پکیج ۴۰ نامه اداری

نوشتن یک نامه اداری از صفر، همیشه از یک جای مشترک شروع می‌شود: صفحه خالی ورد، و این سوال که این را چطور باید گفت. بعد نیم ساعت می‌رود سر پیدا کردن یک نامه قدیمی، عوض کردن اسم‌ها و جا انداختن یک ردیف.

این پکیج همان نیم ساعت را برمی‌دارد. چهل موقعیت واقعی کسب‌وکار، هر کدام یک فایل جدا با شماره خودش، متن آماده، و جای خالی‌هایی که با رنگ آبی مشخص شده‌اند تا هیچ‌کدام از قلم نیفتد.

داخل هر فایل چه چیزی هست

هر فایل دو صفحه است:

• صفحه اول، خود نامه: سربرگ با نام کسب‌وکار و کادر لوگو، ردیف تاریخ و شماره و پیوست، بلوک گیرنده، سطر موضوع که از قبل نوشته شده، متن نامه در چند بند کوتاه، و بلوک امضا در سمت چپ.
• صفحه دوم، راهنمای همان نامه: کجا به کار می‌آید، چه چیزهایی را پر می‌کنی، و چند نکته پیش از فرستادن. این صفحه را که خواندی پاک می‌کنی و نامه تمیز می‌ماند.

چهل نامه، در هفت دسته

• خرید و قیمت: استعلام قیمت، اعلام قیمت و پاسخ به استعلام، سفارش خرید، اعلام افزایش قیمت، درخواست تخفیف، اعلام آمادگی همکاری.
• مطالبات و چک: یادآوری سررسید، پیگیری مطالبات معوق، اخطار کتبی، اعلام برگشت خوردن چک، درخواست تعیین تکلیف چک، درخواست قسط‌بندی، اعلام تسویه حساب.
• قرارداد: اعلام فسخ، اعلام عدم تمدید، درخواست اصلاح و الحاقیه، اخطار تاخیر به پیمانکار، پاسخ به اخطار تاخیر، پایان همکاری با توافق.
• معرفی و گواهی: معرفی‌نامه به بانک، معرفی‌نامه به اداره، گواهی اشتغال به کار، معرفی نماینده و حدود اختیارات، تاییدیه سابقه همکاری، معرفی‌نامه دریافت اسناد.
• اطلاعیه و ابلاغ داخلی: تغییر نشانی، ساعت کاری و تعطیلی، ابلاغ داخلی به کارکنان، دعوت‌نامه جلسه، ابلاغ انتصاب.
• مکاتبه با نهادها: درخواست عمومی به اداره، درخواست صدور گواهی و مفاصاحساب، ارائه مدارک خواسته‌شده، درخواست بررسی مجدد تصمیم اداری.
• اطلاعیه و رابطه با مشتری: اعلام تغییر شرایط خدمات، اطلاعیه توقف موقت خدمات، تشکر، تبریک، عذرخواهی، پاسخ به شکایت مشتری.

فهرست کامل، فایل چهل‌ویکم

فایل فهرست، جدولی دارد با یک ردیف برای هر نامه: شماره، نام فایل، عنوان نامه، و یک جمله که می‌گوید آن نامه دقیقا برای چه موقعیتی نوشته شده. شماره فایل را که پیدا کردی، همان یکی را باز می‌کنی.

نامه‌های مطالبات و چک، همان‌طور که باید باشند

نامه پیگیری مطالبات و متن چک برگشتی، جایی است که یک متن آماده می‌تواند از قاعده‌ای حرف بزند که به پرونده تو نمی‌خورد. این نامه‌ها این کار را نمی‌کنند: اسم نهاد را می‌گویند، نه قاعده را. گواهی عدم پرداخت را بانک صادر می‌کند، مسیر بعدی را مرجع قضایی صالح یا وکیل خودت می‌گوید، و نامه همان کاری را می‌کند که از یک نامه برمی‌آید: موضوع را کتبی و با تاریخ ثبت می‌کند.

چهل موقعیت واقعی، نه چهل نسخه از یک نامه

نامه‌ها با هم فرق دارند چون کارشان فرق دارد. نامه یادآوری سررسید ریز حساب می‌خواهد، نامه معرفی نماینده جدول اختیارات، نامه فسخ قرارداد ارجاع به بند قرارداد، و نامه عذرخواهی ردیف «برای تکرار نشدن چه کردیم». هر کدام از این چهل فایل، متن خودش را دارد.

راهنمای هر نامه، پشت خود همان نامه

صفحه دوم هر فایل سه چیز می‌گوید: این نامه کجا به کار می‌آید، چه چیزهایی را باید پر کنی، و پیش از فرستادن حواست به چه باشد. لازم نیست فایل راهنمای جدا باز کنی و دنبال بخش مربوطه بگردی. صفحه دوم را که خواندی پاک می‌کنی.

جای خالی‌ها گم نمی‌شوند

هر چیزی که باید پر شود داخل کروشه و با رنگ آبی نوشته شده. یعنی نامه‌ای که فرستادی، «[مبلغ]» یا «[تاریخ]» پرنشده تویش نمی‌ماند. راهنمای هر نامه هم فهرست همان جای خالی‌ها را دارد.

نامه‌های حساس، بدون ادعای حقوقی

در نامه‌های مطالبات، چک برگشتی، فسخ قرارداد و اعتراض اداری، هیچ قاعده، مهلت و نتیجه‌ای به عنوان حقیقت نوشته نشده. اسم نهاد می‌آید، قاعده نه. برای همین نامه‌ها امروز درست‌اند و سال بعد هم درست می‌مانند، و تو را جایی نمی‌برند که پشت یک جمله آماده حساب باز کنی.

همان خانواده سربرگ وب‌کوک

سربرگ این نامه‌ها از طرح رسمی شرکتی پکیج «قالب سربرگ» درآمده: همان رنگ، همان ساختار، همان جای لوگو. اگر بعدا سربرگ اختصاصی خودت را از آن پکیج برداری، متن این چهل نامه بدون هیچ کاری داخلش می‌نشیند.

یک بار می‌خری، مال خودت است

فایل‌ها روی کامپیوتر خودت باز می‌شوند، ماه بعد دوباره پول نمی‌خواهند و هر جمله‌شان قابل ویرایش است.

۱. پکیج را دانلود کن. بعد از پرداخت لینک دانلود همان لحظه فعال می‌شود و هر ۴۱ فایل docx را می‌گیری.

۲. اول فایل فهرست را باز کن. جدولش می‌گوید هر نامه برای چه موقعیتی است. شماره فایلی را که لازم داری بردار.

۳. قلم وزیرمتن را نصب کن. وزیرمتن قلم آزاد و رایگان است و داخل فایل‌ها جاسازی نشده، پس یک بار خودت نصبش می‌کنی.

۴. سربرگ را با نام خودت عوض کن. روی سربرگ بالای صفحه دوبار کلیک کن و نام کسب‌وکار، شعار و اطلاعات تماس خودت را جای متن نمونه بگذار. لوگو هم داخل کادر خط‌چین می‌نشیند.

۵. جای خالی‌های آبی را پر کن. تاریخ، شماره، نام گیرنده، مبلغ و هر چیزی که داخل کروشه است. بعد رنگ متن را به مشکی برگردان.

۶. صفحه دوم را پاک کن. آن صفحه راهنماست، نه بخشی از نامه.

۷. با Save As ذخیره کن تا نسخه خام برای دفعه بعد دست‌نخورده بماند.

بعد از خرید ۴۱ فایل docx دانلود می‌کنی: چهل نامه و یک فهرست کامل.

چهل نامه، هر کدام یک فایل

فایل فهرست کامل

جدولی با چهل ردیف: شماره، نام فایل، عنوان نامه و یک جمله که موقعیت دقیق آن نامه را می‌گوید. به‌علاوه روش کار با فایل‌ها، ساختار هر نامه، و بخش سربرگ اختصاصی.

داخل هر فایل

• صفحه اول: سربرگ (نام کسب‌وکار، شعار، کادر لوگو، خط زیر سربرگ)، ردیف تاریخ و شماره و پیوست، بلوک گیرنده، سطر موضوع نوشته‌شده، متن نامه، بلوک امضا در سمت چپ، پانویس اطلاعات تماس.
• صفحه دوم: راهنمای همان نامه در سه بخش: کجا به کار می‌آید، چه چیزهایی را پر می‌کنی، پیش از فرستادن.

پشتیبانی ۷ روزه

تا هفت روز بعد از خرید، سوال‌های کار با فایل‌ها و رفع ایراد فایل با ماست.

دانلود فوری

لینک بلافاصله بعد از خرید فعال می‌شود.

سربرگ اختصاصی می‌خواهی؟

سربرگ این چهل نامه یک طرح رسمی و ساده است تا متن نامه دیده شود. پکیج «قالب سربرگ» وب‌کوک هفت طرح سربرگ با چیدمان‌های متفاوت دارد، هر کدام در دو اندازه A4 و A5؛ متن این نامه‌ها بدون هیچ کاری داخل آن سربرگ‌ها هم می‌نشیند.