انبارداری و کاردکس

سوال انبار همیشه یکی است: از این کالا چقدر داریم. جواب دادنش وقتی سخت می‌شود که رسیدها در یک دفتر است، حواله‌ها در یک دفتر دیگر، و موجودی در ذهن یک نفر. آخر فصل هم که شمارش می‌کنی، عددی درمی‌آید که با هیچ‌کدام نمی‌خواند و معلوم نیست کجا باید نوشته شود.

این فایل زنجیره را یک بار می‌بندد. هر رسید و هر حواله یک ردیف در یک دفتر است، و از همان یک دفتر موجودی هر کالا، کاردکس هر کالا، فهرست کالاهایی که باید سفارش بدهی و برگه انبارگردانی بیرون می‌آید. چیزی را دو بار وارد نمی‌کنی.

داخل فایل چه چیزی هست

هشت شیت راست‌به‌چپ در یک فایل xlsx، بدون ماکرو و کد VBA:

• کالاها: کارت کالا با ظرفیت ۱۲۰ کالا و ۲۱ ستون. موجودی فعلی، وضعیت نقطه سفارش، مقدار پیشنهادی سفارش، میانگین بهای وارده، ارزش موجودی، تاریخ آخرین گردش و تعداد حرکت هر کالا. بالای جدول یک نوار خلاصه است: چند کالا داری، چندتایشان زیر نقطه سفارش‌اند، چندتا تمام شده و ارزش کل موجودی چقدر است.
• دفتر ورود و خروج: ۳۰۰ ردیف حرکت با ۲۰ ستون. تنها جایی که هر روز پرش می‌کنی. هر ردیف مانده همان کالا را بعد از همان حرکت نشان می‌دهد، نه فقط جمع آخر ماه.
• کاردکس کالا: کد کالا را از فهرست انتخاب می‌کنی و گردش همان کالا با ستون وارده و صادره و مانده روی یک برگه A4 چیده می‌شود، تا ۶۰ حرکت، با ردیف جمع و میانگین بهای وارده و ارزش موجودی همان کالا.
• سفارش خرید: فهرست خودکار ۴۰ ردیفی کالاهایی که به نقطه سفارش رسیده‌اند، با مقدار پیشنهادی سفارش و برآورد مبلغ خرید. این شیت چیزی برای پر کردن ندارد.
• برگه شمارش و مغایرت: برگه انبارگردانی ۱۲۰ ردیفی با ستون شمارش خالی، برای چاپ و پر کردن با دست. عددها را که وارد کردی، مغایرت تعداد و درصد و ارزش خودش حساب می‌شود و جای سه امضا هم پای برگه هست.
• گزارش ماهانه: ۱۲ ماه شمسی، تعداد سند و ارزش وارده و صادره هر ماه با جمع سال.
• تنظیمات: ۱۰ پارامتر به‌علاوه سه فهرست مرجع، یعنی واحدهای اندازه‌گیری، انواع حرکت انبار و گروه‌های کالا. هر سه فهرست دست خودت است.
• راهنما: هفت قدم شروع، نقشه شیت‌ها، معنی رنگ خانه‌ها، و صریح‌ترین بخش فایل: «این فایل چه کاری نمی‌کند».

کارهایی که فایل به جای تو انجام می‌دهد

تعداد را همیشه مثبت می‌نویسی و علامت را نوع حرکت تعیین می‌کند. هفت نوع حرکت آماده است، از رسید خرید و برگشت از فروش تا ضایعات و افت و اصلاح انبارگردانی، هر کدام با جهت مشخص در شیت تنظیمات. نوع تازه هم می‌توانی اضافه کنی: جدول ردیف خالی دارد، اسم و جهت را می‌نویسی و همان لحظه هم در فهرست کشویی می‌آید و هم در موجودی حساب می‌شود.

ارزش موجودی با میانگین بهای وارده حساب می‌شود و نکته‌اش این است: ردیف ورودی بدون قیمت، مثل کالایی که مشتری پس آورده، تعداد را بالا می‌برد ولی میانگین بها را تکان نمی‌دهد. برای همین ارزش انبار با یک برگشتی متورم نمی‌شود.

فایل با ردیف‌های نمونه می‌آید (سه کالا و هشت حرکت، همه با برچسب «نمونه») تا قبل از پاک کردنشان ببینی فرمول‌ها از کجا به کجا وصل‌اند.

همه چیز از یک دفتر می‌آید. جای دیگری چیزی وارد نمی‌کنی. کارت کالا، کاردکس، فهرست سفارش خرید، برگه انبارگردانی و گزارش ماهانه، هر پنج‌تا همان ردیف‌های دفتر ورود و خروج را می‌خوانند. یعنی وقتی یک ردیف را اصلاح می‌کنی، پنج جا با هم درست می‌شوند و امکان ندارد دو شیت دو عدد بگویند.

کاردکس واقعی، نه یک شیت خالی دیگر. کاردکس در بیشتر قالب‌های رایگان یعنی جدولی که خودت باید دوباره پرش کنی. اینجا کد کالا را انتخاب می‌کنی و تمام: تاریخ، نوع حرکت، شماره سند، شرح، وارده، صادره، مانده و مبلغ هر حرکت آن کالا خودشان می‌آیند. هر برگه ۶۰ حرکت جا دارد و مانده پایانی‌اش همان موجودی فعلی کارت کالاست؛ کالای پرگردش‌تر که در یک برگه جا نشود، خود برگه با یک خط «کنترل» و یک هشدار قرمز می‌گوید که کامل نیست و موجودی درست را از کارت کالا بردار. برگه‌ای که ساکت بماند و عدد نصفه نشان بدهد از این فایل درنمی‌آید.

عددها قبل از تحویل بیرون از اکسل چک شده‌اند. کل فایل با یک موتور فرمول مستقل بازمحاسبه شد و نتیجه با محاسبه دستی همان ردیف‌های نمونه مقایسه شد: موجودی هر سه کالا، وضعیت نقطه سفارش، مقدار پیشنهادی سفارش، میانگین بهای وارده، ارزش موجودی، مانده ردیف‌به‌ردیف دفتر، مانده هر سطر کاردکس، ارزش افزوده خرید و جمع‌های ماهانه. در هیچ‌کدام از ۷٬۰۲۳ خانه فرمول‌دار، نه در حالت پر و نه در حالت خالی، یک خانه خطای فرمول نیست.

درباره بارکد صریح باشیم. ابزار رایگان بارکدساز وب‌کوک برچسب بارکد می‌سازد و کار جداگانه‌ای است. این کاربرگ بارکد نمی‌خواند و به بارکدخوان وصل نمی‌شود؛ کد کالا را تایپ می‌کنی یا از فهرست کشویی برمی‌داری.

اندازه‌اش اندازه انبار توست. ۱۲۰ کالا و ۳۰۰ حرکت، یعنی یک فروشگاه، کارگاه، تعمیرگاه یا کافه. نه یک فایل چهار شیتی که بعد از دو هفته کم می‌آورد، نه سیستمی که برای راه‌اندازی‌اش باید یک نفر را آموزش بدهی.

• قدم اول: شیت تنظیمات را یک بار پر کن. نام کسب‌وکار و انبار، سال مالی، تاریخ شروع دوره، ضریب هشدار نقطه سفارش، درصد مغایرت قابل قبول و نرخ ارزش افزوده خرید. فهرست واحدها، انواع حرکت و گروه‌های کالا هم همین‌جاست و هر سه را می‌توانی به کار خودت نزدیک کنی.
• قدم دوم: کالاها را یک بار تعریف کن. کد، نام، گروه، واحد، محل نگهداری، تامین‌کننده، موجودی اول دوره و بهای واحد آن، نقطه سفارش و حداکثر موجودی. کد کالا کلید کل فایل است، پس یکتا نگهش دار.
• قدم سوم: از این به بعد فقط دفتر را پر کن. هر رسید و هر حواله یک ردیف: تاریخ، کد کالا، نوع حرکت، تعداد، قیمت واحد، شماره سند و طرف حساب. کد کالا و نوع حرکت از فهرست کشویی انتخاب می‌شوند و نام و واحد کالا خودشان می‌آیند.
• قدم چهارم: موجودی را از کارت کالا بخوان. موجودی فعلی، وضعیت نقطه سفارش، ارزش موجودی و تاریخ آخرین گردش هر کالا همان‌جا حاضر است.
• قدم پنجم: کاردکس را برای هر کالا که خواستی بگیر. کد را انتخاب می‌کنی و برگه آماده چاپ است.
• قدم ششم: موقع انبارگردانی برگه شمارش را چاپ کن. ستون شمارش عمدا خالی تحویل می‌شود؛ با دست پرش می‌کنی، بعد عددها را وارد می‌کنی و مغایرت تعداد و ارزش را می‌بینی. برای اینکه موجودی سیستم با شمارش یکی شود، مغایرت را به شکل یک ردیف «اصلاح افزایشی» یا «اصلاح کاهشی» در دفتر ثبت می‌کنی.
• تاریخ را با ارقام لاتین بنویس. اکسل تقویم شمسی ندارد و تاریخ به شکل متن ثبت می‌شود؛ گزارش ماهانه از همان متن می‌خواند و به قالب 1405/03/09 با ارقام لاتین وابسته است. همین یادآوری روی خود خانه‌های تاریخ هم به شکل پیام راهنما می‌آید.

تا هفت روز بعد از خرید پشتیبانی داری: سوالت درباره کار با فایل را جواب می‌دهیم و اگر جایی از خود فایل ایراد داشت درستش می‌کنیم.

بعد از پرداخت یک فایل اکسل دانلود می‌کنی. «کالاها»، «دفتر ورود و خروج»، «کاردکس کالا»، «سفارش خرید» و «برگه شمارش و مغایرت» فایل جدا نیستند: هر کدام یکی از شیت‌های همان یک فایل‌اند و با زبانه‌های پایین صفحه بازشان می‌کنی.

فایل اکسل inventory-kardex.xlsx، هشت شیت

• راهنما: هفت قدم شروع، نقشه شیت‌ها، معنی رنگ خانه‌ها، شش قاعده‌ای که رعایت نکردنشان فایل را خراب می‌کند، و بخش «این فایل چه کاری نمی‌کند»
• تنظیمات: ۱۰ پارامتر با ستون توضیح و ستون منبع، به‌علاوه ۱۰ واحد اندازه‌گیری، هفت نوع حرکت با ستون جهت و هفت گروه کالا
• کالاها: ۱۲۰ کالا در ۲۱ ستون، با نوار خلاصه بالای جدول
• دفتر ورود و خروج: ۳۰۰ ردیف حرکت در ۲۰ ستون، با مانده کالا بعد از هر ردیف
• کاردکس کالا: برگه آماده چاپ A4 برای هر کالا، تا ۶۰ حرکت
• سفارش خرید: فهرست خودکار ۴۰ ردیفی کالاهای زیر نقطه سفارش
• برگه شمارش و مغایرت: برگه انبارگردانی ۱۲۰ ردیفی آماده چاپ با جای سه امضا
• گزارش ماهانه: ۱۲ ماه شمسی با ردیف جمع سال

هر هشت شیت راست‌به‌چپ‌اند و تنظیمات چاپ خودشان را دارند: کاغذ A4، جهت صفحه، حاشیه و مقیاس. شیت‌های جدولی سطر عنوان را در هر صفحه تکرار می‌کنند و سه شیت چاپی محدوده چاپ اختصاصی دارند. فایل هیچ ماکرویی ندارد.

ردیف‌های نمونه داخل فایل

سه کالا و هشت حرکت، همه با برچسب «نمونه»، تا فرمول‌ها را زنده ببینی. شیت راهنما دقیقا می‌گوید کجا نشسته‌اند و با پاک کردنشان بقیه شیت‌ها خودبه‌خود خالی می‌شوند.

پشتیبانی ۷ روزه

تا هفت روز بعد از خرید، سوال‌های کار با فایل و رفع ایراد فایل با ماست. لینک دانلود بلافاصله بعد از خرید فعال می‌شود.

آنچه در این فایل نیست

• بارکد نمی‌خواند و به بارکدخوان وصل نمی‌شود. کد کالا را تایپ می‌کنی یا از فهرست انتخاب می‌کنی. همین جمله داخل خود فایل هم نوشته شده.
• نرم‌افزار انبارداری نیست. یک فایل اکسل است که یک نفر در یک زمان پرش می‌کند؛ چند کاربر هم‌زمان، سطح دسترسی و تاریخچه تغییرات ندارد.
• چندانباره نیست. ستون «محل نگهداری» یک برچسب است و موجودی به تفکیک انبار یا قفسه حساب نمی‌شود.
• روش ارزش‌گذاری فقط میانگین بهای وارده است. FIFO و LIFO در فایل نیست؛ اگر حسابدارت روش دیگری می‌خواهد، عدد «ارزش موجودی» این فایل با آن یکی نیست.
• به هیچ سامانه‌ای وصل نیست و خروجی رسمی برای هیچ نهادی نمی‌سازد. جای مشاور مالی و مالیاتی را هم نمی‌گیرد.
• گزارش ماهانه سود نمی‌دهد. ردیف خروجی معمولا به قیمت فروش ثبت می‌شود، پس خالص آن جدول گردش است نه سود، و همین جمله زیر خود جدول نوشته شده.