اکسل درآمد، هزینه و بودجه

پول کسب‌وکار کوچک معمولا در سه جای مختلف گم می‌شود: در دفترچه‌ای که فقط عدد دارد و دسته ندارد، در بودجه‌ای که اول سال بسته شده و کسی دیگر سراغش نرفته، و در حساب بانکی که آخر ماه کمتر از انتظار است بدون اینکه معلوم باشد چرا.

این فایل هر سه را در یک جا می‌بندد: هر درآمد و هزینه با دسته و ماه ثبت می‌شود، برای هر دسته بودجه ماهانه بسته می‌شود، و بعد فایل خودش می‌گوید هر ماه چقدر از بودجه فاصله گرفته‌ای و موجودی نقدت به کجا رسیده است.

داخل فایل چه چیزی هست

۹ شیت راست‌به‌چپ در یک فایل xlsx، بدون ماکرو و کد VBA، با ۳۳۹۲ خانه فرمول‌دار:

• دفتر درآمد و هزینه با ۴۰۰ ردیف و ۱۰ ستون: تاریخ، ماه، کد دسته، نام دسته، نوع، شرح، مبلغ، روش پرداخت، وضعیت و یادداشت. ماه و نام دسته و نوع خودشان پر می‌شوند؛ تو تاریخ و کد و مبلغ را می‌دهی.
• دسته‌ها با ظرفیت ۴۰ دسته درآمد و هزینه. هر دسته یک کد، یک ماهیت (ثابت یا متغیر) و یک بودجه پایه ماهانه دارد. همین یک فهرست، خوراک بقیه شیت‌هاست.
• بودجه به شکل ماتریس ۴۰ دسته در ۱۲ ماه، از فروردین تا اسفند، با ستون جمع سال و میانگین ماهانه.
• عملکرد ماهانه با همان شکل، ولی پرشده از دفتر. هیچ خانه‌ای برای پر کردن ندارد.
• بودجه در برابر عملکرد در دو نما: دسته‌به‌دسته برای کل سال و ماه‌به‌ماه برای ۱۲ ماه، با ستون انحراف، درصد تحقق و وضعیت.
• جریان نقدی با ۱۲ ردیف ماه: موجودی اول ماه، دریافت و پرداخت نقدی، خالص، موجودی پایان ماه، مقایسه با سود برنامه‌ای و هشدار کف نقدینگی.
• خلاصه سال با ۱۵ عدد تصویر سال، ۶ عدد مقایسه با بودجه و ۳ کمک‌حساب: نقطه سربه‌سر ماهانه، بازگشت سرمایه و اثر تورم.
• تنظیمات با ۱۰ ردیف پارامتر و راهنما با ۸ قدم شروع و نقشه کامل شیت‌ها.

کاری که فایل به جای تو انجام می‌دهد

ماه هر ردیف از خود تاریخ ساخته می‌شود، پس جمع ماهانه دستی نداری. نام و نوع دسته از کدی که انتخاب می‌کنی می‌آید، پس یک دسته در دو ماه دو اسم مختلف نمی‌گیرد. تاریخ فقط وقتی پذیرفته می‌شود که قالبش کامل باشد، پس ردیفی با تاریخ بدشکل در ماه اشتباه نمی‌نشیند؛ آن ردیف و کدی که در فهرست نباشد و وضعیتی که جا افتاده باشد، هر سه همان‌جا رنگ هشدار می‌گیرند تا اشتباه ورود داده پشت جمع‌ها پنهان نماند.

بودجه هر ماه از بودجه پایه همان دسته ساخته می‌شود و اگر بخواهی، ماه به ماه با نرخ تورمی که خودت نوشته‌ای بالا می‌رود. نرخ تورم یک خانه ورودی در شیت تنظیمات است: عوض کردن همان یک خانه، ۴۴۰ خانه بودجه را با هم به‌روز می‌کند و هیچ‌جای فایل عدد ثابتی به جای آن ننشسته است.

ستون «وضعیت» تفاوت سود و نقد را نگه می‌دارد: ردیف «در انتظار» در عملکرد و مقایسه بودجه می‌آید و در جریان نقدی نمی‌آید. برای همین فایل می‌تواند همزمان بگوید ماه سودده بوده و موجودی حساب پایین آمده، که همان اتفاقی است که چک و مطالبات وصول‌نشده سر کسب‌وکار می‌آورند.

فایل با ۱۴ دسته نمونه و ۳۲ ردیف دفتر در سه ماه اول سال می‌آید تا قبل از پاک کردنشان ببینی فرمول‌ها از کجا به کجا وصل‌اند. ۲ ردیف از آن‌ها عمدا «در انتظار» است تا همین تفاوت را در خود فایل ببینی.

دسته‌بندی، همان چیزی است که دفترچه ندارد. ثبت درآمد و هزینه بدون دسته فقط یک ستون عدد است. اینجا هر ردیف کد دسته می‌گیرد و از همان لحظه، جمع هر دسته در هر ماه، سهمش از کل هزینه و فاصله‌اش با بودجه خودکار درمی‌آید. فهرست دسته‌ها یک بار ساخته می‌شود و ۱٬۵۲۵ فرمول در چهار شیت دیگر از همان می‌خوانند.

بودجه‌ای که با تورم می‌ماند. بودجه ثابت اول سال، وسط سال از واقعیت عقب می‌افتد. در این فایل بودجه هر دسته از ماه دوم با نرخ تورم ماهانه‌ای که خودت نوشته‌ای رشد می‌کند و هر خانه‌ای را هم که بخواهی می‌توانی دستی بنویسی. نرخ تورم پارامتر است، نه عددی که ما به جای تو حدس زده باشیم.

سود و نقد دو عدد جدا هستند. ستون وضعیت هر ردیف مشخص می‌کند پول واقعا جابجا شده یا نه. عملکرد و مقایسه بودجه همه ردیف‌ها را می‌شمارند و جریان نقدی فقط ردیف‌های «انجام‌شده» را. نتیجه‌اش این است که فایل می‌تواند نشان بدهد ماه سودده بوده و همزمان موجودی حساب پایین آمده، و بگوید کدام ردیف‌ها این فاصله را ساخته‌اند.

همان محاسبه‌ای که در ابزارهای رایگان ما هست، این بار روی کل سالت. ابزارهای رایگان محاسبه نقطه سربه‌سر و محاسبه بازگشت سرمایه وب‌کوک برای این ساخته شده‌اند که یک عدد را سریع چک کنی. این فایل همان دو محاسبه را روی داده واقعی سال خودت انجام می‌دهد: هزینه ثابت و متغیرت را از دسته‌هایی که ثبت کرده‌ای برمی‌دارد و کنارش تصویر کل سال را می‌گذارد.

• قدم اول: تنظیمات را یک بار پر کن. موجودی نقد ابتدای سال، کف نقدینگی برای هشدار، نرخ تورم ماهانه، بازه مجاز انحراف بودجه و هدف نسبت پس‌انداز. کنار هر خانه نوشته شده که آن عدد کجای فایل مصرف می‌شود.
• قدم دوم: دسته‌هایت را بساز. تا ۴۰ دسته درآمد و هزینه، هر کدام با یک کد کوتاه، ماهیت ثابت یا متغیر، و بودجه پایه ماهانه. ۱۴ دسته نمونه داخل فایل هست تا فقط اسم‌ها و عددها را با مال خودت عوض کنی.
• قدم سوم: شیت بودجه را نگاه کن. خودش از بودجه پایه هر دسته پر شده و اگر کلید تورم روشن باشد ماه به ماه رشد کرده. هر ماهی که عدد دیگری دارد، مثل فروش نوروز یا اجاره‌ای که وسط سال بالا می‌رود، عدد خودت را روی همان خانه بنویس.
• قدم چهارم: ردیف‌ها را ثبت کن. تاریخ، کد دسته از فهرست کشویی، شرح، مبلغ، روش پرداخت و وضعیت. تاریخ را به شکل 1405/01/25 و با ارقام انگلیسی بنویس، چون ستون ماه از دو رقم وسط همین متن ساخته می‌شود.
• قدم پنجم: بقیه فایل خودش کار می‌کند. عملکرد ماهانه، مقایسه با بودجه، جریان نقدی و خلاصه سال هیچ خانه ورودی ندارند و با هر ردیف جدید به‌روز می‌شوند.
• هر وقت خواستی، کمک‌حساب‌ها را ببین. نقطه سربه‌سر ماهانه از دسته‌های ثابت و متغیر خودت می‌آید، بازگشت سرمایه دو عدد از تو می‌گیرد، و کمک‌حساب تورم می‌گوید همین سبد هزینه با نرخ خودت سال بعد چقدر می‌شود.

بعد از خرید یک فایل اکسل دانلود می‌کنی. شیت‌هایی که پایین اسم برده می‌شوند همه داخل همان یک فایل‌اند و با زبانه‌های پایین صفحه بازشان می‌کنی.

• فایل اکسل cashflow-budget.xlsx: ۹ شیت راست‌به‌چپ (راهنما، تنظیمات، دسته‌ها، بودجه، دفتر درآمد و هزینه، عملکرد ماهانه، بودجه در برابر عملکرد، جریان نقدی، خلاصه سال)، بدون ماکرو و کد VBA، با ۳۳۹۲ خانه فرمول‌دار و ۶ فهرست کشویی.
• ردیف‌های نمونه داخل خود فایل: ۱۴ دسته و ۳۲ ردیف دفتر در سه ماه اول سال، که ۲ تای آن‌ها «در انتظار» است تا تفاوت عملکرد و نقد را ببینی. هر وقت خواستی پاکشان می‌کنی.
• شیت راهنما: ۸ قدم شروع، قالب درست تاریخ، معنی رنگ خانه‌ها و جدول معرفی همه شیت‌ها با ستون «چه چیزی را تو پر می‌کنی».
• پشتیبانی ۷ روزه: تا ۷ روز بعد از خرید، سوال‌های کار با فایل و رفع ایراد فایل با ماست.
• دانلود فوری: لینک بلافاصله بعد از خرید فعال می‌شود.

آنچه در این فایل نیست

• نرم‌افزار حسابداری نیست: دفتر روزنامه، تراز، اظهارنامه و صورت معاملات فصلی در آن نیست.
• مشاور مالی نیست و توصیه سرمایه‌گذاری نمی‌کند. هر عددی که می‌بینی محاسبه‌ای است روی داده خودت.
• آینده را پیش‌بینی نمی‌کند. هر جا نرخ تورم ضرب می‌شود، همان نرخی است که خودت در تنظیمات نوشته‌ای.
• به بانک، درگاه پرداخت و سامانه مودیان وصل نیست؛ ردیف‌ها را خودت وارد می‌کنی.
• تقویم شمسی ندارد: تاریخ به شکل متن ثبت می‌شود و باید با ارقام انگلیسی نوشته شود، وگرنه آن ردیف در جمع ماهانه دیده نمی‌شود.
• فاکتور صادر نمی‌کند و فهرست مشتری و کالا ندارد.
• ظرفیت‌ها ثابت‌اند: ۴۰ دسته و ۴۰۰ ردیف دفتر.
• قلم وزیرمتن فقط ارجاع داده شده و داخل فایل جاسازی نشده. اگر روی سیستمت نصب نباشد اکسل قلم خودش را می‌گذارد و چیدمان سر جایش می‌ماند.