چکلیست آمادهسازی حسابرسی
آمادهسازی برای حسابرسی سالانه
حسابرسی خودش کار سنگینی نیست؛ چیزی که سنگینش میکند دنبال مدرک گشتن است. حسابرس فاکتور یک خرید شش ماه پیش را میخواهد و سه نفر یک روز کامل صرف پیدا کردنش میکنند.
حسابرس بستهای میخواهد که از قبل چیده شده باشد: صورتهای مالی نهایی، دفاتر قانونی، تطبیق حسابهای بانکی، فاکتورها و قراردادها، لیست داراییها و مدارک حقوق. سه موردی هم که کمتر جدی گرفته میشوند (تعیین نماینده شرکت، تهیه لیست سوالات احتمالی، هماهنگی زمانبندی با حسابرس) همانهایی هستند که بیشترین اثر را روی کوتاه شدن کار دارند.
چکلیست آمادهسازی حسابرسی
چند هفته زودتر شروع کن و موردها را بین آدمها تقسیم کن: مدارک حقوق دست کسی که لیست بیمه را میفرستد، فاکتورها دست حسابداری، قراردادها دست کس دیگر. اول سراغ کارهایی برو که به بیرون وابستهاند، مثل گرفتن صورتحساب و تاییدیه از بانک. هر مورد که تمام شد، فایل یا زونکنش را با نام مشخص همانجا کنار بگذار تا روز حسابرسی فقط تحویل بدهی.
سوالات متداول
چقدر زودتر آمادهسازی را شروع کنم؟
به اندازهای که تطبیق حسابهای بانکی و جمع کردن مدارک از واحدهای مختلف تمام شود، که تقریبا همیشه از چند روز بیشتر طول میکشد. عملیترین کار این است که تاریخ حسابرسی را با حسابرس هماهنگ کنی و از همان تاریخ به عقب برگردی و برای هر مورد فهرست یک مهلت بگذاری.
دفاتر قانونی را چه کسی باید تنظیم کند؟
معمولا حسابدار یا موسسهای که کار مالی شرکت را انجام میدهد، بر اساس اسناد همان سال. کاری که از سمت تو اهمیت دارد این است که اسناد پشتیبان کامل و در دسترس باشند؛ فاکتورها، قراردادها و مدارک حقوق. دفتری که سند پشتیبان ندارد، همان جایی است که در حسابرسی سوال ایجاد میکند.
بین حساب بانکی و دفاتر اختلاف دارم، چه کنم؟
قبل از حسابرسی خودت پیدایش کن. علتهای رایج مشخصاند: چکهایی که هنوز وصول نشده، کارمزد و سود بانکی ثبتنشده، انتقال بین حسابهای خود شرکت که دو بار خورده، و جابهجاییهای شخصی. هر قلم را با سندش تطبیق بده و آنچه باقی میماند را با یک توضیح مکتوب کنار بگذار تا سر جلسه دنبال حافظه نگردی.
چرا یک نفر باید نماینده شرکت باشد؟
چون وقتی حسابرس هر سوال را از یک نفر متفاوت بپرسد، جوابها ناهماهنگ درمیآید و بررسی طولانی میشود. یک نفر که به همه پروندهها دسترسی دارد سوالها را میگیرد، جواب را از واحد مربوط میآورد و همه را یکجا ثبت میکند. همین یک تصمیم، رفتوبرگشتهای حسابرسی را بهطور محسوسی کم میکند.