پکیج آماده‌سازی داده مودیان

تکلیف صورتحساب الکترونیکی وقت‌گیر نیست چون سخت است؛ وقت‌گیر است چون داده‌ات یک جا نیست. بخشی در فایل فروش، بخشی در دفتر، بخشی در نرم‌افزار قدیمی. و ایرادها همان‌هایی هستند که با چشم پیدا نمی‌شوند: یک فیلد خالی، یک شناسه کالا که ارقامش فارسی تایپ شده، یک قلم که شماره صورتحسابش با هیچ سرصورتحسابی نمی‌خواند، و آخر کار جمعی که با مبلغ کل نمی‌خواند و نمی‌دانی کدام ردیف باعثش شده.

این فایل همان کار را قبل از ورود داده انجام می‌دهد. هر صورتحساب و هر قلم یک ستون بررسی دارد که تا سبز نشده دقیقا می‌گوید چه چیزی کم است، و شیت کنترل هر جمع را از دو راه متفاوت حساب می‌کند تا اختلافی که هیچ خطایی تولید نمی‌کند هم دیده شود.

داخل فایل چه چیزی هست

۷ شیت راست‌به‌چپ در یک فایل xlsx، بدون ماکرو و کد VBA، با ۳٬۹۲۱ خانه فرمول‌دار:

• صورتحساب‌ها با ظرفیت ۱۲۰ ردیف در ۱۹ ستون: شماره، تاریخ صدور، نوع صورتحساب، الگو، نوع شخص خریدار، شناسه خریدار، نام، کد اقتصادی، شماره منحصر به فرد مالیاتی، مبلغ کل و مالیات، و ستون بررسی سرصورتحساب با ۳۷ حالت مشخص.
• اقلام صورتحساب با ۴۰۰ ردیف در ۱۷ ستون: شناسه کالا یا خدمت، شرح، تعداد، واحد، مبلغ واحد، تخفیف، نرخ مالیات، مالیات محاسبه‌شده و مالیات نوشته‌شده کنار هم، و ستون بررسی قلم با ۳۰ حالت.
• ساختار فیلدها با ۲۵ فیلد و ۹ جای خالی: الزامی بودن هر فیلد، جنس داده و طولی که هر شناسه باید داشته باشد. ۲۵ پارامتری که فرمول‌ها استفاده می‌کنند از همین جدول برداشته می‌شوند و در یک بلوک جدا جلوی چشمت حل می‌شوند.
• کنترل و خلاصه با جدول جمع‌ها، ۴ کنترل مغایرت و ۱۶ شمارنده ایراد که جدا برای صورتحساب و اقلام می‌شمارند.
• تنظیمات با چهار فهرست قابل ویرایش، دو جدول تقویم و تاریخ «آخرین بازبینی ساختار فیلدها»، و خطاهای رایج با ۱۴ خطا که هر کدام کنار نام ستونی نوشته شده که می‌گیردش.

ساختار فیلدها یک جدول است، نه یک فرمول قفل‌شده

طول یک شناسه و کد یک نوع صورتحساب، تصمیم سامانه است. برای همین هیچ‌کدام داخل فرمول‌ها نوشته نشده‌اند: هر کدام یک خانه قابل ویرایش در جدول ساختار فیلدها یا شیت تنظیمات‌اند، و بالای همان جدول تاریخ آخرین بازبینی چاپ می‌شود. رویه عوض شود، تو یک خانه را عوض می‌کنی و کل فایل با آن جلو می‌رود.

فایل روی همان چیزی حساب می‌کند که با چشم پیدا نمی‌شود

خالی بودن یک فیلد هیچ عددی را خراب نمی‌کند، پس تا آخر کار دیده نمی‌شود. یک قلم که شماره صورتحسابش با هیچ سرصورتحسابی نمی‌خواند هیچ خطایی در اکسل تولید نمی‌کند، فقط از جمع بیرون می‌ماند. یک شماره صورتحساب تکراری هم همین‌طور، با این تفاوت که اقلامش دو بار شمرده می‌شوند. این فایل هر سه حالت را با یک کنترل جدا می‌گیرد و اختلاف را با عدد جلویت می‌گذارد.

سه حالت، نه دو تا

خیلی از فایل‌ها دو حالت دارند: درست و غلط. مشکل اینجاست که «هنوز بررسی نشده» هیچ‌کدام از این دو نیست. اینجا حالت سومی هست: ردیفی که ساختارش درست است ولی یک پارامترش (طول یا نوع نویسه یک شناسه) هنوز از سند رسمی برداشته نشده، زرد می‌ماند و سبز نمی‌شود. سبز فقط وقتی روشن می‌شود که واقعا همه چیز بررسی شده باشد.

ساختار فیلدها را می‌توانی با سند رسمی کنار هم بگذاری

جدول ساختار فیلدها با ۲۵ فیلد می‌آید و ستون «طول مورد انتظار» هر شناسه یک خانه قابل ویرایش است. بالای جدول تاریخ آخرین بازبینی چاپ می‌شود و خانه‌اش در شیت تنظیمات است، پس فایل با گذشت زمان کهنه نمی‌شود: سند رسمی را باز می‌کنی، عدد را می‌گذاری، تاریخ را به‌روز می‌کنی، و کل فایل روی همان معیار می‌رود.

ستون کلید فیلد شناسه ماشینی است و فرمول‌ها با آن کار می‌کنند، پس نام فارسی هر فیلد کاملا مال توست: هر طور که در کار خودت می‌نویسی بنویسش و سربرگ ستون‌های دو شیت داده همان را برمی‌دارند.

شمسی را جدی گرفته‌ایم

اکسل تقویم شمسی ندارد. به‌جای اینکه وانمود کنیم دارد، تاریخ‌ها متن‌اند با قالب 1405/02/14 و مقایسه روی کد عددی همان تاریخ انجام می‌شود. جای اسلش‌ها هم سنجیده می‌شود و روزی که در آن ماه وجود ندارد، مثل ۳۱ مهر یا ۳۰ اسفند در سالی که کبیسه نیست، به‌جای یک محاسبه غلط پیام می‌گیرد.

کنار بقیه کارهای مالیاتی‌ات

اگر فاکتور فروش خودت را هم می‌خواهی، فاکتورساز رایگان و محاسبه‌گر ارزش افزوده همین‌جا هستند. برای صورت معاملات فصلی اکسل صورت معاملات فصلی را داریم و برای اظهارنامه پکیج اظهارنامه مالیاتی را؛ هر سه فایل همین منطق را دارند و کنار هم کار می‌کنند.

چیزی که می‌خری یک فایل است، نه اشتراک ماهانه

یک بار می‌خری، روی کامپیوتر خودت باز می‌شود، داده صورتحساب‌هایت روی هیچ سروری نمی‌رود و برای کار کردن با خود فایل به اینترنت نیازی نداری. هر ستون و هر فهرستش را به شکل کار خودت درمی‌آوری و سال بعد از روی یک نسخه خالی شروع می‌کنی.

• قدم اول: شیت تنظیمات را پر کن. نام کسب‌وکار، تاریخ امروز، نرخ پیش‌فرض مالیات و طول کد اقتصادی. چهار فهرست نوع صورتحساب و الگو و نوع شخص و واحد اندازه‌گیری هم همین‌جا هستند و همه‌شان قابل ویرایش‌اند.
• قدم دوم: جدول ساختار فیلدها را با سند رسمی سامانه کنار هم بگذار. طول و نوع نویسه هر شناسه را از سند برمی‌داری و در ستون‌های «طول مورد انتظار» و «جنس داده» می‌نویسی، و تاریخ آخرین بازبینی را به‌روز می‌کنی. تا وقتی پارامتری را ننوشته‌ای، ردیف‌های وابسته زرد می‌مانند.
• قدم سوم: صورتحساب‌ها را وارد کن. هر صورتحساب یک ردیف: شماره، تاریخ، نوع، الگو، خریدار، و مبلغ کل و مالیاتی که در منبع خودت نوشته شده است.
• قدم چهارم: اقلام هر صورتحساب را وارد کن. شماره صورتحساب را از فهرست کشویی انتخاب می‌کنی تا با سرصورتحساب حرف به حرف یکی باشد. مبلغ قبل و بعد از تخفیف و مالیات محاسبه‌شده خودکارند.
• قدم پنجم: هر دو ستون بررسی را تا آخر سبز کن. هر ردیفی که سبز نیست، خودش می‌گوید چه چیزی کم دارد.
• قدم ششم: شیت کنترل و خلاصه را نگاه کن. تا وقتی چهار کنترل سبزند، جمع‌های این فایل با هم می‌خوانند. اگر قرمز شد، ۱۶ شمارنده زیرش می‌گویند دلیلش کدام است.
• این خانه‌ها را با ارقام انگلیسی بنویس: تاریخ، شناسه خریدار، کد اقتصادی، شناسه کالا و همه مبلغ‌ها. فرمول‌ها همین‌ها را می‌خوانند و تفسیر می‌کنند، و همین یادآوری با کلیک روی خود خانه‌ها هم دیده می‌شود.

بعد از خرید یک فایل اکسل دانلود می‌کنی. «صورتحساب‌ها»، «اقلام صورتحساب»، «ساختار فیلدها» و «کنترل و خلاصه» فایل جدا نیستند: هر کدام یکی از شیت‌های همان فایل‌اند و با زبانه‌های پایین صفحه بازشان می‌کنی.

• فایل اکسل moadian-data-prep.xlsx: ۷ شیت راست‌به‌چپ، ۳٬۹۲۱ خانه فرمول‌دار، بدون ماکرو و کد VBA.
• ظرفیت: ۱۲۰ صورتحساب و ۴۰۰ قلم کالا در یک فایل.
• ۲۵ قاعده اعتبارسنجی ورودی، همه با پیام راهنما و پیام خطا: کشویی نوع صورتحساب و الگو و نوع شخص و واحد، قالب تاریخ، و منفی نبودن مبلغ.
• ۷ ردیف نمونه داخل فایل: ۲ صورتحساب و ۵ قلم، همه با علامت «(نمونه)»، تا قبل از پاک کردنشان ببینی فرمول‌ها از کجا به کجا وصل‌اند. هر دو صورتحساب نمونه زردند و همان‌جا می‌بینی چرا: تا پارامترها را از سند رسمی برنداری، فایل سبز نمی‌شود. نام‌ها و شناسه‌ها ساختگی‌اند.
• چاپ: هر شیت صفحه‌آرایی A4 و کادر چاپ اعلام‌شده دارد و سربرگ جدول‌ها در صفحه‌های بعدی تکرار می‌شود.
• جای این فایل در کارت: داده صورتحساب‌هایت را اینجا آماده و کنترل‌شده تحویل می‌گیری و بعد از کانال خودت می‌فرستی.
• پشتیبانی ۷ روزه: تا هفت روز بعد از خرید، سوال‌های کار با فایل و رفع ایراد فایل با ماست.
• دانلود فوری: لینک بلافاصله بعد از خرید فعال می‌شود.