اکسل فایلینگ املاک

دفتر املاک روی حافظه می‌چرخد. یک آپارتمان ۹۶ متری مرکز شهر توی دفترچه است، مشتری‌اش هفته پیش زنگ زده بود، و وقتی امروز دوباره زنگ می‌زند باید یادت بیاید کدام فایل به کارش می‌آید. هر فایلی که یادت نیاید، فایلی است که همکار بغلی معامله‌اش را می‌بندد.

این فایل همان یادآوری را به یک فرمول تبدیل می‌کند. فایل‌ها یک طرف، مشتری‌ها طرف دیگر، و شیت وسط که می‌گوید کدام به کدام می‌خورد.

داخل فایل چه چیزی هست

۷ شیت راست‌به‌چپ در یک فایل xlsx، بدون ماکرو و کد VBA، با ۱٬۶۵۹ خانه فرمول‌دار:

• بانک فایل با ظرفیت ۹۰ ملک در ۱۸ ستون: نوع معامله، نوع ملک، منطقه، متراژ، قیمت کل یا ودیعه و اجاره، وضعیت، مالک و موبایلش. قیمت هر متر را خودش حساب می‌کند و کنار شماره مالک یک لینک واتساپ قابل کلیک می‌گذارد.
• بانک مشتری با ظرفیت ۶۰ نفر: دنبال چه نوع معامله‌ای است، چه ملکی، کدام منطقه، با چه بازه بودجه‌ای، از چه متراژی به بالا. ستون «فایل مطابق» هر ردیف خودش می‌شمارد چند فایل آزاد به آن مشتری می‌خورد.
• تطبیق فایل و مشتری: کد مشتری را از کشویی انتخاب می‌کنی و تا ۱۲ فایل مطابق با متراژ و مبلغ و شماره مالک فهرست می‌شوند. همان‌جا دو شمارش مستقل کنار هم می‌نشینند تا خودت ببینی جواب یکی است.
• کمیسیون با ظرفیت ۳۰ معامله: مبلغ معامله را می‌نویسی، کمیسیون هر دو طرف و مالیات و مانده دریافت خودشان می‌آیند.
• تنظیمات با پنج خانه نرخ، فهرست‌های کشویی و بلوک بازبینی، و راهنما با نوار «یک نگاه» که هر بار فایل را باز کنی اول همان را می‌بینی.

فرم بازدید، آماده چاپ

یک فایل ورد A4 در ۲ صفحه: مشخصات ملک، مشخصات بازدیدکننده، زمان بازدید، جدول شش‌ردیفی «آنچه در بازدید دیده شد»، نتیجه بازدید، و جای امضای هر سه طرف روی همان صفحه. چاپش می‌کنی، سر بازدید پرش می‌کنی، و با فایل ملک نگهش می‌داری.

تطبیق، کاری است که یک فهرست ساده انجام نمی‌دهد

فهرست فایل داشتن سخت نیست؛ سخت این است که وقتی مشتری روبه‌رویت نشسته، بدانی کدام سه فایل از نود فایلت به او می‌خورد. این فایل همان سه‌تا را با شش شرط هم‌زمان بیرون می‌کشد و کد و متراژ و مبلغ و شماره مالکشان را جلویت می‌گذارد.

و چون یک شمارش اشتباه یعنی یک معامله از دست رفته، تطبیق دو بار و با دو فرمول جدا نوشته شده: یکی در بانک مشتری، یکی در موتور تطبیق. خانه «اختلاف دو شمارش» کنارشان نشسته و باید صفر بماند. کارش این است که اگر روزی یکی از دو فرمول به هم بریزد (یک کپی اشتباه، یک ستون پاک‌شده، فرمولی که تا آخر کشیده نشده) همان‌جا و همان لحظه لو برود، به‌جای اینکه ماه‌ها بی‌صدا کم بشمارد.

نرخ کمیسیون، همان نرخی که اتحادیه شهر خودت اعلام می‌کند

نرخ کمیسیون شهر به شهر فرق دارد و هر سال هم عوض می‌شود. پس پنج خانه نرخ در شیت تنظیمات مال توست: نرخ روز شهرت را یک بار می‌نویسی و از همان لحظه هر معامله‌ای که ثبت کنی، کمیسیون دو طرف و مالیات و مانده دریافتش خودش می‌آید. سال بعد که نرخ عوض شد، یک خانه را عوض می‌کنی و کل فایل با نرخ جدید می‌خواند.

تاریخ شمسی را جدی گرفته‌ایم

تاریخ‌ها با قالب 1405/05/20 نوشته می‌شوند و روزشمارها روی همان کار می‌کنند. تاریخی که خارج از این قالب بنویسی، به‌جای یک محاسبه غلط، در ستون بررسی همان ردیف پیام می‌گیرد. تاریخ امروز هم از ساعت خود کامپیوتر خوانده می‌شود، بدون هیچ ماکرویی.

واتساپ، همان‌جایی که شماره را نوشته‌ای

کار دفتر املاک روی واتساپ می‌چرخد، پس لینکش باید کنار خود شماره باشد. موبایل مالک را که نوشتی، ستون کناری قابل کلیک می‌شود و گفتگوی همان شخص باز می‌شود. شماره را هر طور که عادت داری بنویس؛ ۶ شکل رایج پذیرفته می‌شود و فایل خودش همه را به یک شکل درمی‌آورد.

یک فایل که مال خودت است

یک بار می‌خری، روی کامپیوتر خودت باز می‌شود، اطلاعات فایل‌ها و مشتری‌هایت روی کامپیوتر خودت می‌ماند، و ماه بعد دوباره پول نمی‌خواهد. با همان اکسلی باز می‌شود که از قبل بلدی، و هر ستون و هر فهرستش را می‌توانی به شکل کار دفتر خودت دربیاوری.

• قدم اول: منطقه‌های شهرت را بنویس. در شیت تنظیمات یک فهرست منطقه هست با پنج جهت شهر به عنوان نقطه شروع. اسم محله‌های واقعی خودت را جایشان بنویس؛ تطبیق روی همین اسم‌ها انجام می‌شود.
• قدم دوم: پنج خانه نرخ را پر کن. چهار نرخ کمیسیون و یک نرخ مالیات. نرخ روز را از اتحادیه شهر خودت می‌گیری و همین یک بار می‌نویسی.
• قدم سوم: فایل‌ها را وارد کن. کد فایل را خودت می‌سازی و همان کد در شیت کمیسیون و فرم بازدید استفاده می‌شود. موبایل مالک را که نوشتی، ستون واتساپ همان ردیف قابل کلیک می‌شود.
• قدم چهارم: مشتری‌ها را وارد کن. برای هر کس بنویس دنبال چه معامله‌ای، چه ملکی، کدام منطقه و با چه بازه بودجه‌ای است. اگر برایش نوع ملک یا منطقه مهم نیست، «فرقی نمی‌کند» را انتخاب کن.
• قدم پنجم: شیت تطبیق را باز کن. کد مشتری را از کشویی انتخاب کن و فهرست فایل‌هایی که به او می‌خورند همان‌جا می‌آید.
• قدم ششم: قبل از بازدید، فرم بازدید را چاپ کن. سر ملک پرش می‌کنی، هر سه طرف امضا می‌کنند و یک نسخه‌اش با فایل ملک می‌ماند.
• قدم هفتم: بعد از هر معامله یک ردیف در شیت کمیسیون بنویس. مبلغ معامله را که نوشتی، کمیسیون دو طرف و مالیات و مانده دریافت خودشان می‌آیند.
• ارقام را انگلیسی بنویس. تاریخ با قالب 1405/05/20، و مبلغ و متراژ و موبایل با ارقام انگلیسی. همین یادآوری روی خود خانه‌ها هم نوشته شده.

بعد از خرید دو فایل دانلود می‌کنی: یک کاربرگ اکسل و یک فرم بازدید ورد آماده چاپ.

• فایل اکسل real-estate-filing.xlsx: ۷ شیت راست‌به‌چپ، ۱٬۶۵۹ خانه فرمول‌دار، بدون ماکرو و کد VBA.
• ظرفیت: ۹۰ فایل ملک، ۶۰ مشتری، ۳۰ معامله، و فهرست تطبیق تا ۱۲ فایل برای هر مشتری.
• فرم بازدید real-estate-visit-form.docx: ۲ صفحه A4، با جدول شش‌ردیفی بازدید و جای امضای هر سه طرف روی همان برگه. فایل ورد است، پس متنش را به شکل دفتر خودت درمی‌آوری.
• ۱۲ فهرست کشویی: نوع معامله، نوع ملک، منطقه، وضعیت فایل، وضعیت مشتری، وضعیت دریافت کمیسیون و کدهای خود فایل و مشتری.
• ردیف‌های نمونه داخل فایل: ۵ فایل، ۴ مشتری و ۱ معامله نمونه، همه با علامت «(نمونه)» در ستون یادداشت، تا قبل از پاک کردنشان ببینی فرمول‌ها از کجا به کجا وصل‌اند.
• چاپ: هر شیت جدولی صفحه‌آرایی A4 دارد و در ۴ شیت جدولی سربرگ جدول در صفحه‌های بعدی تکرار می‌شود.
• پشتیبانی ۷ روزه: تا هفت روز بعد از خرید، سوال‌های کار با فایل و رفع ایراد فایل با ماست.
• دانلود فوری: لینک بلافاصله بعد از خرید فعال می‌شود.