چکلیست دورکاری
راهاندازی و مدیریت تیم دورکار
دورکاری وقتی به هم میریزد که سیاستش نوشته نشده باشد. یکی صبح زود آنلاین است و یکی شب، کسی نمیداند تا چه ساعتی جواب گرفتن طبیعی است، و مدیر برای اطمینان از پیشرفت کار مدام پیام میدهد. مشکل آدمها نیستند، قرار نگذاشتن است.
تیم دورکار با دوازده تصمیم قابل اداره میشود: سیاست دورکاری، ابزارهای ارتباطی، سیستم مدیریت پروژه، تجهیزات، ساعات کاری و دسترسپذیری، معیارهای سنجش عملکرد، امنیت اطلاعات و دیدارهای حضوری دورهای. بیشترش یک بار انجام میشود و ماهها جواب میدهد.
چکلیست دورکاری
با سیاست دورکاری، ابزارهای ارتباطی و سیستم مدیریت پروژه شروع کن، چون بقیه به آنها وصل است. ابزارها را قبل از اعلام به تیم خودت تست کن و مطمئن شو همه اعضا، در هر شهری که هستند، بدون دردسر به آنها وصل میشوند. بعد ساعات کاری و معیارهای سنجش عملکرد را بنویس و یک جای ثابت بگذار که همه ببینند. یک ماه بعد دوباره از بالای لیست رد شو؛ همانجا معلوم میشود کدام قرار فقط روی کاغذ مانده.
سوالات متداول
ابزار ارتباطی را بر چه اساسی انتخاب کنم؟
سه معیار عملی: همه اعضای تیم پایدار به آن وصل شوند، تاریخچه گفتوگو و فایلها بماند و بعدا قابل جستوجو باشد، و روی موبایل هم درست کار کند. تعداد ابزارها را هم کم نگه دار؛ دو کانال مشخص خیلی بهتر از پنج کانال نیمهفعال جواب میدهد.
ساعت کاری ثابت بگذارم یا آزاد؟
لازم نیست همه ساعتها مشترک باشد، ولی یک بازه مشترک لازم است. مثلا قرار بگذار که همه در یک بازه چند ساعته وسط روز در دسترس باشند و بقیه ساعتها آزاد باشد. همین یک قرار، هم جلسه گذاشتن را ممکن میکند و هم انتظار جواب فوری در نیمهشب را از بین میبرد.
وقتی کسی را نمیبینم، عملکرد را چطور بسنجم؟
بر اساس خروجی و تعهد، نه ساعت آنلاین بودن. اگر کارها در سیستم مدیریت پروژه تعریف شده باشد و هر کار تاریخ تحویل و تحویلگیرنده داشته باشد، پیشرفت خودش دیده میشود. معیارها را هم از قبل به تیم بگو؛ سنجیدن با معیاری که کسی از آن خبر ندارد بیانصافی است.
برای امنیت اطلاعات حداقل کار چیست؟
دسترسی هر نفر فقط به چیزی که برای کارش لازم دارد، رمز جدا برای هر سرویس به جای رمز مشترک، و ورود دومرحلهای روی حسابهای مالی و پنلهای اصلی. اگر کارمند با لپتاپ شخصی کار میکند، دستکم قفل صفحه و پشتیبانگیری منظم را جزو قرارهای تیم بگذار.