اکسل صورت‌وضعیت پیمانکاری

صورت‌وضعیت، سندی است که کار انجام‌شده را به پول تبدیل می‌کند. حساب و کتابش سرراست است: مقدار کارکرد ضربدر بهای واحد، جمع، کسورات، خالص. اشتباه‌هایی که پول را جابجا می‌کنند از جای دیگری می‌آیند. یک ردیف که کارکرد انباشته‌اش از مقدار قرارداد جلو زده و کسی سر تایید متوجهش می‌شود. یک کسر که با کلمه‌ای غیر از کلمه قرارداد نوشته شده و در جمع کسورات نیامده، پس خالص از واقع بیشتر درآمده. یک ردیف که بهای واحدش وارد نشده و مبلغش صفر مانده.

این فایل دور همین‌ها ساخته شده. هر کدامشان یک خانه کنترل دارد که همان لحظه می‌شمردشان و تا صفر نشوند، نوار بالای شیت با یک جمله فارسی می‌گوید کجای کار ایستاده‌ای. ۹ خانه کنترل، و برگه چاپی هم تا وقتی کار تمام نشده روی خودش می‌نویسد که آماده تایید نیست.

کار با فایل

فهرست کار قرارداد را یک بار وارد می‌کنی: شرح عملیات، واحد از فهرست کشویی، بهای واحد و مقدار قرارداد، تا ۴۰ ردیف. از آن به بعد هر دوره فقط دو ستون را پر می‌کنی: کارکرد انباشته قبلی و مقدار کارکرد این دوره. کارکرد انباشته جدید، مبلغ این دوره، مبلغ انباشته، درصد پیشرفت هر ردیف و مازاد بر قرارداد خودشان درمی‌آیند.

کسورات، با نرخ‌های خودت

نردبان کسورات ۵ نوع ثابت دارد: حسن انجام کار، پیش‌پرداخت، بیمه، مالیات و سایر. برای هر ردیف کسر، نوعش را انتخاب می‌کنی، مبنایش را از سه مبنا (ناخالص این دوره، ناخالص انباشته، مبلغ اولیه قرارداد) و روشش را (درصدی یا مبلغ مقطوع). بعد نرخ یا مبلغ را از قرارداد و ابلاغیه خودت می‌نویسی و فایل مبلغ کسر، جمع کسورات و خالص قابل پرداخت را حساب می‌کند. عدد نرخ مال قرارداد توست و فایل رویش نظر نمی‌دهد؛ کاری که فایل می‌کند این است که همان عدد را درست و یک‌جا اعمال کند.

برگه‌ای که برای امضا می‌رود

شیت آخر یک صورت‌وضعیت چاپی روی A4 است: سربرگ با نام پروژه و کارفرما و پیمانکار و شماره قرارداد و دوره، ریز کارکرد این دوره، ناخالص، خط به خط کسورات، خالص قابل پرداخت، و پایینش سه کادر مهر و امضا برای پیمانکار و دستگاه نظارت و کارفرما. ردیف‌هایی که پر نشده‌اند خالی چاپ می‌شوند، نه با صفر.

کارکردی که از قرارداد جلو زده

مقدار قرارداد هر ردیف در فهرست کار نوشته شده و کارکرد انباشته هر دوره روی همان ردیف بالا می‌رود. لحظه‌ای که انباشته از مقدار قرارداد رد شود، ستون «مازاد بر قرارداد» عدد می‌گیرد، خانه کنترل بالای شیت آن ردیف را می‌شمارد و نوار وضعیت می‌گوید کدام ردیف است. حساب و کتاب آن ردیف تا آخر درست است و دقیقا برای همین از چشم می‌افتد: عدد درست است، ولی آن مقدار کار هنوز در قرارداد خریده نشده.

کسری که در جمع نیامده

نردبان کسورات پنج کلمه ثابت را جمع می‌زند. کسری که نوعش از فهرست بیرون باشد (کپی و پیست، تایپ دستی، یک کلمه اضافه) در هیچ خطی نمی‌نشیند، پس از خالص کم نمی‌شود و خالص قابل پرداخت از واقع بیشتر درمی‌آید. خانه «کسر طبقه‌بندی‌نشده» جمع ستون مبلغ کسر را با جمع پنج خط نردبان مقایسه می‌کند و همان مبلغ گم‌شده را نشان می‌دهد. ستون بررسی همان ردیف هم می‌گوید ماجرا چیست.

شمارنده جفت کنار هر کنترلی که به داده تو نگاه می‌کند

خانه‌ای که «مساوی صفر یعنی سبز» باشد، روی فایل دست‌نخورده هم سبز است و چیزی را ثابت نمی‌کند. اینجا هر کنترلی که به داده تو نگاه می‌کند یک شمارنده جفت دارد؛ تا فهرست کار و کارکرد وارد نشده، خانه‌های کنترل بی‌رنگ می‌مانند و نوار وضعیت با یک جمله فارسی می‌گوید چه چیزی مانده. تنها کنترلی که از اول سبز است، کنترل دست‌کاری فهرست‌های ثابت است، چون به فهرست‌های ثابت خود فایل نگاه می‌کند: سبز بودنش یعنی فهرست‌ها دست‌نخورده‌اند و شیت راهنما همین را می‌گوید.

نرخ‌ها مال قرارداد توست

نرخ حسن انجام کار، بازپس‌گیری پیش‌پرداخت، بیمه و مالیات هر پیمان با پیمان دیگر فرق دارد و در قرارداد و ابلاغیه خودت نوشته شده. این فایل همان عدد را از تو می‌گیرد و بدون کم و زیاد روی مبنایی که انتخاب کرده‌ای اعمال می‌کند. سه مبنا داری و می‌توانی برای هر کسر جدا انتخابشان کنی، چون در عمل حسن انجام کار و بیمه و پیش‌پرداخت روی یک مبنا نمی‌نشینند.

فهرست‌هایی که بی‌صدا عوض نمی‌شوند

جمع‌های فایل دقیقا کلمه‌ها را می‌شمارند، پس عوض کردن یک گزینه یعنی ردیفی که دیگر شمرده نمی‌شود. فهرست نوع کسر و مبنای محاسبه و روش، هر سه کنار یک ستون مرجع نشسته‌اند و یک خانه کنترل هر تفاوت را می‌گیرد و در هر دو شیت کاری اعلامش می‌کند. فهرست واحدها برعکس آزاد است و جای خالی دارد تا واحد خودت را اضافه کنی.

اگر زمان‌بندی و قرارداد هم می‌خواهی

کنترل پروژه و گانت شمسی همان کار را روی تقویم شمسی زمان‌بندی می‌کند و درصد پیشرفت فعالیت‌ها را نگه می‌دارد، و پکیج ۱۲ قرارداد عمومی قراردادهای پایه را در قالب ورد قابل ویرایش می‌دهد. آدرس هر دو داخل شیت راهنمای همین فایل هم چاپ شده.

کسری که در نردبان ننشیند، هیچ‌جا نمی‌رود

نردبان کسورات پنج کلمه ثابت را جمع می‌زند و ستون روش هم دو کلمه ثابت دارد. اگر نوع یا روش یک ردیف دقیقا از فهرست نباشد، آن ردیف در جمع کسورات نمی‌آید. دو خانه کنترل همین را می‌گیرند: «کسر طبقه‌بندی‌نشده» مبلغی را نشان می‌دهد که در نردبان نیامده، و «کسر بدون مبلغ» ردیفی را می‌شمارد که اصلا مبلغی نساخته. ستون بررسی همان ردیف هم می‌گوید کدام خانه‌اش سر جایش نیست.

خالص منفی و مبلغ منفی، هر دو گرفته می‌شوند

مقدار و مبلغ همیشه مثبت نوشته می‌شوند و جهتشان را نوع ردیف تعیین می‌کند. خانه «مقدار یا مبلغ منفی» ستون‌های ورودی و خود ستون مبلغ کسر را با هم می‌شمارد، پس هر مسیری که یک خط نردبان را وارونه کند (نرخ منفی، مبلغ قرارداد منفی، کسر قبلی بزرگ‌تر از کسر این دوره) همان‌جا دیده می‌شود. یک خانه دیگر هم جمع کسورات را با ناخالص می‌سنجد: اگر یک صفر اضافه در نرخ، کسورات را از ناخالص بزرگ‌تر کند، خالص منفی می‌شود و فایل اجازه نمی‌دهد آن برگه آماده تایید اعلام شود.

کسر روی انباشته، بدون اینکه دو بار گرفته شود

کسری که روی «ناخالص کارکرد انباشته» یا «مبلغ اولیه قرارداد» بنشیند، کسر «تا این دوره» است. ستون «کسر گرفته‌شده تا دوره قبل» همان چیزی است که آن را به سهم همین دوره برمی‌گرداند، دقیقا مثل ستون «کارکرد انباشته قبلی» در شیت کارکرد. اگر دوره‌های قبل کارکرد داشته باشند و این ستون خالی بماند، فایل می‌پرسد و تا جواب نگیرد صورت‌وضعیت را آماده اعلام نمی‌کند.

• قدم اول: تنظیمات را یک بار پر کن. نام پروژه، کارفرما، پیمانکار، شماره قرارداد، مبلغ اولیه قرارداد، شماره صورت‌وضعیت و تاریخ دوره. سربرگ برگه چاپی از همین‌جا پر می‌شود. فهرست واحدها هم همین‌جاست و جای خالی دارد.
• قدم دوم: فهرست کار قرارداد را وارد کن. هر ردیف با شرح عملیات، واحد، بهای واحد و مقدار قرارداد. مبلغ هر ردیف و جمع کل خودشان درمی‌آیند و اختلافشان با مبلغ اولیه قرارداد هم نشان داده می‌شود.
• قدم سوم: کارکرد این دوره را بنویس. جلوی هر ردیف، کارکرد انباشته قبلی از صورت‌وضعیت دوره قبل و مقدار کارکرد این دوره. انباشته جدید، مبلغ دوره، مبلغ انباشته، درصد پیشرفت و مازاد بر قرارداد خودکار حساب می‌شوند.
• قدم چهارم: کسورات را ردیف کن. نوع کسر از فهرست، مبنا، روش، و بعد نرخ یا مبلغ مقطوع از قرارداد خودت. اگر مبنا انباشته است، «کسر گرفته‌شده تا دوره قبل» را هم بنویس تا همان کسر دو بار گرفته نشود. نردبان، جمع کسورات و خالص قابل پرداخت را می‌سازد.
• قدم پنجم: نوار بالای شیت را نگاه کن. ناخالص این دوره، ناخالص انباشته، جمع کسورات، خالص قابل پرداخت و پنج خانه کنترل همین شیت. یک جمله فارسی زیرشان می‌گوید صورت‌وضعیت آماده است یا چه چیزی مانده. هر ۹ خانه کنترل با مقدار همان لحظه‌شان در جدول شیت راهنما کنار هم‌اند.
• قدم ششم: برگه A4 را چاپ کن و برای مهر و امضای پیمانکار و دستگاه نظارت و کارفرما بفرست.
• مبلغ و مقدار و نرخ و تاریخ را با ارقام انگلیسی بنویس (تاریخ به شکل 1405/05/20)، چون فرمول‌های خود فایل این ستون‌ها را می‌خوانند. بقیه ارقام فایل فارسی‌اند و همین قاعده در شیت تنظیمات و راهنما نوشته شده.

بعد از خرید یک فایل اکسل دانلود می‌کنی: contractor-statement.xlsx. شیت‌هایی که پایین اسم برده می‌شوند فایل جدا نیستند؛ همه داخل همین یک فایل‌اند و با زبانه‌های پایین صفحه بازشان می‌کنی.

۷ شیت راست‌به‌چپ

• راهنما: ترتیب کار در پنج قدم، جدول زنده خانه‌های کنترل با مقدار همان لحظه‌شان، قاعده ارقام و آدرس دو فایل خواهر
• تنظیمات: نام پروژه، کارفرما، پیمانکار، شماره قرارداد، مبلغ اولیه قرارداد، شماره صورت‌وضعیت، تاریخ دوره و فهرست واحدها
• فهرست کار: ۴۰ ردیف قرارداد در ۷ ستون، با جمع مبلغ قرارداد و ستون بررسی
• صورت‌وضعیت دوره: ۴۰ ردیف در ۱۳ ستون، دو ستون ورودی و بقیه خودکار، با نوار خلاصه یازده‌خانه‌ای و نوار وضعیت
• کسورات: نردبان ناخالص تا خالص، ۱۲ ردیف کسر در ۱۰ ستون با ۵ نوع ثابت و ۳ مبنا و ۲ روش
• صورت‌وضعیت چاپی: یک برگ A4 عمودی با سربرگ قرارداد، ریز کارکرد، کسورات، خالص قابل پرداخت و سه کادر مهر و امضا، به‌علاوه خطی که تا پاک نشدن همه کنترل‌ها می‌گوید این برگه آماده تایید نیست
• جدول‌های کمکی: فهرست‌های ثابت فایل کنار ستون مرجعشان و خانه کنترل دست‌کاری

همه خانه‌های ورودی خالی تحویل داده می‌شوند تا فایل از همان اول مال پروژه خودت باشد.

پشتیبانی ۷ روزه: تا هفت روز بعد از خرید، سوال‌های کار با فایل و رفع ایراد فایل با ماست.