کنترل پروژه و گانت شمسی

هر قالب گانت خارجی که دانلود کرده‌ای سر یک چیز از کار افتاده است: تاریخ. اکسل تقویم شمسی ندارد، پس «۱۴۰۵/۰۳/۰۱» برای آن فقط یک متن است و متن را نمی‌شود از متن کم کرد. نتیجه‌اش را دیده‌ای: یا خطا می‌دهد، یا نوار را جای غلط می‌کشد، یا مجبورت می‌کند تاریخ‌ها را میلادی وارد کنی و هر بار در ذهنت برگردانی.

این فایل تقویم شمسی را خودش با فرمول ساخته است. هر تاریخ به یک «شماره روز» تبدیل می‌شود و هر کار یعنی دو شماره روز: شروع و پایان. هر ستون نمودار هم شماره روز اول و آخر خودش را دارد. ستونی رنگ می‌شود که بازه‌اش با بازه کار همپوشانی داشته باشد. همین یک ایده، کل نمودار را می‌سازد.

و چون تبدیل در هر دو جهت کار می‌کند، سرستون هر ستون تاریخ شمسی واقعی خودش را چاپ می‌کند و ستون «تاریخ پایان» هر کار هم خودش نوشته می‌شود. تاریخ پایان را حساب نمی‌کنی؛ مدت را می‌نویسی و فایل می‌گوید کی تمام می‌شود.

داخل فایل چه چیزی هست

۷ شیت راست‌به‌چپ در یک فایل xlsx، بدون ماکرو و کد VBA، با ۳٬۶۱۷ خانه فرمول‌دار:

• فهرست کارها با ۸۰ سطر در ۱۸ ستون: کد کار، عنوان، فاز، مسئول، تاریخ شروع، مدت، درصد پیشرفت و پیش‌نیاز را تو می‌نویسی؛ ۹ ستون بعدی خودشان می‌آیند، از شماره روز شروع و پایان و تاریخ پایان تا وضعیت و ستون بررسی.
• گانت با ۶۰ ستون تاریخ شمسی و ۸۰ سطر کار، به‌علاوه جدول کنترلی که می‌گوید هر کار فهرست کجای نمودار رفته است.
• منابع با ۸۰ سطر تخصیص: کد کار و نام نفر و درصد تخصیص را می‌نویسی، عنوان و مدت و تاریخ‌های کار خودشان می‌آیند و نفر-روز حساب می‌شود. جدول جمع، برای هر یک از ۱۲ نفر می‌گوید امروز چند درصد تخصیص دارد.
• پیشرفت وزنی برای کار پیمانکاری: به هر کار وزن می‌دهی و پیشرفت کل پروژه وزنی حساب می‌شود، نه میانگین ساده.
• تنظیمات با تاریخ مبنای گزارش، بازه و گام محور، و دو فهرست کشویی که خودت می‌سازی‌شان، و راهنما با شش قدم شروع و نقشه شیت‌ها.

نمودار بدون نمودار

نوارهای این گانت با قالب‌بندی شرطی کشیده می‌شوند، نه با نمودار اکسل. برای همین تاریخ یک کار را که عوض کنی، نوار همان لحظه سر جای جدیدش است: نه سری نموداری هست که به هم بریزد، نه محدوده‌ای که دستی بزرگش کنی، نه شکلی که موقع درج سطر جدید جا بماند.

تمام ماجرا سر یک ستون است: تاریخ

دنبال قالب گانت گشتن سخت نیست؛ فارسی و انگلیسی پر است. چیزی که سخت است پیدا کردن قالبی است که با «۱۴۰۵/۰۳/۰۱» کار کند. این فایل از همان نقطه شروع شده: اول تقویم شمسی را با فرمول ساختیم، بعد نمودار را روی آن نشاندیم. برای همین تاریخ‌ها را همان‌طور می‌نویسی که در دفترت می‌نویسی و در هیچ مرحله‌ای چیزی را در ذهنت برنمی‌گردانی.

تاریخ امروز را خود فایل می‌داند

تاریخ امروز از ساعت کامپیوتر خوانده و با فرمول به شمسی تبدیل می‌شود. یعنی فایل را که فردا باز کنی، وضعیت کارها و خط عمودی روی نمودار خودشان جلو آمده‌اند. اگر گزارش را روی تاریخ دیگری می‌بندی، یک خانه هست که مبنا را همان‌جا قفل می‌کند.

هیچ کاری بی‌صدا غیب نمی‌شود

بدترین اتفاق یک فایل گانت این است که تاریخ یک کار بیرون از بازه نمودار بیفتد و نوارش کشیده نشود: نمودار سالم به نظر می‌رسد و یک کار کلا نیست. اینجا هر کار دقیقا در یکی از چهار سبد می‌افتد و زیر نمودار شمرده می‌شود، و یک سطر «مغایرت» هست که همیشه باید صفر باشد. اگر کاری بیرون از محور باشد، نوار بالای صفحه قرمز می‌شود و تعدادش را می‌گوید. همین منطق روی فهرست فازها و فهرست نفرها هم هست: اسمی را که عوض کنی، سطرهایی که با اسم قدیمی مانده‌اند همان لحظه علامت می‌خورند.

برای پیمانکار: پیشرفت وزنی، نه میانگین ساده

در کار پیمانکاری همه کارها یک اندازه نیستند و میانگین گرفتن از درصدها عدد بی‌معنی می‌دهد. شیت «پیشرفت وزنی» به هر کار وزن می‌دهد (هر مقیاسی که خودت می‌پسندی) و پیشرفت کل را از جمع «وزن نسبی ضرب در درصد پیشرفت» می‌گیرد. کنارش میانگین ساده و اختلاف این دو هم نوشته می‌شود، چون همین اختلاف می‌گوید کارهای سنگین جلوترند یا سبک‌ها. مبلغ قرارداد را هم که وارد کنی، ارزش پیشرفت و سهم ریالی هر کار حساب می‌شود.

هر عددی که می‌بینی، جایی در همین فایل ساخته شده

هیچ عدد مشتق‌شده‌ای از پیش حساب و تایپ نشده: هر ۳٬۶۱۷ خانه فرمول‌دار زنده‌اند و با تغییر ورودی‌های تو حرکت می‌کنند. جدول‌های تقویم و جدول محور هم در شیت آخر باز و قابل دیدن‌اند، پس اگر خواستی بدانی یک عدد از کجا آمده، دنبالش را می‌گیری.

یک بار می‌خری و مال خودت است

روی کامپیوتر خودت باز می‌شود، برای کار کردن با آن به اینترنت نیازی نیست و برنامه پروژه‌ات روی هیچ سروری نمی‌رود. با همان اکسلی باز می‌شود که از قبل بلدی، و هر ستون و هر فهرست و هر رنگش را می‌توانی به شکل کار خودت دربیاوری.

• قدم اول: محور را تنظیم کن. در شیت تنظیمات تاریخ شروع محور و گام هر ستون را بنویس. گام ۷ یعنی هر ستون یک هفته، گام ۱ یعنی هر ستون یک روز.
• قدم دوم: فهرست مسئول‌ها و فازها را به اسم خودت عوض کن. همین دو فهرست، کشویی ستون‌های «مسئول» و «فاز» را می‌سازند.
• قدم سوم: کارها را وارد کن. کد کار، عنوان، فاز، مسئول، تاریخ شروع و مدت به روز. تاریخ پایان و شماره روزها خودشان می‌آیند.
• قدم چهارم: شیت گانت را باز کن. نوارها همان‌جا کشیده شده‌اند. نوار بالای صفحه می‌گوید همه کارها رسم شده‌اند یا کاری بیرون از بازه محور مانده است.
• قدم پنجم: درصد پیشرفت را هر هفته به‌روز کن. بخش پررنگ نوار جلو می‌رود و ستون انحراف می‌گوید هر کار چقدر از برنامه فاصله دارد.
• قدم ششم: تخصیص نفرها را در شیت منابع بنویس. نفر-روز و درصد تخصیص هر نفر در تاریخ مبنا خودشان حساب می‌شوند.
• قدم هفتم: برای پروژه پیمانکاری به هر کار وزن بده. پیشرفت کل وزنی و ارزش پیشرفت در شیت «پیشرفت وزنی» می‌آیند.
• تاریخ را با ارقام انگلیسی بنویس. قالب 1405/05/20 با ماه و روز دو رقمی. همین نکته روی خود شیت‌ها هم نوشته شده و سطری که جور دیگری نوشته شود، به جای محاسبه غلط پیام می‌گیرد.

بعد از خرید یک فایل اکسل دانلود می‌کنی. «فهرست کارها»، «گانت»، «منابع» و «پیشرفت وزنی» فایل جدا نیستند: هر کدام یکی از شیت‌های همان فایل‌اند و با زبانه‌های پایین صفحه بازشان می‌کنی.

• فایل اکسل gantt-jalali.xlsx: ۷ شیت راست‌به‌چپ، ۳٬۶۱۷ خانه فرمول‌دار، بدون ماکرو و کد VBA.
• ظرفیت: ۸۰ کار، ۶۰ ستون روی محور نمودار، ۸۰ سطر تخصیص منابع، ۱۲ نفر در فهرست مسئول و ۸ فاز.
• پنج فهرست کشویی: مسئول و فاز را خودت می‌سازی، و سه فهرست دیگر کد کارهای خودت را جلویت می‌گذارند.
• ردیف‌های نمونه داخل فایل: ۹ کار نمونه با زنجیره پیش‌نیاز کامل، ۸ تخصیص نمونه و ۹ وزن نمونه، همه با علامت «(نمونه)» در ستون عنوان، تا قبل از پاک کردنشان ببینی فرمول‌ها از کجا به کجا وصل‌اند.
• چاپ: هر شیت جدولی صفحه‌آرایی A4 دارد و سربرگ جدولش در صفحه‌های بعدی تکرار می‌شود.
• پشتیبانی ۷ روزه: تا هفت روز بعد از خرید، سوال‌های کار با فایل و رفع ایراد فایل با ماست.
• دانلود فوری: لینک بلافاصله بعد از خرید فعال می‌شود.