بسته فرم و صورتجلسه اداری

کار دفتر با کاغذ جلو می‌رود. کالا که تحویل داده می‌شود یک نفر باید امضا کند، جلسه که تمام می‌شود مصوبه‌ها باید جایی نوشته شوند، همکار که مرخصی می‌خواهد باید فرمی پر کند و مدیر تایید کند. بیشتر کسب‌وکارهای کوچک این کارها را با یک برگه دست‌ساز یا با پیام در واتساپ انجام می‌دهند، و ماه بعد کسی یادش نیست چه چیزی تحویل چه کسی شد.

این بسته همان برگه‌ها را آماده تحویل می‌دهد. ۲۵ فایل ورد جدا، هر کدام برای یک موقعیت مشخص، همه با یک زبان طراحی: سربرگ شماره‌دار بالای صفحه، خانه شماره ثبت و تاریخ شمسی زیرش، جدول‌های خالی با ستون‌های درست، و بلوک امضا و مهر پایین صفحه.

داخل بسته چه چیزی هست

۲۵ فرم، در پنج دسته:

• صورتجلسه (۵ فرم): جلسه اداری، جلسه مالی، تحویل و تحول، انبارگردانی، توافق و رفع اختلاف.
• تحویل و رسید (۵ فرم): تحویل کالا، رسید تحویل مدارک، تحویل اموال و تجهیزات به کارمند، رسید دریافت وجه، مرجوعی کالا.
• منابع انسانی (۷ فرم): درخواست مرخصی، درخواست ماموریت، گزارش ماموریت، درخواست همکاری، تسویه حساب اولیه، اضافه‌کاری، ارزیابی عملکرد.
• مالی داخلی (۵ فرم): درخواست تنخواه، صورت‌حساب تنخواه، درخواست خرید، استعلام بها و مقایسه، درخواست پرداخت.
• اداری عمومی (۳ فرم): نامه داخلی، پیگیری مصوبات جلسه، ثبت مکاتبات.

به‌علاوه فایل FULL-INDEX.docx که فهرست کامل و روش کار با فایل‌ها را در یک جا دارد.

چرا یک صفحه مهم است

فرمی که دو صفحه شود، در عمل یا پشت و رو چاپ می‌شود و صفحه دومش گم می‌شود، یا کسی امضا نمی‌کندش. ۲۴ فرم از ۲۵ فرم این بسته دقیقا یک صفحه A4 هستند و بلوک امضا روی همان صفحه می‌ماند. تنها استثنا فرم درخواست همکاری است که دو صفحه دارد، چون اطلاعات متقاضی در یک صفحه جا نمی‌شود.

یعنی یک بار چاپ می‌گیری و همان یک برگ امضا می‌شود و در پرونده می‌رود.

فرم‌هایی که برای دفتر ایرانی نوشته شده‌اند، نه ترجمه شده‌اند

ستون‌های هر جدول از کار واقعی آمده‌اند. فرم تحویل کالا ستون «وضعیت ظاهری» دارد چون دعوای بعدی سر همان است. صورتجلسه ستون «مسئول پیگیری» و «مهلت» دارد چون مصوبه بدون این دو، یادداشت است نه مصوبه. فرم تسویه حساب برای مدیر مستقیم، انبار، فناوری اطلاعات، مالی و منابع انسانی ردیف جدا دارد، به‌علاوه یک ردیف خالی برای هر واحدی که در کار تو هست.

فایل را باز می‌کنی و همان چیزی است که می‌بینی

متن از راست شروع می‌شود، جدول‌ها سر جایشان‌اند، قلم فارسی همان قلم فارسی است و عرض ستون‌ها ثابت می‌ماند. لازم نیست پیش از چاپ چیزی را دستی صاف کنی.

هیچ عددی داخل فرم نیست

نرخ اضافه‌کاری، سقف تنخواه و مبلغ مجاز خرید هر سال و هر کسب‌وکار فرق دارد. اگر عددی داخل فرم چاپ می‌کردیم، سال بعد فرم شما را به اشتباه می‌انداخت. جای عدد خالی است تا عدد امروز کسب‌وکار خودت آنجا بنشیند.

یک بار می‌خری و مال خودت است

فایل ورد روی رایانه خودت باز می‌شود، اشتراک ماهانه ندارد، به اینترنت وصل نمی‌شود و اطلاعاتی که در آن می‌نویسی جایی نمی‌رود. عنوان کسب‌وکارت را جای سربرگ بگذار و همان فرم می‌شود فرم خودت.

• قدم اول: فایل FULL-INDEX.docx را باز کن. فهرست هر ۲۵ فرم با نام فایل و اینکه هر کدام کجا به کار می‌آید، در یک جدول است.
• قدم دوم: فرم مورد نیازت را در ورد باز کن و با نام خودت ذخیره کن. نسخه خام برای دفعه بعد سر جایش می‌ماند.
• قدم سوم: سربرگ بالای صفحه را با نام و نشان کسب‌وکار خودت عوض کن. برای سربرگ آماده، بسته سربرگ اداری وب‌کوک همین کار را می‌کند.
• قدم چهارم: ستون‌ها را به شکل کار خودت دربیاور. ستون اضافه را پاک کن، ستون تازه را اضافه کن، تعداد ردیف‌های خالی را کم و زیاد کن.
• قدم پنجم: یک برگ آزمایشی چاپ بگیر و ببین جدول‌ها روی کاغذ همان‌جایی هستند که می‌خواهی. بعد به تعداد لازم چاپ بگیر.
• تاریخ‌ها را به شکل 1405/05/06 و با ارقام انگلیسی بنویس تا مرتب‌سازی و جستجوی بایگانی ساده بماند. همین یادآوری داخل فایل فهرست هم هست.

بعد از خرید ۲۶ فایل ورد دانلود می‌کنی: ۲۵ فرم و یک فایل فهرست.

• ۲۵ فایل docx، هر فرم یک فایل جدا با نام انگلیسی و شماره‌دار، تا در پوشه رایانه‌ات مرتب بماند.
• فایل FULL-INDEX.docx: فهرست کامل ۲۵ فرم در پنج جدول دسته‌بندی‌شده، شش قدم کار با فایل‌ها، و آنچه در هر ۲۵ فرم یکسان است.
• صفحه‌بندی A4: ۲۴ فرم یک صفحه، فرم درخواست همکاری دو صفحه.
• فونت وزیرمتن، با جهت راست‌به‌چپ نوشته‌شده در خود سند.
• پشتیبانی ۷ روزه: تا هفت روز بعد از خرید، سوال‌های کار با فایل و رفع ایراد فایل با ماست.
• دانلود فوری: لینک بلافاصله بعد از خرید فعال می‌شود.