چکلیست کنفرانس
برگزاری کنفرانس و همایش
برگزاری کنفرانس یا همایش برای یک تیم کوچک بیشتر از آنکه کار محتوایی باشد، کار هماهنگی است. موضوع و سخنران از قبل در ذهن هست؛ چیزی که کار را زمین میزند جزئیات است: سالنی که تاریخش با یک رویداد دیگر تداخل دارد، پروژکتوری که ساعت هشت صبح روشن نمیشود، یا صفی که پشت میز ثبتنام تشکیل میشود چون بجها به ترتیب حروف الفبا چیده نشدهاند.
جزئیات همان چیزی است که بیست مورد این فهرست را ساخته. تم، مکان و تاریخ پیشنیاز بقیهاند، چون دعوت سخنران و طراحی برنامه زمانبندی و چاپ مواد تبلیغاتی همه به آنها وابستهاند. اجرای رویداد، جمعآوری بازخورد و گزارش نهایی هم خود روز رویداد و بعد از آناند.
چکلیست کنفرانس
اول تم و مکان و تاریخ را قفل کن، چون دعوت سخنران و طراحی برنامه بدون آنها فقط حرف است. بعد فهرست را به دو ستون تقسیم کن: کارهایی که پول و قرارداد لازم دارند (سالن، کترینگ، تجهیزات صوتی و تصویری، عکاسی، چاپ) و کارهایی که فقط وقت لازم دارند (برنامه زمانبندی، هماهنگی نتورکینگ، آمادهسازی گواهی). ستون اول را زودتر ببند چون تاریخهای آزادشان محدود است. «تنظیم امور اسپانسرها» را هم قبل از رفتن به چاپ تیک بزن، وگرنه مواد تبلیغاتی دوباره چاپ میشود.
سوالات متداول
چقدر زودتر باید شروع کنم؟
به سالن و فصل بستگی دارد و عدد ثابتی ندارد. کاری که همیشه درست است این است که اول تاریخ و مکان را نهایی کنی و بعد از روی آن به عقب برنامهریزی کنی. موقع انتخاب تاریخ، تعطیلات رسمی، مناسبتهای مذهبی و فصل امتحانات را چک کن؛ اینها بیشترین اثر را روی تعداد شرکتکننده دارند.
برای ثبتنام حتما به سیستم نیاز دارم یا فرم ساده کافی است؟
هر چیزی که اسم، شماره تماس، سمت و وضعیت پرداخت را در یک جای مرتب نگه دارد کار میکند. اهمیتش برای روز رویداد است: بج شناسایی، گواهی شرکت و حتی تعداد پرس غذا همه از همان فهرست در میآیند. اگر اطلاعات در چند فایل و چند پیامرسان پخش باشد، شب قبل از رویداد گرفتار میشوی.
بج و گواهی شرکت واقعا لازماند؟
بج کار نتورکینگ را ساده میکند؛ وقتی اسم و نام شرکت روی سینه باشد، آدمها راحتتر سر صحبت را باز میکنند و همین یکی از دلیلهای اصلی آمدن مخاطب است. گواهی برای مخاطب آموزشی و سازمانی ارزش دارد و گاهی همان چیزی است که مجوز شرکت در رویداد را از مدیرشان میگیرد.
اسپانسرها را چه زمانی وارد کار کنم؟
قبل از طراحی و چاپ مواد تبلیغاتی. تعهدهای اسپانسر معمولا شامل جای لوگو روی بنر، برنامه چاپی و کیف کنفرانس است؛ اگر بعد از چاپ اضافه شوند یا هزینه دوباره میدهی یا زیر قولت میمانی. جمعبندی این تعهدها را هم مکتوب کن تا روز رویداد اختلافی پیش نیاید.