چکلیست بستن ماه
محبوبکارهای پایان ماه حسابداری
بستن ماه وقتی سخت میشود که عقب بیفتد. سه ماه سند ثبتنشده روی هم جمع میشود و بعد هیچکس یادش نمیآید آن واریزی مرداد بابت چه بوده و آن فاکتور به کدام سفارش میخورد.
پایان ماه با تطبیق حسابهای بانکی و ثبت فاکتورها و محاسبه حقوق و دستمزد آغاز میشود و به تراز گرفتن حسابها، صورت سود و زیان، ترازنامه و گزارش به مدیریت میرسد. وقتی هر ماه سر وقت انجام شود، هم عددهای ماه بعد قابل اعتماد میشوند و هم آخر سال کوهی از کار روی دستت نمیماند.
چکلیست بستن ماه
یک تاریخ ثابت انتخاب کن، مثلا تا پنجم ماه بعد، و همیشه همان باشد. موردها را به ترتیب فهرست جلو ببر، چون تراز و صورتهای مالی وقتی درست درمیآیند که ثبتها و تطبیقها قبلشان تمام شده باشد. آرشیو مدارک را هم همان ماه انجام بده نه بعدا؛ همین یک عادت است که سال بعد، آمادهسازی حسابرسی و اظهارنامه را ساده میکند.
سوالات متداول
چند روز بعد از پایان ماه منطقی است که ببندم؟
هرچه زودتر بهتر، چون گزارشی که وسط ماه بعد به دستت برسد برای تصمیم گرفتن دیر است. خیلی از کسبوکارهای کوچک هدفشان را روزهای اول ماه بعد میگذارند. اگر همیشه دیرتر میشود، ریشه مشکل جای دیگری است: اسناد در طول ماه ثبت نمیشوند و همه کار به آخر ماه میافتد.
چرا حسابهای دریافتنی و پرداختنی را هر ماه بررسی کنم؟
چون همین دو فهرست وضعیت نقدینگی ماه بعد را نشان میدهند؛ چقدر قرار است بیاید و چقدر باید برود. مرور ماهانه، مطالبات فراموششده و پرداختهای نزدیک به سررسید را قبل از اینکه دردسر شوند رو میکند. اگر بنا باشد فقط یکی از موردهای این فهرست هیچ ماهی جا نیفتد، همین است.
تکالیف مالیاتی و بیمه هم بخشی از بستن ماه است؟
در فهرست جدا نیامده، ولی در عمل بهتر است کنار همین کار انجام شود. لیست بیمه ماهانه، صورتحسابهای الکترونیکی اگر مشمولش هستی، و گزارشهای دورهای مالیاتی همه به همان اسنادی وابستهاند که موقع بستن ماه مرتب میکنی. مهلتهای دقیق بسته به نوع شرکت و نوع تکلیف فرق میکند، پس آنها را از سازمان مربوطه یا حسابدارت بگیر و در تقویم بگذار.
استهلاک را ماهانه ثبت کنم یا سالانه؟
ثبت ماهانه باعث میشود سود و زیان هر ماه واقعیتر باشد و آخر سال غافلگیر نشوی. کار سنگینی هم نیست: یک فهرست دارایی با تاریخ خرید و نرخ استهلاک بساز و هر ماه همان را ثبت کن. نرخهایی که از نظر مالیاتی قابل قبولاند را با حسابدارت چک کن، چون به نوع دارایی بستگی دارد.