چک‌لیست روزانه فروشگاه

این فایل برای دو کار ثابت هر روز فروشگاه ساخته شده: باز کردن صبح و بستن شب. صبح یعنی برق و تهویه و تمیزی، روشن کردن صندوق، شمارش موجودی اول وقت، موجودی و چیدمان و قیمت، سیستم امنیتی، پذیرش، یونیفرم و بعد باز کردن درب. شب یعنی اعلام زمان بسته شدن، بستن صندوق و شمارش پول، گزارش فروش، نظافت، خاموش کردن تجهیزات، انبار، قفل صندوق، چراغ‌ها، درها و پنجره‌ها، دزدگیر، انتقال پول به گاوصندوق و ثبت گزارش پایان روز.

این قدم‌ها را هر فروشنده‌ای بلد است و مشکل جای دیگری است: یکی از آن‌ها در شلوغی شب رد می‌شود و تا فردا صبح کسی خبردار نمی‌شود. این فایل همان ترتیب را نگه می‌دارد. ۱۲ قدم چک‌لیست باز کردن فروشگاه و ۱۲ قدم چک‌لیست بستن فروشگاه وب‌کوک عینا داخل فایل نشسته‌اند، هر کدام با یک جمله که می‌گوید چه چیزی آن قدم را واقعا تمام می‌کند، به‌علاوه ستون وضعیت و مسئول و ساعت. نوار بالای هر شیت هر لحظه می‌گوید چند قدم انجام شده و چند قدم باز مانده.

شیت شمارش صندوق کار آخر شب را می‌برد. سه عدد را می‌نویسی: موجودی اول وقت، فروش نقدی ثبت‌شده روز، و پرداخت نقدی که در طول روز از صندوق بیرون رفته. فایل از این سه، «انتظار روز» را می‌سازد. بعد صندوق را می‌شمری: ۱۳ ردیف برای ایران‌چک و اسکناس و سکه از پیش نوشته شده و تو فقط تعداد هر کدام را وارد می‌کنی. ارزش هر واحد از فهرست خود فایل خوانده می‌شود و جمع هر ردیف همان‌جا حساب می‌شود. پایین کاربرگ خانه «اختلاف صندوق» می‌نشیند و تا صفر نشدنش قرمز می‌ماند.

کنار آن خانه سه کنترل دیگر روی همین شیت کار می‌کنند. «تعداد بدون ارزش» ردیفی را می‌گیرد که تعدادش شمرده شده ولی ارزش واحدش از فهرست فایل نیامده، چون نوعش در فهرست نیست یا تعدادش با ارقام فارسی نوشته شده. پول آن ردیف در جمع شمارش نمی‌آید و اختلاف را هم تکان نمی‌دهد، پس بدون این خانه صندوق به‌ظاهر می‌خواند و یک دسته اسکناس شمرده‌شده از وسط می‌افتد.

«تعداد منفی» و «تعداد اعشاری» دو حالتی را می‌گیرند که جمع شمارش را جابجا می‌کنند و اختلاف را به دروغ صفر می‌کنند: عدد منفی که برای صفر کردن اختلاف نوشته می‌شود، و تعدادی مثل ۷۹٫۵ که برای اسکناس معنی ندارد. هر دو در سه جا اعتراض می‌گیرند: خود خانه تعداد قرمز می‌شود، خانه شمارنده نوار بالا آن ردیف را می‌شمارد، و قدم «بستن صندوق و شمارش پول» بسته نمی‌شود.

دفترچه ۳۱ روزه ماه را کنار هم می‌گذارد: هر روز یک ردیف با وضعیت باز کردن، وضعیت بستن، اختلاف صندوق آن روز و یک جمله یادداشت. تاریخ‌ها را خود فایل از ماه و سالی که در تنظیمات انتخاب کرده‌ای می‌سازد و با ارقام فارسی می‌نویسد، پس ماه ۳۱ روزه ۳۱ ردیف تاریخ‌دار دارد، مهر ۳۰ تا، و اسفند بسته به کبیسه بودن سال ۲۹ یا ۳۰ تا. ردیف روزی که آن ماه ندارد خاکستری می‌ماند.

هر ۷ خانه کنترل فایل یک شمارنده جفت دارند و تا وارد کردن داده بی‌رنگ می‌مانند. صندوق خالی هم اختلافش صفر است و فایل این صفر را سبز نمی‌کند؛ به جایش می‌گوید اول موجودی اول وقت و فروش نقدی روز را وارد کن. قدم‌هایی هم که فایل با آن‌ها تحویل می‌شود به حساب نمی‌آیند: تا وقتی وضعیت یک قدم را جلو نبری، کنترل چک‌لیست بی‌رنگ می‌ماند.

شمارش صندوق این فایل چهار خانه کنترل دارد

هر شمارش صندوقی ته کار یک جمع دارد و یک عدد انتظار. این کاربرگ به خود ردیف‌ها هم نگاه می‌کند.

ردیفی که پولش در جمع نمی‌آید، جدا شمرده می‌شود. اگر تعداد یک ردیف وارد شده باشد ولی ارزش واحدش از فهرست فایل نیامده باشد، پول آن ردیف در جمع شمارش نمی‌نشیند و اختلاف را هم تکان نمی‌دهد. خانه «تعداد بدون ارزش» همان ردیف را بیرون می‌کشد و ستون بررسی می‌گوید علتش نوع ناشناخته است یا تعدادی که با ارقام فارسی نوشته شده.

تعداد منفی و تعداد اعشاری جمع شمارش را جابجا می‌کنند. وقتی جمع شمارش از انتظار بیشتر است، ساده‌ترین کار نوشتن یک عدد منفی روی یک ردیف است تا اختلاف صفر شود؛ و تعدادی مثل ۷۹٫۵ برای اسکناس اصلا وجود ندارد. هر دو حالت اختلاف را به دروغ صفر می‌کنند و بقیه کنترل‌ها هم چیزی نمی‌بینند، چون نه ردیفی ناقص است و نه پولی جا مانده. دو خانه جدا این ردیف‌ها را می‌شمارند و قدم بستن صندوق را باز نگه می‌دارند.

خانه‌های کنترل تا وارد کردن داده بی‌رنگ می‌مانند. خانه‌ای که «مساوی صفر یعنی سبز» باشد، روی شیت دست‌نخورده هم سبز است و چیزی را ثابت نمی‌کند. هر ۷ کنترل این فایل یک شمارنده جفت دارند: شمارنده شمارش صندوق ردیف‌های شمرده‌شده را می‌بیند، شمارنده دفترچه روزهای پرشده را، و شمارنده دو چک‌لیست قدم‌هایی را که از جای اولشان تکان خورده‌اند. ۲۴ قدمی که فایل با آن‌ها تحویل می‌شود در این شمارش نمی‌آیند، پس هیچ خانه کنترلی روی فایل دست‌نخورده رنگ نمی‌گیرد.

دو قدم از این چک‌لیست‌ها را خود فایل می‌سنجد. «انجام شده» زدن روی یک چک‌لیست معمولا فقط یک ادعا می‌ماند. ولی دو قدم از این ۲۴ قدم به شمارش صندوق مربوط‌اند و کاربرگش داخل همین فایل است: «شمارش موجودی صندوق» تا موجودی اول وقت نوشته نشود بسته نمی‌شود، و «بستن صندوق و شمارش پول» تا شمارش با انتظار روز نخواند بسته نمی‌شود.

دفترچه ماهانه طول ماه شمسی را از تنظیمات می‌خواند. تاریخ هر ردیف از ماه و سالی ساخته می‌شود که خودت انتخاب کرده‌ای و با ارقام فارسی نوشته می‌شود. مهر ۳۰ ردیف تاریخ‌دار دارد، اسفند سال کبیسه ۳۰ تا و اسفند سال عادی ۲۹ تا، و ردیف روزی که آن ماه ندارد خاکستری می‌ماند و اگر چیزی در آن بنویسی همان‌جا تذکر می‌گیری.

دو فایل خواهر کار دو قدم دیگر را کامل انجام می‌دهند. اکسل دخل روزانه فروش و دریافت و پرداخت هر روز را جدا نگه می‌دارد، و انبارداری و کاردکس ورود و خروج هر کالا و موجودی لحظه‌ای را می‌بندد. آدرس هر دو داخل شیت راهنمای همین فایل هم چاپ شده.

• قدم اول: تنظیمات را یک بار پر کن. نام فروشگاه، ماه از فهرست کشویی، سال و واحد پول. تاریخ امروز خودش از ساعت کامپیوتر می‌آید و به شمسی تبدیل می‌شود. فهرست مسئول همین‌جاست و چهار جای خالی دارد؛ هر اسمی بنویسی همان لحظه در کشویی شیت‌های دیگر می‌آید.
• قدم دوم: صبح شیت «چک‌لیست باز کردن» را باز کن. ۱۲ قدم از قبل نوشته شده‌اند و روی «شروع نشده» ایستاده‌اند. وضعیت هر کدام را جلو ببر، مسئولش را انتخاب کن و ساعتش را بنویس. قدم خودت را در ۴ ردیف خالی پایین اضافه کن.
• قدم سوم: آخر روز شیت «شمارش صندوق» را پر کن. موجودی اول وقت، فروش نقدی ثبت‌شده روز و پرداخت نقدی از صندوق را بنویس، بعد تعداد هر نوع اسکناس و سکه را وارد کن. جمع هر ردیف و جمع کل و اختلاف خودشان حساب می‌شوند.
• قدم چهارم: شیت «چک‌لیست بستن» را ببند. قدم «بستن صندوق و شمارش پول» تا شمارش صندوق نخواند بسته نمی‌شود و ستون بررسی همان ردیف می‌گوید چرا.
• قدم پنجم: ردیف امروز «دفترچه ۳۱ روزه» را پر کن. وضعیت دو چک‌لیست، اختلاف صندوق آن روز و یک جمله دلیل. آخر ماه کل ماه در یک صفحه جلوی چشمت است.
• قدم ششم: «نسخه چاپی A4» را چاپ کن. یک صفحه با هر دو چک‌لیست کنار هم، ستون تیک و خط امضا، برای دیواری که پرسنل هر روز جلویش می‌ایستند.
• سال و تعداد و مبلغ را با ارقام انگلیسی بنویس، چون فرمول‌های خود فایل این خانه‌ها را می‌خوانند. بقیه ارقام فایل فارسی‌اند و همین قاعده در شیت تنظیمات و راهنما نوشته شده.

بعد از خرید یک فایل اکسل دانلود می‌کنی: shop-daily-checklist.xlsx. شیت‌هایی که پایین اسم برده می‌شوند فایل جدا نیستند؛ همه داخل همین یک فایل‌اند و با زبانه‌های پایین صفحه بازشان می‌کنی.

۸ شیت راست‌به‌چپ

• راهنما: ترتیب کار در شش قدم، جدول زنده خانه‌های کنترل با مقدار همان لحظه‌شان، قاعده ارقام، و آدرس دو فایل خواهر
• تنظیمات: نام فروشگاه، ماه کشویی و سال، واحد پول، تاریخ امروز، روزهای این ماه، و فهرست مسئول با ۸ خانه (۴ پرشده، ۴ خالی)
• چک‌لیست باز کردن: ۱۶ ردیف که ۱۲ تای اولش از پیش پر شده، با نوار خلاصه، درصد پیشرفت، ستون بررسی، فیلتر و فریز پنل
• چک‌لیست بستن: همان ساختار، با ۱۲ قدم چک لیست بستن فروشگاه
• دفترچه ۳۱ روزه: یک ردیف برای هر روز با تاریخ ساخته‌شده از ماه شمسی، وضعیت باز کردن و بستن، اختلاف صندوق و یادداشت
• شمارش صندوق: سه ورودی انتظار روز، ۱۶ ردیف شمارش با ۱۳ نوع ایران‌چک و اسکناس و سکه، چهار خانه کنترل و یک نوار وضعیت
• نسخه چاپی A4: هر دو چک‌لیست کنار هم روی یک برگ عمودی با ستون تیک و خط امضا
• جدول‌های کمکی: موتور تقویم شمسی برای بازه ۱۳۹۰ تا ۱۴۵۰ و سه فهرست ثابت فایل کنار متن مرجعشان

۲۴ قدم دو چک‌لیست عینا همان چیزی است که در چک‌لیست باز کردن فروشگاه و چک‌لیست بستن فروشگاه وب‌کوک منتشر شده و متنشان دست نخورده. بقیه خانه‌های ورودی خالی تحویل داده می‌شوند تا فایل از همان اول مال تو باشد.

پشتیبانی ۷ روزه: تا هفت روز بعد از خرید، سوال‌های کار با فایل و رفع ایراد فایل با ماست.