اکسل دفترداری و تراز

دفترچه دخل و خرج یک سوال را هیچ‌وقت جواب نمی‌دهد: آخر دوره چقدر دارایی داری، چقدر بدهکاری، و سود واقعی‌ات چقدر بوده. برای همین کسب‌وکارهای کوچک آخر سال به یک عدد حدسی می‌رسند و بعد باید همه چیز را از روی فاکتورها و پیامک‌های بانک بازسازی کنند.

این فایل همان یادداشت روزانه را به سند دوطرفه تبدیل می‌کند. هر رویداد مالی را یک بار در دفتر روزنامه می‌نویسی و از همان‌جا دفتر کل هر حساب، تراز آزمایشی و صورت‌های مالی خودشان ساخته می‌شوند.

داخل فایل چه چیزی هست

هفت شیت راست‌به‌چپ در یک فایل xlsx، بدون ماکرو و کد VBA:

• کدینگ حساب‌ها با ظرفیت ۱۲۰ ردیف و ۴۶ حساب آماده در هفت گروه: دارایی، بدهی، سرمایه، درآمد، بهای تمام‌شده، هزینه‌های عملیاتی و سایر. کد چهار رقمی است و رقم اولش گروه حساب را تعیین می‌کند.
• دفتر روزنامه با ظرفیت ۴۰۰ ردیف. هر سند چند ردیف می‌گیرد، کد حساب را از فهرست کشویی انتخاب می‌کنی و نام حساب خودش می‌آید.
• دفتر کل هر حساب: کد را انتخاب می‌کنی و ۸۰ ردیف گردش همان حساب با مانده تجمعی می‌آید، از مانده اول دوره تا مانده پایان دوره.
• تراز آزمایشی شش‌ستونی برای همه حساب‌ها: مانده اول دوره، گردش دوره و مانده پایان دوره، هر کدام در دو ستون بدهکار و بستانکار، با سطر جمع کل و سه ردیف کنترل جدا.
• صورت‌های مالی روی یک برگ A4: صورت سود و زیان با فهرست اقلام به نام خود حساب، و ترازنامه ساده با ردیف کنترل توازن.
• تنظیمات با نام کسب‌وکار، سال مالی، تاریخ شروع و پایان دوره، واحد پول، نرخ مالیات برآوردی و جدول گروه‌های کدینگ.
• راهنما با هفت قدم شروع، توضیح قاعده ثبت دوطرفه، معنی رنگ خانه‌ها و نقشه شیت‌ها.

کارهایی که فایل به جای تو انجام می‌دهد

هیچ عددی بعد از دفتر روزنامه دوباره تایپ نمی‌شود. گردش هر حساب در سه جا با فرمول از ستون کد حساب دفتر روزنامه جمع زده می‌شود، مانده پایان دوره از مانده اول دوره به‌علاوه گردش ساخته می‌شود، و صورت‌های مالی از ستون‌های تراز آزمایشی می‌خوانند. نتیجه این است که تراز نمی‌تواند روی یک دفتر نامتوازن، تراز نشان بدهد.

فایل ۴٬۸۷۷ خانه فرمول‌دار دارد و ده کنترل داخلی: توازن مانده اول دوره، کد تکراری در کدینگ، اخطار ردیف ناقص با شش پیام مشخص، توازن هر سند، شمارنده ردیف‌های مشکل‌دار، سه کنترل تراز آزمایشی، مقابله جمع دفتر روزنامه با گردش تراز، کنترل ترازنامه، کنترل پوشش صورت‌ها و هشدار ظرفیت دفتر کل. هر کدام سبز و قرمز می‌شود و ردیف مشکل‌دار همان‌جا رنگ می‌گیرد.

فایل با یک ماه نمونه می‌آید: هفت سند در بیست ردیف و مانده اول دوره هشت حساب، همه با برچسب «(نمونه)»، تا قبل از پاک کردنشان ببینی فرمول‌ها از کجا به کجا وصل‌اند.

تراز از دفتر ساخته می‌شود، نه از عدد دستی. این تفاوت اصلی با قالب‌های رایگانی است که ستون بدهکار و بستانکارشان را خودت پر می‌کنی: آن‌جا تراز همیشه تراز است، چون خودت ترازش کرده‌ای. اینجا گردش هر حساب با فرمول از دفتر روزنامه جمع زده می‌شود، پس اگر یک سند تراز نباشد، همان اختلاف تا پایین تراز آزمایشی می‌آید و ردیف‌های کنترل می‌گویند از کجا آمده.

کدینگ ایرانی، آماده. ۴۶ حساب در هفت گروه با کد چهار رقمی، شامل چیزهایی که قالب‌های ترجمه‌شده ندارند: موجودی نزد درگاه پرداخت، ارزش افزوده خرید و فروش جدا، بیمه پرداختنی، مالیات حقوق پرداختنی، اسناد دریافتنی و پرداختنی برای چک. حساب کم داشتی، در ۷۴ ردیف خالی باقی‌مانده اضافه‌اش می‌کنی و گروه و طبقه‌اش خودکار تعیین می‌شود.

اگر یک عدد می‌خواهی، نه یک دفتر. ابزارهای رایگان محاسبه مالیات و محاسبه ارزش افزوده وب‌کوک همان‌جا و بدون ثبت‌نام جواب می‌دهند. این فایل وقتی می‌ارزد که بخواهی گردش کل دوره را نگه داری و آخرش تراز و صورت مالی بگیری.

فایل جلوی اشتباه ورود داده را می‌گیرد. کد حسابی که در کدینگ نباشد سر ورود رد می‌شود، ردیفی که هم بدهکار و هم بستانکار داشته باشد یا مبلغ و شماره سند نداشته باشد پیام مخصوص خودش را می‌گیرد و رنگی می‌شود، و بالای شیت دو شمارنده می‌گوید روی هم چند ردیف مشکل دارد.

اگر باز هم چیزی از قلم بیفتد، فایل می‌گوید کجا. ده کنترل داخلی دارد و هر کدام یک راه مشخص خراب شدن را می‌بندد: سندی که تراز نشده، مانده اول دوره‌ای که با خودش نمی‌خواند، مبلغی که روی کد تعریف‌نشده ثبت شده و به تراز نرسیده، حسابی که کدش بیرون از بازه گروه‌هاست و در صورت‌ها نمی‌آید، و کد حسابی که دوبار تعریف شده و گردشش دوبار شمرده می‌شود. هر کدام سبز و قرمز می‌شود و می‌گوید کدام شیت را باید ببینی.

عددهای فایل قبل از تحویل چک شده‌اند. هر محاسبه فایل یک بار جدا هم حساب شد و با چیزی که خود فایل نشان می‌دهد مقایسه شد: جمع بدهکار و بستانکار دفتر، توازن هر هفت سند نمونه، سه سطح تراز آزمایشی، مانده تجمعی ردیف‌به‌ردیف دفتر کل و چهارده ردیف صورت‌های مالی. فایل هم در حالت پر و هم وقتی همه ردیف‌های نمونه پاک شده باشند آزموده شد و در هیچ خانه‌ای خطای فرمول نداد. سه حالتی هم که می‌شد پول از تراز بیفتد عمدا ساخته شد تا مطمئن شویم فایل صدا می‌دهد.

• قدم اول: تنظیمات را یک بار پر کن. نام کسب‌وکار، سال مالی، تاریخ شروع و پایان دوره، واحد پول و نرخ مالیات برآوردی. همین‌ها روی سربرگ صورت‌های مالی و دفترها می‌نشینند.
• قدم دوم: کدینگ را با کار خودت تطبیق بده. ۴۶ حساب آماده است؛ حساب اضافه را در ردیف‌های خالی می‌نویسی و حسابی که به کارت نمی‌آید را رها می‌کنی. گروه و طبقه صورت مالی هر حساب از رقم اول کدش می‌آید.
• قدم سوم: مانده اول دوره را وارد کن. برای حساب‌هایی که در روز اول دوره مانده دارند. نوار بالای شیت همان‌جا می‌گوید جمع بدهکار و بستانکارت با هم می‌خواند یا نه.
• قدم چهارم: سندها را بنویس. هر سند یک شماره دارد و چند ردیف. برای هر ردیف کد حساب را از فهرست انتخاب می‌کنی، شرح و تاریخ می‌نویسی و یا ستون بدهکار را پر می‌کنی یا بستانکار. ستون توازن سند همان لحظه جواب می‌دهد.
• قدم پنجم: دفتر کل را ببین. کد حساب را انتخاب می‌کنی و گردش همان حساب با مانده تجمعی می‌آید. برای پیدا کردن یک رقم جامانده یا بستن حساب یک مشتری همین کافی است.
• قدم ششم: تراز و صورت‌ها را چاپ کن. این دو شیت هیچ خانه ورودی ندارند و محدوده چاپشان روی A4 از قبل بسته شده است.
• تاریخ را با ارقام فارسی بنویس، مثل ۱۴۰۵/۰۱/۰۵، همان‌طور که در ردیف‌های نمونه آمده. اکسل تقویم شمسی ندارد و ستون تاریخ این فایل عمدا متنی است؛ همین یادآوری روی خود خانه‌های تاریخ هم به شکل پیام راهنما می‌آید.

بعد از خرید یک فایل اکسل دانلود می‌کنی. «کدینگ حساب‌ها»، «دفتر روزنامه»، «دفتر کل»، «تراز آزمایشی» و «صورت‌های مالی» فایل جدا نیستند: هر کدام یکی از شیت‌های همان فایل‌اند و با زبانه‌های پایین صفحه بازشان می‌کنی.

• فایل اکسل accounting-ledger.xlsx: هفت شیت راست‌به‌چپ، ۴٬۸۷۷ خانه فرمول‌دار، بدون ماکرو و کد VBA، با محدوده چاپ آماده A4 و سه فهرست کشویی.
• کدینگ آماده: ۴۶ حساب در هفت گروه، با ظرفیت ۱۲۰ ردیف.
• ظرفیت‌ها: ۴۰۰ ردیف سند در دفتر روزنامه و ۸۰ ردیف در نمای دفتر کل هر حساب.
• ردیف‌های نمونه داخل خود فایل: نام کسب‌وکار نمونه، هفت سند در بیست ردیف و مانده اول دوره هشت حساب، همه با برچسب «(نمونه)» و قابل پاک کردن.
• پشتیبانی ۷ روزه: تا هفت روز بعد از خرید، سوال‌های کار با فایل و رفع ایراد فایل با ماست.
• دانلود فوری: لینک بلافاصله بعد از خرید فعال می‌شود.

آنچه در این فایل نیست

• نرم‌افزار حسابداری نیست و جای دفاتر قانونی و پلمب‌شده را نمی‌گیرد. یک کاربرگ دفترداری برای دید خود کسب‌وکار است.
• تاییدیه سازمان امور مالیاتی یا هیچ نهاد دیگری ندارد و جای مشاور مالیاتی را نمی‌گیرد.
• به سامانه مودیان وصل نیست و صورتحساب الکترونیکی تولید نمی‌کند.
• عدد مالیات در صورت سود و زیان یک برآورد داخلی با نرخی است که خودت در تنظیمات گذاشته‌ای، نه محاسبه اظهارنامه. این سند در دفتر روزنامه ثبت نمی‌شود، برای همین ترازنامه سود قبل از مالیات را نشان می‌دهد.
• بستن حساب‌های موقت و سند اختتامیه آخر دوره با خودت است؛ فایل سود دوره را جدا نشان می‌دهد و به سود انباشته نمی‌بندد.
• ظرفیت‌ها ثابت‌اند: ۴۰۰ ردیف سند، ۱۲۰ حساب و ۸۰ ردیف در نمای دفتر کل. حسابی که بیش از ۸۰ ردیف داشته باشد مانده‌اش درست حساب می‌شود ولی جدول فقط ۸۰ ردیف اول را نشان می‌دهد و خودش همین را می‌گوید.
• اکسل تقویم شمسی ندارد. ستون تاریخ متنی است و فایل روی تاریخ‌ها جمع دوره‌ای نمی‌زند؛ تراز و صورت‌ها روی همه ردیف‌های ثبت‌شده حساب می‌شوند.