بسته بستن ماه حسابداری

بستن ماه یک کار حساب و کتابی نیست، یک کار ترتیبی است. قدم‌ها را همه می‌دانند: تطبیق بانک، فاکتورهای فروش و خرید، حقوق، دریافتنی و پرداختنی، استهلاک، تعهدی، انبار، تراز، صورت‌ها، بودجه، آرشیو، گزارش. چیزی که ماه بعد را خراب می‌کند این نیست که کسی بلد نبوده؛ این است که یکی از این قدم‌ها بی‌سروصدا رد شده و تا وقتی عددها بیرون رفته‌اند کسی متوجه نشده.

این بسته همان ترتیب را نگه می‌دارد. ۱۵ قدم چک‌لیست بستن ماه وب‌کوک عینا داخل فایل نشسته‌اند، هر کدام با یک جمله که می‌گوید چه چیزی آن قدم را تمام می‌کند، به‌علاوه ستون وضعیت و مسئول و تاریخ انجام. نوار بالای شیت هر لحظه می‌گوید چند قدم انجام شده، چند قدم در جریان است و درصد پیشرفت ماه چقدر است.

قلب فایل کاربرگ تطبیق بانکی است. از یک طرف مانده صورتحساب بانک، از طرف دیگر مانده دفاتر خودت، و بین این دو ۹ نوع تعدیل استاندارد: واریزی در راه، چک در جریان، واریز مستقیم ثبت‌نشده، کارمزد و کسور بانکی، چک برگشتی و چهار حالت اشتباه بانک و اشتباه دفاتر. هر مبلغ را مثبت می‌نویسی و جهتش را نوع تعدیل تعیین می‌کند. اگر کسی مبلغی را با علامت منفی بنویسد، جهت همان خط وارونه می‌شود و دو مانده باز هم با هم می‌خوانند؛ برای همین خانه «مبلغ منفی» در نوار بالا این ردیف‌ها را می‌شمارد، خود مبلغ قرمز می‌شود و قدم اول چک‌لیست بسته نمی‌شود. پایین کاربرگ یک خانه هست به اسم «اختلاف دو طرف» و کار تا وقتی صفر نشده تمام نیست.

آن خانه تنها کنترل فایل نیست، و مهم‌ترینش هم نیست. کنار آن یک خانه هست به اسم «مبلغ طبقه‌بندی‌نشده». اگر ردیفی نوعش از فهرست نباشد (کپی و پیست، تایپ دستی، یک کلمه اضافه) آن مبلغ در هیچ‌کدام از دو طرف شمرده نمی‌شود و اختلاف را هم تکان نمی‌دهد. یعنی کاربرگ به ظاهر تراز می‌ماند و پول از وسط افتاده. این خانه دقیقا همان مبلغ را نشان می‌دهد و ستون بررسی همان ردیف هم می‌گوید ماجرا چیست.

و یک قاعده که روی هر کنترلی که به داده تو نگاه می‌کند برقرار است: تا چیزی وارد نکرده‌ای سبز نمی‌شود. کاربرگ خالی هم اختلافش صفر است؛ فایل این صفر را سبز نمی‌کند و به جایش می‌گوید اول دو مانده شروع را وارد کن. حتی دو مانده شروعی که هر دو صفر تایپ شده باشند و هیچ ردیفی نداشته باشند، تطبیق حساب نمی‌شوند و فایل همین را می‌گوید.

فرق بین «تراز شد» و «تراز به نظر می‌رسد»

هر جدول تطبیق بانکی دو ستون دارد و ته هر دو یک جمع. کاری که این کاربرگ اضافه می‌کند این است که جمع را با خودش مقایسه می‌کند: جمع ستون مبلغ باید دقیقا برابر جمع ۹ دسته تعدیل باشد. اگر ردیفی نوعش از فهرست بیرون باشد، این دو عدد از هم فاصله می‌گیرند و خانه «مبلغ طبقه‌بندی‌نشده» همان اختلاف را نشان می‌دهد. بدون این خانه، آن ردیف در هیچ طرفی شمرده نمی‌شود، اختلاف دست‌نخورده صفر می‌ماند و کاربرگ با پولی که از وسط افتاده تراز اعلام می‌شود.

صفر روی شیت خالی هم صفر است. این جمله بدیهی به نظر می‌رسد و دقیقا جایی است که فایل‌های کنترلی دروغ می‌گویند: خانه‌ای که «مساوی صفر یعنی سبز» باشد، روی شیت دست‌نخورده هم سبز است. اینجا هر کنترلی که به داده تو نگاه می‌کند یک شمارنده جفت دارد. تا وقتی دو مانده شروع را وارد نکرده‌ای، خانه اختلاف بی‌رنگ می‌ماند و نوار وضعیت با جمله فارسی می‌گوید چرا. کنترل ششم فرق دارد و از همان اول سبز است، چون به فهرست‌های خود فایل نگاه می‌کند نه به کار تو: سبز بودنش یعنی فهرست‌ها دست‌نخورده‌اند.

علامت منفی، همان تله‌ای که یک کاربرگ تراز را دروغگو می‌کند. نردبان جمع چک‌های در جریان را کم می‌کند، پس چکی که با علامت منفی نوشته شود اضافه می‌شود و دو مانده تعدیل‌شده باز هم با هم می‌خوانند. هیچ‌کدام از سه کنترل دیگر این را نمی‌بینند، چون نه مبلغی طبقه‌بندی‌نشده مانده و نه ردیفی ناقص است. خانه «مبلغ منفی» دقیقا برای همین است.

یک قدم که فایل می‌تواند صحتش را ببیند. «انجام شده» زدن روی چک‌لیست یک ادعاست و بیشتر ادعاها را هیچ فایلی نمی‌تواند بسنجد. ولی قدم اول این چک‌لیست تطبیق بانکی است و کاربرگش داخل همین فایل زندگی می‌کند. پس این یکی سنجیده می‌شود: تا کاربرگ به تراز نرسیده، ستون بررسی همان ردیف اعتراض می‌کند.

فهرست‌هایی که نمی‌شود بی‌صدا عوضشان کرد. جمع‌های فایل دقیقا کلمه‌ها را می‌شمارند، پس عوض کردن یک گزینه یعنی ردیفی که دیگر شمرده نمی‌شود و کسی خبردار نمی‌شود. فهرست وضعیت قدم و فهرست نوع تعدیل کنار یک ستون مرجع نشسته‌اند و یک خانه کنترل هر تفاوت را می‌گیرد و در هر دو شیت اعلامش می‌کند. فهرست مسئول برعکس، آزاد است و چهار جای خالی دارد تا اسم‌های تیم خودت را بنویسی.

اگر کارت چک است یا دفترداری. دو قدم از همین چک‌لیست فایل اختصاصی خودشان را دارند: اکسل دفتر چک چک‌های در جریان را با سررسید و هشدار نگه می‌دارد، و اکسل دفترداری و تراز دفتر روزنامه و دفتر کل و تراز آزمایشی را می‌بندد. آدرس هر دو داخل شیت راهنمای همین فایل هم چاپ شده.

• قدم اول: تنظیمات را یک بار پر کن. نام کسب‌وکار، ماهی که می‌بندی از فهرست کشویی، سال و واحد پول. تاریخ امروز خودش از ساعت کامپیوتر می‌آید و به شمسی تبدیل می‌شود. فهرست مسئول همین‌جاست و چهار جای خالی دارد؛ هر اسمی بنویسی همان لحظه در کشویی شیت‌های دیگر می‌آید.
• قدم دوم: شیت «چک‌لیست بستن ماه» را باز کن. ۱۵ قدم از قبل نوشته شده‌اند و روی «شروع نشده» ایستاده‌اند. وضعیت هر کدام را جلو ببر، مسئولش را انتخاب کن و تاریخ انجام بگذار. قدم خودت را در ۱۱ ردیف خالی پایین اضافه کن.
• قدم سوم: برای قدم اول، کاربرگ تطبیق بانکی را پر کن. مانده صورتحساب بانک و مانده دفاتر خودت را بنویس، بعد هر چیزی که باعث شده این دو با هم نخوانند را یک ردیف کن: تاریخ، نوع تعدیل از فهرست، مبلغ و یک خط شرح. ستون‌های «طرف» و «اثر» خودشان پر می‌شوند و می‌گویند این ردیف کدام مانده را و به کدام جهت تکان می‌دهد.
• قدم چهارم: نوار بالای کاربرگ را نگاه کن. مانده تعدیل‌شده هر دو طرف، اختلافشان، مبلغ طبقه‌بندی‌نشده و شمار ردیف‌های ناقص. نوار وضعیت زیرش با یک جمله فارسی می‌گوید کجای کار ایستاده‌ای.
• قدم پنجم: برگه چاپی را چاپ کن و روی میز بگذار. یک صفحه A4 عمودی با سربرگ نام کسب‌وکار و ماه، و ستون‌های تیک و تاریخ و امضا که عمدا خالی‌اند تا با خودکار پر شوند.
• تاریخ و مبلغ را با ارقام انگلیسی بنویس (مثل ۱۴۰۵/۰۵/۲۰ به شکل 1405/05/20)، چون فرمول‌های خود فایل این دو ستون را می‌خوانند. بقیه ارقام فایل فارسی‌اند و همین قاعده در شیت تنظیمات و راهنما نوشته شده. اگر تاریخی بدقالب باشد، ستون بررسی به جای عدد غلط تذکر می‌دهد.

بعد از خرید یک فایل اکسل دانلود می‌کنی: monthly-close-pack.xlsx. شیت‌هایی که پایین اسم برده می‌شوند فایل جدا نیستند؛ همه داخل همین یک فایل‌اند و با زبانه‌های پایین صفحه بازشان می‌کنی.

۶ شیت راست‌به‌چپ

• راهنما: ترتیب کار در چهار قدم، جدول زنده خانه‌های کنترل با مقدار همان لحظه‌شان، قاعده ارقام، و آدرس دو فایل خواهر
• تنظیمات: نام کسب‌وکار، ماه و سال، واحد پول، تاریخ امروز، و فهرست مسئول با ۸ خانه (۴ پرشده، ۴ خالی)
• چک‌لیست بستن ماه: ۲۶ ردیف که ۱۵ تای اولش از پیش پر شده، در ۸ ستون، با نوار خلاصه هفت‌خانه‌ای، درصد پیشرفت، ستون بررسی، فیلتر و فریز پنل
• تطبیق بانکی: نردبان دو طرفه بانک و دفاتر، ۴۰ ردیف تعدیل با ۹ نوع ثابت، چهار خانه کنترل و یک نوار وضعیت
• چک‌لیست چاپی: ۲۶ سطر روی یک برگ A4 عمودی با ستون‌های تیک و تاریخ و امضا
• جدول‌های کمکی: موتور تقویم شمسی برای بازه ۱۳۹۰ تا ۱۴۵۰ و دو فهرست ثابت فایل کنار ستون مرجعشان

۱۵ قدم چک‌لیست عینا همان چیزی است که در چک لیست بستن ماه وب‌کوک منتشر شده و متنشان دست نخورده. بقیه خانه‌های ورودی خالی تحویل داده می‌شوند تا فایل از همان اول مال تو باشد.

پشتیبانی ۷ روزه: تا هفت روز بعد از خرید، سوال‌های کار با فایل و رفع ایراد فایل با ماست.