف تولید اقساط» همین را نشان می‌دهد. لحظه‌ای که فرق کنند، خانه قرمز می‌شود. همین منطق روی کل فایل هم هست: خانه «وضعیت داده» تا وقتی سبز است یعنی هیچ قسطی از جمع‌ها جا نمانده.

نرخ، تصمیم توست

ستون نرخ سود خالی تحویل داده می‌شود و منتظر عددی است که تو با خریدارت توافق کرده‌ای. فایل عدد تو را حساب می‌کند و در اقساط پخش می‌کند. اگر هم نرخی در کار نیست، خالی می‌ماند و مبلغ همان‌طور که هست تقسیم می‌شود.

عددها قبل از تحویل چک شده‌اند

همه فرمول‌های فایل بیرون از اکسل هم اجرا و با یک محاسبه مستقل پایتونی مقایسه شده‌اند: تقویم و کبیسه‌ها روی بازه ۱۳۹۰ تا ۱۴۵۰ در برابر فهرست سال‌های کبیسه رسمی، ریاضی ماه روی هر ۱۲ ماه هر سال بازه، رند کردن و باقیمانده‌اش، تک‌تک اقساط تولیدشده، کل داشبورد و کل دفترچه قسط. بعد هم چهار سناریوی خراب عمدی روی فایل اجرا شد تا مطمئن شویم ستون بررسی و خانه وضعیت داده واقعا قرمز می‌شوند.

• قدم اول: تنظیمات را یک بار ببین. نام کسب‌وکار، روز سررسید قسط در ماه، و واحد رند کردن مبلغ قسط. پیش‌فرض‌ها کار می‌کنند و اگر همین را بخواهی، کاری با این شیت نداری.
• قدم دوم: فروش را در یک سطر بنویس. کد فروش، نام خریدار و موبایلش، شرح کالا، مبلغ کل، پیش‌پرداخت، تعداد اقساط و ماه شروع. اگر نرخ سود یا کارمزدی توافق کرده‌ای، همان‌جا بنویسش.
• قدم سوم: کاری نکن. شیت «جدول اقساط» همان لحظه برای آن فروش، قسط به قسط، تاریخ سررسید و مبلغ ساخته است.
• قدم چهارم: هر قسط وصول‌شده را علامت بزن. در جدول اقساط ستون «وضعیت پرداخت» را روی «پرداخت شده» بگذار و تاریخش را بنویس. اگر مبلغ وصول‌شده با مبلغ قسط فرق داشت، ستون «مبلغ پرداختی» برای همین است.
• قدم پنجم: داشبورد معوقات را ببین. چند قسط عقب افتاده، از چه کسی، چقدر، شماره‌اش چند است، و شش ماه پیش رو چقدر وصولی داری.
• موقع تحویل کالا: شیت «دفترچه قسط» را باز کن، کد فروش را از کشویی انتخاب کن و یک برگ A4 چاپ بگیر تا دست خریدار بدهی.
• تاریخ‌ها را با ارقام انگلیسی بنویس. اکسل تقویم شمسی ندارد و تاریخ به شکل متن ثبت می‌شود؛ ماه شروع به شکل 1405/06 و تاریخ‌های کامل به شکل 1405/05/20. اگر جور دیگری بنویسی، ستون «بررسی» همان سطر تذکر می‌دهد و سطر بی‌صدا از حساب نمی‌افتد.

بعد از خرید یک فایل اکسل دانلود می‌کنی: installment-sales.xlsx. هفت شیت داخل همین یک فایل، با زبانه‌های پایین صفحه.

هفت شیت راست‌به‌چپ

• راهنما: ۶ قدم شروع، قاعده نرخ سود، قالب تاریخ‌ها، معنی رنگ خانه‌ها، نقشه شیت‌ها و فهرست هر چیزی که از قبل پر شده
• تنظیمات: تاریخ مبنای محاسبه، روز سررسید در ماه، واحد رند کردن مبلغ قسط، پنجره هشدار سررسید و فهرست وضعیت پرداخت
• فروش‌ها: ۳۰ سطر در ۲۶ ستون، که ۱۵ ستونش خودکار است؛ با نوار خلاصه، فیلتر، فریز پنل و رنگ‌بندی شرطی
• جدول اقساط: ۷۲۰ سطر در ۱۹ ستون که فایل خودش می‌سازد؛ تنها ۴ ستونش دست توست
• داشبورد معوقات: نوار یک نگاه، معوقات به تفکیک خریدار، ۸ بدترین معوق، ۸ قسط بعدی به ترتیب سررسید، وصولی ۶ ماه پیش رو و بلوک کنترل سلامت داده
• دفترچه قسط: یک برگ A4 برای هر خریدار، با جدول ۲۴ سطری و جای امضای فروشنده و خریدار
• جدول‌های کمکی: جدول ۳۳ سطری چرخه کبیسه و جدول ۱۲ ماه شمسی با نام فارسی

۵ سطر فروش نمونه و ۶ قسط پرداخت‌شده نمونه داخل فایل هستند تا از همان دقیقه اول ببینی داشبورد و دفترچه چطور کار می‌کنند؛ بعد پاکشان می‌کنی و سطر خودت را می‌نویسی.

پشتیبانی ۷ روزه: تا هفت روز بعد از خرید، سوال‌های کار با فایل و رفع ایراد فایل با ماست. دانلود فوری: لینک بلافاصله بعد از خرید فعال می‌شود.