دفترچه رسید و فاکتور ساده

ته روز که حساب را می‌بندی، سه سوال ساده می‌ماند: امروز چقدر گرفتی، چقدر دادی، و کدام چک هنوز وصول نشده. جواب این سه سوال معمولا بین جیب و پیامک بانک و یک کاغذ پخش است.

این محصول همه‌شان را در یک دفتر جمع می‌کند و برای هر کدام یک برگه رسید با ته‌برگ می‌دهد.

دفتر رسید ۲۵۰ سطر آماده ثبت دارد. تاریخ و طرف حساب و بابت و مبلغ را تو می‌نویسی؛ از آنجا به بعد شماره سند، جمع‌ها، مانده و گزارش روزانه کار فایل است. شماره سند خودش ساخته می‌شود و برای دریافت و پرداخت جدا شمرده می‌شود، و نوار بالای شیت جمع دریافت، جمع پرداخت، مانده، تعداد سند و مبلغ در انتظار وصول را زنده نگه می‌دارد. پیشوند و شماره شروع هر دو در شیت تنظیمات دست خودت است.

سه فهرست کشویی داری: نوع سند، روش پرداخت با شش گزینه (نقدی، کارتخوان، کارت به کارت، واریز بانکی، چک، درگاه اینترنتی) و وضعیت (قطعی، در انتظار وصول). دو فهرست آخر خانه خالی رزرو دارند؛ گزینه خودت را در شیت تنظیمات می‌نویسی و بدون دست زدن به فرمول در فهرست کشویی می‌آید.

سطر خراب هم پنهان نمی‌ماند. اگر مقداری از راه کپی و پیست در ستون نوع بنشیند (اکسل هنگام پیست هیچ فهرست کشویی را کنترل نمی‌کند)، ستون بررسی سطر را علامت می‌زند، ستون شماره سند به جای شماره «نوع نامعتبر» نشان می‌دهد و شمارنده سطر ایراددار بالای شیت قرمز می‌شود. یعنی یک سطر نه شماره تکراری می‌گیرد و نه بی‌صدا از جمع‌ها می‌افتد. همان ستون بررسی، قالب اشتباه تاریخ را هم می‌گیرد.

برای چاپ، دو برگه A5 افقی با ته‌برگ آماده است. یک شماره سند می‌نویسی و تاریخ، طرف حساب، بابت، مبلغ، مبلغ به حروف، روش پرداخت، شماره پیگیری و وضعیت از دفتر پر می‌شوند. اصل و ته‌برگ از یک خانه می‌خوانند، پس هیچ‌وقت با هم فرق نمی‌کنند؛ و اگر شماره‌ای بنویسی که هنوز در دفتر ثبت نشده، پایین برگه همین را می‌گوید.

«فاکتور ساده» یکی از هشت شیت همین فایل اکسل است و فایل جداگانه‌ای نیست: با کلیک روی زبانه پایین صفحه بازش می‌کنی. یک صفحه A4 است با هشت سطر کالا یا خدمت، تخفیف سطری، مبلغ به حروف و جای مهر و امضای فروشنده و خریدار. خالی تحویل می‌شود: نه شماره، نه تاریخ، نه خریدار و نه سطر کالا. تنها چیزی که از قبل تعیین شده کلید «مشمول ارزش افزوده» است که روی «خیر» نشسته، پس اگر مشمول نیستی چیزی به فاکتور اضافه نمی‌شود. نرخش هم در شیت تنظیمات است (پیش‌فرض ۱۰ درصد، نرخ رسمی سال ۱۴۰۵).

گزارش روزانه به اندازه روزهای همان ماه سطر می‌سازد، نه بیشتر: ماه ۱ تا ۶ سی‌ویک روز، ماه ۷ تا ۱۱ سی روز و اسفند بیست‌ونه روز که در سال کبیسه سی می‌شود. اسفند ۱۴۰۵ بیست‌ونه روز است. برای هر روز تعداد سند، جمع دریافت، جمع پرداخت، خالص روز و مانده تجمعی می‌آید و ته جدول یک سطر جمع ماه. ماه و سالش از شیت تنظیمات عوض می‌شود.

و برای وقتی که پای کامپیوتر نیستی، دفترچه چاپی: ۶۰ رسید با شماره از پیش چاپ‌شده، ۳۰ رسید دریافت (ر-۰۰۱ تا ر-۰۳۰) و ۳۰ رسید پرداخت (پ-۰۰۱ تا پ-۰۳۰)، دو تا در هر صفحه A4 با خط برش وسط و یک ته‌برگ برای هر کدام. چهار برگه دفتر روزانه با هجده سطر و سطر جمع هم دارد، برای بستن ته روز.

چند مرز روشن: تقویم شمسی داخلی ندارد و تاریخ را خودت می‌نویسی (ستون بررسی قالب اشتباه را می‌گیرد ولی تاریخ را تبدیل نمی‌کند)، گزارش روزانه ماه به ماه است و مانده ماه قبل را خودکار به ماه بعد منتقل نمی‌کند، مبلغ به حروف اعشار را به حساب نمی‌آورد، و خروجی گرافیکی یا PDF آماده ندارد؛ خروجی اکسل و ورد است و چاپ و PDF را از همان‌ها می‌گیری. دفترچه چاپی هم ۶۰ رسید دارد: اگر بیشتر لازم داشتی همان صفحات دوباره چاپ می‌شوند و شماره‌ها تکرار می‌شوند، مگر در فایل ورد عوضشان کنی.

رسیدساز رایگان وب‌کوک یک برگه را همان لحظه برایت چاپ می‌کند و کارش هم همین است. این محصول همان یک برگه را به دفتری تبدیل می‌کند که هر سطرش شماره دارد، جمع و مانده‌اش زنده است و آخر ماه گزارش روزانه می‌دهد.

هیچ عدد مشتق‌شده‌ای از پیش حساب و تایپ نشده. جمع‌ها، شماره‌گذاری، مبلغ به حروف، گزارش روزانه و کل فاکتور فرمول زنده‌اند، بدون یک خط ماکرو. شیت راهنما هم داخل خود فایل است و لازم نیست فایل جدا باز کنی.

معلوم است کجاها از قبل پر شده. شیت راهنما یک بخش جدا دارد به نام «چه چیزی از قبل پر شده و باید عوض شود» و هر چهار جا را نام می‌برد: مشخصات نمونه کسب‌وکار در تنظیمات، هشت سطر نمونه در دفتر رسید، خانه شماره سند در دو شیت چاپ، و اینکه فاکتور ساده خالی تحویل می‌شود.

اگر کار اصلی‌ات فروش کالا با فهرست مشتری و فهرست کالا و دفتر فاکتور است، «فاکتور اکسل» جای درست‌تری است؛ این محصول عمدا ساده‌تر و ارزان‌تر است و برای کسی ساخته شده که بیشتر پول می‌گیرد و می‌دهد و یک فاکتور یک‌صفحه‌ای ساده کافی‌اش است.

یک مرز هم صریح بماند: این فاکتور رسمی سامانه مودیان نیست، چیزی به سامانه ارسال نمی‌کند و امضای دیجیتال ندارد. همین جمله داخل خود فایل هم چاپ شده است. جای نرم‌افزار حسابداری و دفاتر قانونی را هم نمی‌گیرد و هیچ نهادی آن را تایید نکرده؛ برگه رسیدی است که خودت پر می‌کنی و دو طرف امضا می‌کنند.

۱. شیت تنظیمات را پر می‌کنی: نام و تلفن و نشانی و کد اقتصادی کسب‌وکار، پیشوند و شماره شروع رسیدها، نرخ ارزش افزوده، واحد پول، سال و ماه گزارش و متن پاورقی.

۲. هر دریافت و پرداخت را یک سطر در دفتر رسید ثبت می‌کنی. شماره سند، جمع‌ها، مانده و ستون‌های کمکی خودشان ساخته می‌شوند.

۳. برای چاپ، شماره سند را در شیت «چاپ رسید دریافت» یا «چاپ رسید پرداخت» می‌نویسی و برگه A5 با ته‌برگش از دفتر پر می‌شود.

۴. برای فروش کالا یا خدمت، شیت فاکتور ساده را پر می‌کنی؛ مبلغ به حروف و جمع‌ها خودشان می‌آیند.

۵. آخر ماه، شیت گزارش روزانه ماه انتخابی را روز به روز جمع می‌زند و مانده تجمعی را نگه می‌دارد.

۶. دفترچه چاپی را یک بار چاپ و صحافی می‌کنی تا برای بیرون از مغازه و دفتر همراهت باشد.

تاریخ‌ها را خودت به شکل 1405/05/12 و با ارقام انگلیسی می‌نویسی؛ ستون بررسی قالب اشتباه را می‌گیرد ولی تاریخ را تبدیل نمی‌کند.

بعد از خرید دقیقا دو فایل دانلود می‌کنی. هر چیز دیگری که در این صفحه اسم برده شده، یکی از شیت‌های داخل همین دو فایل است.

فایل اول: receipt-book.xlsx

یک فایل اکسل با هشت شیت راست‌به‌چپ. هر هشت شیت داخل همین یک فایل‌اند و با زبانه‌های پایین صفحه بینشان جابه‌جا می‌شوی:

فایل دوم: receipt-book-print.docx

دفترچه چاپی در حدود ۳۶ صفحه A4: جلد با جای پر کردن مشخصات کسب‌وکار، یک صفحه راهنمای کوتاه، ۶۰ رسید شماره‌دار با ته‌برگ (۳۰ دریافت از ر-۰۰۱ تا ر-۰۳۰ و ۳۰ پرداخت از پ-۰۰۱ تا پ-۰۳۰، دو تا در هر صفحه با خط برش) و ۴ برگه دفتر روزانه با هجده سطر و سطر جمع.

یک نکته که ممکن است اشتباه بخوانی

«فاکتور ساده» فایل جداگانه نیست: یکی از هشت شیت فایل اکسل است. اگر دنبال فایل فاکتور مستقل با فهرست مشتری و فهرست کالا و دفتر فروش می‌گردی، محصول درست «فاکتور اکسل» است، نه این یکی.

هر دو فایل قابل ویرایش‌اند و به قلم آزاد وزیرمتن ارجاع می‌دهند؛ هیچ فونتی داخلشان جاسازی نشده، پس مشکل لایسنس فونت نداری. اگر این قلم روی سیستمت نصب نباشد، اکسل و ورد قلم پیش‌فرض خودشان را می‌گذارند.

پشتیبانی ۷ روزه هم همراه فایل است: تا هفت روز بعد از خرید، سوالت درباره کار با فایل را جواب می‌دهیم و اگر جایی از خود فایل ایراد داشت درستش می‌کنیم.