پکیج ۳۲ چک‌لیست کسب‌وکار

چک‌لیست‌های وب‌کوک را روی سایت می‌خوانی و همان‌جا تمام می‌شود. لحظه‌ای که یک تیم واقعی می‌خواهد یکی از آن‌ها را اجرا کند، سه سوال تازه پیدا می‌شود: هر قدم با کیست، کی بسته شد، و چقدر از کار مانده. این بسته نسخه کاری همان چک‌لیست‌هاست.

۴۶۷ قدم از ۳۲ چک‌لیست منتشرشده سایت عینا داخل فایل نشسته‌اند، بدون یک کلمه ویرایش و بدون جابجایی ترتیب. هر چک‌لیست شیت خودش را دارد و نام شیت هم دقیقا همان عنوانی است که روی سایت می‌بینی. کنار متن هر قدم چهار ستون کاری هست: وضعیت از فهرست کشویی، مسئول از فهرست تیم خودت، تاریخ، و یادداشت. ستون پنجم «بررسی» است که ایراد همان ردیف را به زبان ساده می‌گوید.

شش دسته و ۳۲ موضوع

کسب‌وکار: بیزنس پلن، ثبت شرکت، راه‌اندازی استارتاپ، راه‌اندازی فرنچایز، آمادگی جذب سرمایه.

رویدادها: کنفرانس، نمایشگاه، افتتاحیه، لانچ محصول، وبینار.

مالی: بستن ماه، بودجه‌بندی، سلامت مالی، آماده‌سازی حسابرسی، اظهارنامه مالیاتی.

منابع انسانی: استخدام، آنبوردینگ کارمند جدید، خروج کارمند، ارزیابی عملکرد، دورکاری، تیم‌بیلدینگ.

بازاریابی: کمپین تبلیغاتی، استراتژی محتوا، ریبرندینگ، سئو، شبکه‌های اجتماعی، لانچ سایت.

عملیات: باز کردن فروشگاه، بستن فروشگاه، انبارگردانی، کنترل کیفیت، ایمنی.

شیت فهرست و شیت داشبورد

شیت «فهرست» هر ۳۲ چک‌لیست را در یک صفحه می‌گذارد: دسته، تعداد قدم منتشرشده، تعداد قدم داخل جدول، انجام شده، درصد پیشرفت، و سه خانه‌ای که ایرادهای همان چک‌لیست را می‌شمارند. روی نام هر کدام کلیک کنی، شیت خودش باز می‌شود.

شیت «داشبورد» همین‌ها را سرجمع می‌کند و درصد پیشرفت کل فایل و هر شش دسته را جدا نشان می‌دهد. هر عددش از شیت فهرست می‌آید و شیت فهرست از خود چک‌لیست‌ها، پس هیچ عددی دو بار وارد نمی‌شود.

۴ خانه کنترل که کل فایل را می‌بینند

خانه کنترل یک خانه است که یک اشتباه مشخص را می‌شمارد. این فایل چهار تا دارد: «قدم بدون وضعیت» برای ردیفی که وضعیتش خالی است یا با کپی و پیست کلمه‌ای بیرون از فهرست گرفته، «ردیف بی‌قدم» برای ردیفی که مسئول و تاریخ دارد و متن قدمش خالی است، «انجام شده بدون تاریخ» برای قدمی که بسته شده و تاریخش نوشته نشده، و «چک‌لیست کوتاه‌شده» برای چک‌لیستی که یکی از قدم‌های منتشرشده‌اش پاک شده.

هر چهار تا کنار شمارنده جفتشان می‌نشینند و تا وارد کردن داده بی‌رنگ می‌مانند. ۴۶۷ قدمی که فایل با آن‌ها تحویل می‌شود در آن شمارنده نمی‌آیند، پس روی فایل دست‌نخورده هیچ خانه‌ای رنگ نمی‌گیرد.

اگر دنبال چک لیست کسب و کار pdf هستی

شیت «نسخه چاپی» روی یک برگ A4 عمودی تنظیم شده و همان چک‌لیستی را چاپ می‌کند که از کشویی بالای همان شیت انتخاب کنی. مستقیم چاپش می‌کنی، یا با «ذخیره به شکل PDF» خود اکسل از همان برگ خروجی می‌گیری. مزیت نسخه زنده این است که فهرست داخل اکسل هم می‌ماند: قدم خودت را اضافه می‌کنی و همان لحظه در برگه چاپی هم می‌آید.

یک فایل برای همه ۳۲ موضوع، با یک ساختار

هر ۳۲ چک‌لیست سایت داخل همین یک فایل است. ۴۶۷ قدم در ۶ دسته، از بیزنس پلن و ثبت شرکت تا انبارگردانی و ایمنی و اظهارنامه. لازم نیست برای موضوع بعدی دنبال فایل بعدی بگردی و لازم هم نیست دو جور جدول یاد بگیری: ساختار هر ۳۲ شیت یکی است، پس کسی که یک چک‌لیست را بلد شد، هر ۳۲ تا را بلد است.

شیت فهرست و شیت داشبورد وضعیت کل کار را یک جا نگه می‌دارند. فهرست هر ۳۲ چک‌لیست را با درصد پیشرفتشان کنار هم می‌گذارد و داشبورد سرجمع فایل و شش دسته را می‌سازد. هر عددشان از خود جدول‌ها خوانده می‌شود، پس چیزی برای به‌روز کردن دستی وجود ندارد.

درصد پیشرفت وقتی نشان داده می‌شود که قابل اتکا باشد. ساده‌ترین راه ساختن یک نوار پیشرفت این است که «انجام شده» را بر کل تقسیم کنی، و همان راه چند جور غلط از آب درمی‌آید: ردیفی با وضعیت خالی در هیچ سطلی نمی‌افتد، و وضعیتی که روی ردیف بی‌متن مانده صورت کسر را از مخرجش بزرگ‌تر می‌کند. این فایل قبل از چاپ عدد این حالت‌ها را چک می‌کند و تا وقتی درصد قابل اتکا نیست جای عدد را خالی می‌گذارد و در یک جمله می‌گوید چرا. همین گیت روی هر چهار جایی که این فایل درصد نشان می‌دهد یکسان است: شیت خود چک‌لیست، ردیف شیت فهرست، جدول شش دسته و درصد کل فایل. حالت چهارم هم همین‌جاست: اگر ردیفی از قدم‌های منتشرشده پاک شود، درصد آن چک‌لیست و دسته‌اش و کل فایل خالی می‌ماند، چون مخرج کوچک شده و عدد به دروغ بالا می‌رفت.

خانه‌های کنترل تا وارد کردن داده بی‌رنگ می‌مانند. خانه‌ای که «مساوی صفر یعنی سبز» باشد، روی فایل دست‌نخورده هم سبز است و چیزی را ثابت نمی‌کند. هر ۴ کنترل این فایل شمارنده جفت دارند: سه‌تایشان می‌شمارند روی چند چک‌لیست واقعا کار شده، و «انجام شده بدون تاریخ» شمار قدم‌های انجام‌شده را می‌خواند، چون تا هیچ قدمی بسته نشده آن خانه درباره هیچ چیز حرف نمی‌زند. ۴۶۷ قدمی که فایل با آن‌ها تحویل می‌شود در هیچ‌کدام از این دو شمارش نمی‌آیند.

اگر ردیفی از یک چک‌لیست پاک شود، فایل می‌گوید. ستون «قدم منتشرشده» در شیت فهرست عددی ثابت است و ستون «قدم در جدول» زنده. قدمی که خودت اضافه کنی دومی را بالا می‌برد و چیزی هم صدا نمی‌دهد؛ ردیفی که پاک شود دومی را از اولی کمتر می‌کند و خانه «چک‌لیست کوتاه‌شده» همان‌جا اعلامش می‌کند.

یک برگه چاپی داری، نه ۳۲ تا. چک‌لیستی را که می‌خواهی از کشویی انتخاب می‌کنی و همان یکی روی یک برگ A4 عمودی می‌نشیند، با ستون تیک و تاریخ و امضا. اگر نامی بنویسی که جزو این ۳۲ تا نیست، همان بالای برگه و داخل ناحیه چاپ می‌گوید چرا قدمی برای چاپ پیدا نشد، پس قبل از رفتن سراغ چاپگر می‌بینی‌اش.

متن قدم‌ها همان چیزی است که سایت منتشر کرده. چک‌لیست سئو، چک‌لیست ایمنی و بقیه را همین حالا می‌توانی ببینی. چیزی که این فایل اضافه می‌کند، تبدیل همان قدم‌ها به کاری است که وضعیت و مسئول و تاریخ و درصد پیشرفت دارد.

سه بسته تک‌موضوعی هم داریم که کاربرگ اختصاصی دارند. چک‌لیست روزانه فروشگاه کنار دو چک‌لیست فروشگاه، شیت شمارش صندوق و دفترچه ماهانه دارد. بسته ایمنی و کنترل کیفیت فرم‌های بازرسی و ثبت مورد دارد. بسته رویداد و نمایشگاه شیت سرنخ و بودجه رویداد دارد. آن‌ها یک موضوع را عمیق می‌برند و این بسته هر ۳۲ موضوع را در یک فایل جمع می‌کند؛ هیچ‌کدام جایگزین آن یکی نیست.

یک بار می‌خری و مال خودت است. فایل روی کامپیوتر خودت باز می‌شود، اطلاعات تیمت روی هیچ سروری نمی‌رود، و برای پروژه بعدی یک کپی از همین فایل برمی‌داری. اشتراک ماهانه ندارد و همان اکسلی است که از قبل بلدی.

• قدم اول: شیت تنظیمات را پر کن. نام کسب‌وکار، و فهرست مسئول با ۱۰ خانه که ۴ تایش پر است. هر اسمی که در خانه‌های زرد بنویسی، همان لحظه در کشویی ستون مسئول هر ۳۲ شیت می‌آید.
• قدم دوم: شیت فهرست را باز کن و روی چک‌لیستی که امروز لازم داری کلیک کن. شیت خودش باز می‌شود.
• قدم سوم: در شیت همان چک‌لیست، وضعیت هر قدم را از کشویی جلو ببر و مسئول و تاریخ و یادداشتش را بنویس. ستون بررسی همان ردیف می‌گوید اگر چیزی کم است.
• قدم چهارم: قدم خودت را در ردیف‌های خالی پایین همان جدول اضافه کن. شیت فهرست، شیت داشبورد و برگه چاپی خودشان می‌بینندش.
• قدم پنجم: شیت داشبورد را نگاه کن. درصد پیشرفت کل، شش دسته، و چهار خانه کنترل همه یک جا هستند.
• قدم ششم: در شیت نسخه چاپی یک چک‌لیست انتخاب کن و برگه A4 را چاپ کن، یا با «ذخیره به شکل PDF» خود اکسل از همان برگ خروجی بگیر.
• ستون تاریخ متن آزاد است و هیچ فرمولی محتوایش را حساب نمی‌کند؛ فرمول‌ها فقط می‌بینند این خانه پر است یا خالی. بقیه ارقام فایل هم فارسی‌اند.

بعد از خرید یک فایل اکسل دانلود می‌کنی: checklists-master-pack.xlsx. شیت‌هایی که پایین اسم برده می‌شوند فایل جدا نیستند؛ همه داخل همین یک فایل‌اند و با زبانه‌های پایین صفحه بازشان می‌کنی.

۳۸ شیت راست‌به‌چپ

• راهنما: ترتیب کار در شش قدم، جدول زنده خانه‌های کنترل با مقدار همان لحظه‌شان، قاعده ارقام، و آدرس سه بسته تک‌موضوعی
• تنظیمات: نام کسب‌وکار و فهرست مسئول با ۱۰ خانه (۴ پرشده، ۶ خالی)
• فهرست: یک ردیف برای هر چک‌لیست با دسته، قدم منتشرشده، قدم در جدول، انجام شده، درصد پیشرفت و سه خانه ایراد، هر ردیف لینک به شیت خودش
• داشبورد: سرجمع کل فایل، جدول شش دسته، و ۴ خانه کنترل
• ۳۲ شیت چک‌لیست: هر کدام با نام همان چک‌لیست سایت، ظرفیت ۲۴ ردیف، نوار خلاصه، ستون بررسی، فیلتر و فریز پنل
• نسخه چاپی: یک برگ A4 عمودی که چک‌لیست انتخابی‌ات را چاپ می‌کند، با ستون تیک و تاریخ و امضا
• جدول‌های کمکی: فهرست وضعیت قدم و فهرست ۳۲ چک‌لیست، هر کدام کنار متن مرجعشان

۴۶۷ قدم این فایل عینا همان چیزی است که در ۳۲ چک‌لیست وب‌کوک منتشر شده و متنشان دست نخورده. بقیه خانه‌های ورودی خالی تحویل داده می‌شوند تا فایل از همان اول مال تو باشد.

پشتیبانی ۷ روزه: تا هفت روز بعد از خرید، سوال‌های کار با فایل و رفع ایراد فایل با ماست.