اکسل صورت معاملات فصلی

صورت معاملات فصلی معمولا نزدیک مهلت انجام می‌شود و دردسرش هم وسط کار شروع می‌شود، نه اولش: کد اقتصادی یک تامین‌کننده ناقص است، تاریخ یک فاکتور مال فصل قبل بوده، و آخر کار جمعی که در دستت است با دفترت نمی‌خواند و نمی‌دانی کدام ردیف باعثش شده. این تکلیف هر سه ماه یک بار برمی‌گردد؛ همان ماده ۱۶۹ قانون مالیات‌های مستقیم.

این فایل همان کارها را قبل از ورود به سامانه انجام می‌دهد. یک فایل اکسل با هفت شیت راست‌به‌چپ، بدون ماکرو و کد VBA، با ۷٬۳۲۷ خانه فرمول‌دار: راهنما، تنظیمات، طرف‌های معامله، خرید، فروش، خلاصه فصل و چک‌لیست ارسال.

فهرست خرید و فروش فصلی، یک جا

کل خرید و فروش فصلی یک کسب‌وکار در همین دو شیت جا می‌شود و داده‌ای که برای پر کردن فرم صورت معاملات فصلی لازم داری از همین‌جا درمی‌آید. شیت خرید و شیت فروش هر کدام سیصد ردیف در شانزده ستون‌اند و هر دو یک قاعده دارند. برای هر معامله تاریخ، شماره صورتحساب، کد اقتصادی طرف، شرح، مبلغ کل و تخفیف را وارد می‌کنی. نام و نوع شخص و کد ملی طرف خودشان از فهرست طرف‌های معامله می‌آیند و مبلغ مشمول و مالیات و عوارض و مبلغ قابل پرداخت خودکار حساب می‌شوند.

مالیات ارزش افزوده و عوارض دو نرخ جدا در شیت تنظیمات دارند و جدا محاسبه و جدا نشان داده می‌شوند.

اگر خرید و فروش روزانه‌ات هنوز جایی ثبت نمی‌شود، اکسل حسابداری فروشگاهی همان دفتر روزانه را می‌سازد و قالب فاکتور اکسل فاکتورهای فروشت را شماره‌دار و قابل جمع‌زدن نگه می‌دارد.

ستون بررسی ردیف، تا «آماده» نشود می‌گوید چه کم دارد

ستون چهارم هر دو شیت ۱۵ حالت مشخص دارد، به همین ترتیب: تاریخ نداری، قالب تاریخ غلط است، این روز در آن ماه وجود ندارد، فصل تنظیم نشده، تاریخ بیرون فصل است، کد اقتصادی نداری، کد در فهرست نیست، کد در فهرست تکراری است، شناسه طرف ایراد دارد، شرح نداری، مبلغ نداری، مبلغ عدد نیست، تخفیف از مبلغ بیشتر است، نرخ تنظیم نشده، و آخرش «آماده». ردیف کاملا خالی هیچ پیامی نمی‌گیرد و رنگ ردیف تا وقتی «آماده» نشده می‌گوید چیزی مانده.

طرف‌های معامله و کد اقتصادی

فهرست طرف‌های معامله صد و پنجاه ردیف دارد و کلیدش کد اقتصادی است: نام، نوع شخص، کد ملی یا شناسه ملی، «بررسی کد ملی یا شناسه ملی»، «بررسی ساختار کد اقتصادی»، «وضعیت شناسایی»، علامت کد تکراری، و جمع خرید و جمع فروش همان طرف در همین فصل. هر تامین‌کننده و مشتری را یک بار می‌نویسی و بعد در شیت‌های خرید و فروش فقط از کشویی انتخابش می‌کنی.

کار آن دو ستون بررسی روشن است: یکی کد ملی یا شناسه ملی را می‌سنجد و دیگری طول و ارقام کد اقتصادی را با خانه «طول کد اقتصادی» شیت تنظیمات، که پیش‌فرضش ۱۲ است و قابل ویرایش. ستون «وضعیت شناسایی» نتیجه هر دو را یک‌جا می‌گوید.

کد ملی با رقم کنترل واقعی

برای کد ملی ده رقمی، فایل رقم دهم را واقعا حساب می‌کند: نه رقم اول با وزن‌های ۱۰ تا ۲، باقیمانده بر ۱۱، و مقایسه با رقم کنترل. کد ملی‌ای که رقم کنترلش نخواند همان‌جا در فهرست پیام می‌گیرد و ردیف‌های خرید و فروش همان طرف هم «آماده» نمی‌شوند.

کدهایی مثل ۱۱۱۱۱۱۱۱۱۱ هم جدا رد می‌شوند: رقم کنترل قبولشان می‌کند ولی ثبت احوال صادرشان نمی‌کند، و همان چیزی هستند که وقتی کد ملی طرف معامله را نداری در خانه گذاشته می‌شود. پیام این حالت «همه ارقام یکی است؛ این کد ملی نیست» است. برای شناسه ملی یازده رقمی و بقیه طول‌ها، طول و رقم بودن سنجیده می‌شود و پیام همان ستون هم دقیقا همین را می‌گوید.

اگر فقط می‌خواهی یک کد ملی را همین حالا بسنجی، اعتبارسنجی کد ملی رایگان و آنلاین است.

تاریخ و مرز فصل

تاریخ‌ها متن‌اند با قالب 1405/02/14: ارقام انگلیسی، ماه و روز دو رقمی. فایل از همان متن یک کد عددی می‌سازد، و فقط وقتی که طول و جای اسلش‌ها و ماه و روز درست باشند. پس 1405/2/14 و 1405-02-14 هر دو پیام «قالب تاریخ درست نیست» می‌گیرند و در هیچ جمعی نمی‌آیند.

هر ردیفی که تاریخش خوانده شود برچسب «داخل فصل» یا «خارج فصل» می‌گیرد و فقط ردیف داخل فصل وارد جمع‌ها می‌شود. تاریخی که قالبش درست نباشد اصلا برچسب نمی‌گیرد و ایرادش را ستون بررسی ردیف می‌گوید. روزی که در آن ماه اصلا وجود ندارد هم گرفته می‌شود، مثل ۳۱ مهر یا ۳۰ اسفند در سالی که کبیسه نیست: دو جدول روی شیت تنظیمات جوابش را می‌دهند و ردیف برچسب «روز بیرون از طول ماه» می‌گیرد، پس در جمع فصل نمی‌آید.

دو جمع، دو کلید

اینجا همان جایی است که کار معمولا گیر می‌کند. هر جمع فصل دو بار حساب می‌شود: یک بار ردیف‌به‌ردیف از خود شیت، و یک بار از کلید دیگری، جمع ستون هر طرف معامله در فهرست طرف‌ها یا تفکیک نوع شخص. چهار کنترل مغایرت این دو عدد را کنار هم می‌گذارند؛ اگر نخواندند، خانه وضعیت «اختلاف دارد» می‌شود، عدد اختلاف کنارش می‌آید و ردیف رنگ می‌گیرد.

چهار حالتی که این دو عدد را از هم دور می‌کنند همگی در اکسل بی‌صدا هستند و هیچ خطایی تولید نمی‌کنند: ردیف بدون کد اقتصادی، کد خارج از فهرست طرف‌ها، کد تکراری در فهرست، و نوع شخص خالی. زیر همین جدول ده شمارنده هست که جدا برای خرید و برای فروش می‌گویند دلیل قرمز شدن کدام است.

چک‌لیست ارسال و مهلت این فصل

شیت چک‌لیست ارسال نوزده قدم کار فصل را دارد، با ستون «انجام شد؟» و تاریخ انجام، و نوار بالای شیت درصد پیشرفت را می‌شمارد.

مهلت ارسال یک خانه برچسب‌دار است که خالی می‌آید: تاریخ را از سامانه معاملات فصلی یا حسابدارت می‌گیری و می‌نویسی، و خانه «وضعیت مهلت» در شش حالت می‌گوید کجای کاری. کنارش خانه «آخرین بازبینی این شیت» هست که هر فصل به‌روزش می‌کنی. بسته اظهارنامه مالیاتی و اکسل آماده‌سازی داده صورتحساب الکترونیکی مودیان بقیه تکلیف‌های همین پرونده را جدا پوشش می‌دهند.

فصل بعد، دو خانه

هیچ فصلی و هیچ سالی داخل هیچ فرمولی نوشته نشده. «سال» و «فصل» دو خانه در شیت تنظیمات‌اند و ماه شروع و ماه پایان از جدول «ماه‌های هر فصل» روی همان شیت می‌آیند. برای زمستان همان کاری را می‌کنی که برای بهار: دو خانه. و اگر سال را چهار رقمی و با ارقام انگلیسی ننویسی، فایل به‌جای اینکه بی‌صدا همه ردیف‌ها را «داخل فصل» حساب کند، می‌گوید فصل و سال را در تنظیمات درست کن.

ایرادهایی که اکسل خودش خطا نمی‌دهد، اینجا رنگ می‌گیرند. یک فایل دست‌ساز وقتی خراب می‌شود که هیچ پیام خطایی نمی‌دهد: ردیفی که کد اقتصادی ندارد، کدی که در فهرست طرف‌ها نیست، کدی که دو بار نوشته شده، نوع شخصی که خالی مانده. جمع کل همچنان یک عدد سالم نشان می‌دهد و فقط با دفترت نمی‌خواند. پانزده قاعده رنگ شرطی و چهار کنترل مغایرت این فایل دقیقا برای همین حالت‌ها نوشته شده‌اند.

هر ستون دقیقا می‌گوید چه چیزی را سنجیده. کد ملی ده رقمی رقم کنترل واقعی می‌خورد و پیامش «رقم کنترل کد ملی درست است» است. کد اقتصادی چک طول و ارقام می‌شود و پیامش «طول و ارقام درست است» است. شناسه ملی یازده رقمی «ساختار درست است» می‌گیرد.

ظرفیت خودش را می‌پاید. ردیف ششم هر شیت خرید و فروش ظرفیت را می‌گوید و اگر چیزی پایین‌تر از جدول پیست شود، همان‌جا اعلام می‌کند. دو شمارنده در شیت خلاصه و خانه «وضعیت فایل» هم سرریز را بالاتر از هر ایراد دیگری اعلام می‌کنند، چون ردیفی که بیرون جدول افتاده در هیچ جمعی نیست و هیچ کنترلی هم قرمز نمی‌شود.

هجده قاعده جلوی ورودی غلط را همان لحظه می‌گیرد. کشویی فصل، کشویی نوع شخص، کشویی کد اقتصادی از فهرست خودت، طول تاریخ، طول شناسه و منفی نبودن مبلغ، هر کدام با پیام راهنما و پیام خطای خودشان. طول کد اقتصادی و طول کد شناسایی هر نوع شخص هم خانه‌اند: سامانه که عددش را عوض کرد، تو هم یک خانه عوض می‌کنی.

دوازده ردیف نمونه، همه علامت‌دار. در سه شیت، همه با علامت «(نمونه)» و با نام و کد ساختگی، تا قبل از پاک کردنشان ببینی فرمول‌ها از کجا به کجا وصل‌اند. شیت راهنما محل دقیق هر کدام را نام می‌برد.

آماده چاپ. هر هفت شیت صفحه‌آرایی A4 و کادر چاپ اعلام‌شده دارند، و در چهار شیت فهرستی، یعنی طرف‌های معامله و خرید و فروش و چک‌لیست ارسال، سربرگ جدول در صفحه‌های بعدی هم تکرار می‌شود. پس خلاصه فصل و چک‌لیست ارسال را می‌شود همان‌طور که هست چاپ کرد و دست حسابدارت داد.

یک فایل روی کامپیوتر خودت، نه اشتراک ماهانه. یک بار می‌خری، آفلاین باز می‌شود، اطلاعات معاملاتت جایی نمی‌رود، و فصل بعد از روی یک نسخه خالی همان فایل شروع می‌کنی.

سوال‌های پرتکرار

این فایل اطلاعات را به سامانه می‌فرستد؟

این فایل داده را آماده می‌کند و به سامانه صورت معاملات فصلی وصل نیست؛ نه چیزی می‌فرستد و نه ثبتی انجام می‌دهد. ثبت را خودت در سامانه انجام می‌دهی. کاری که این فایل می‌کند این است که وقتی وارد سامانه می‌شوی، هر ردیفت از قبل بررسی شده باشد و جمع‌هایت با هم بخوانند.

کد اقتصادی را اعتبارسنجی می‌کند؟

بررسی کد اقتصادی در این فایل ساختاری است: خالی نبودن، رقم انگلیسی بودن، و برابر بودن طول با خانه «طول کد اقتصادی» شیت تنظیمات. پیام قبولی آن ستون هم عمدا «طول و ارقام درست است» نوشته شده، نه «معتبر است». کد ملی ده رقمی داستان جداست و رقم کنترلش با الگوریتم واقعی حساب می‌شود.

برای فصل بعد باید فایل جدید بخرم؟

نه. «سال» و «فصل» دو خانه در شیت تنظیمات‌اند و هیچ فصلی داخل فرمول‌ها ثابت نشده. همان دو خانه را عوض می‌کنی و کل فایل، از برچسب «داخل فصل» تا هر جمع و هر کنترل، روی بازه جدید می‌رود. معمول این است که برای هر فصل یک نسخه با نام همان فصل ذخیره کنی.

چند ردیف جا می‌شود؟

صد و پنجاه ردیف طرف معامله، سیصد ردیف خرید و سیصد ردیف فروش در هر فصل. ظرفیت روی خود شیت نوشته شده و اگر ردیفی پایین‌تر از جدول بیفتد، فایل همان‌جا اعلامش می‌کند.

تاریخ‌ها را چطور بنویسم؟

با قالب 1405/02/14 و ارقام انگلیسی، ماه و روز دو رقمی. چهار خانه با ارقام انگلیسی نوشته می‌شوند: سال، تاریخ، کد ملی و کد اقتصادی. همین یادآوری با کلیک روی خود آن خانه‌ها هم دیده می‌شود و در شیت راهنما هم آمده.

مهلت ارسال این فصل را از کجا بفهمم؟

مهلت را خودت از سامانه یا حسابدارت می‌گیری و در خانه «مهلت ارسال» می‌نویسی؛ این خانه عمدا خالی می‌آید تا فایل تاریخی از خودش نسازد. بعد از آن خانه «وضعیت مهلت» در شش حالت می‌گوید کجای کاری، و اگر تاریخ امروز را ننوشته باشی به‌جای یک مقایسه غلط پیام می‌گیری.

گزارش معاملات فصلی و اظهارنامه معاملات فصلی هم همین است؟

گزارش معاملات فصلی، اظهارنامه معاملات فصلی و فرم صورت معاملات فصلی اسم‌های همان تکلیف‌اند و همه‌شان به یک فهرست می‌رسند: خرید و فروش فصلی با کد اقتصادی و نام و نوع شخص و کد ملی هر طرف معامله، با مبلغ مشمول و مالیات و عوارض جدا. این فایل همان فهرست را می‌سازد و ردیف‌به‌ردیف چکش می‌کند تا وقتی در سامانه واردش می‌کنی، جمع‌هایت با هم بخوانند.

مالیات و عوارض جدا حساب می‌شوند؟

بله. دو نرخ جدا در شیت تنظیمات دارند، جدا محاسبه می‌شوند و جدا در ستون خودشان می‌نشینند. مبلغ مشمول هم برابر مبلغ کل منهای تخفیف است. هر دو نرخ خانه‌اند و خودت عوضشان می‌کنی.

• قدم اول: سال و فصل را انتخاب کن. در شیت تنظیمات دو خانه هست و کل فایل روی همان بازه کار می‌کند. ماه شروع و ماه پایان خودشان از جدول فصل‌ها می‌آیند.
• قدم دوم: نرخ‌ها و طول کد اقتصادی و مهلت را تنظیم کن. نرخ مالیات و نرخ عوارض جدا هستند. مهلت ارسال خالی می‌آید چون این فایل تاریخ مهلت را از خودش نمی‌سازد؛ از سامانه یا حسابدارت می‌گیری و می‌نویسی.
• قدم سوم: فهرست طرف‌های معامله را پر کن. هر تامین‌کننده و مشتری یک بار: کد اقتصادی، نام، نوع شخص، کد ملی یا شناسه ملی. ستون «وضعیت شناسایی» همان‌جا می‌گوید ایراد دارد یا نه.
• قدم چهارم: ردیف‌های خرید و فروش را وارد کن. کد اقتصادی را از فهرست کشویی انتخاب می‌کنی و نام و نوع شخص و کد ملی خودشان می‌آیند. مالیات و عوارض و مبلغ قابل پرداخت هم خودکارند.
• قدم پنجم: ستون «بررسی ردیف» را تا آخر سبز کن. هر ردیفی که «آماده» نیست، خودش می‌گوید چه چیزی کم دارد.
• قدم ششم: شیت خلاصه فصل را نگاه کن. تا وقتی چهار کنترل مغایرت سبزند، جمع‌های این فایل با هم می‌خوانند. اگر قرمز شد، ۱۰ شمارنده زیرش می‌گویند دلیلش کدام است.
• قدم هفتم: چک‌لیست ارسال را انجام بده و بعد وارد سامانه شو و داده را ثبت کن. کد رهگیری را در ستون یادداشت همان قدم بنویس و یک نسخه از فایل را با نام همان فصل ذخیره کن.
• چهار خانه را با ارقام انگلیسی بنویس: سال، تاریخ، کد ملی و کد اقتصادی. فرمول‌ها این چهار را می‌خوانند و تفسیر می‌کنند. همین یادآوری با کلیک روی خود آن خانه‌ها هم دیده می‌شود.

بعد از خرید یک فایل اکسل دانلود می‌کنی. «طرف‌های معامله»، «خرید»، «فروش»، «خلاصه فصل» و «چک‌لیست ارسال» فایل جدا نیستند: هر کدام یکی از شیت‌های همان فایل‌اند و با زبانه‌های پایین صفحه بازشان می‌کنی.

• فایل اکسل quarterly-transactions.xlsx: ۷ شیت راست‌به‌چپ، ۷٬۳۲۷ خانه فرمول‌دار، بدون ماکرو و کد VBA.
• ظرفیت هر فصل: ۱۵۰ ردیف طرف معامله، ۳۰۰ ردیف خرید و ۳۰۰ ردیف فروش.
• ۱۸ قاعده اعتبارسنجی ورودی، همه با پیام راهنما و پیام خطا: کشویی فصل، کشویی نوع شخص، کشویی کد اقتصادی از فهرست خودت، قالب تاریخ و منفی نبودن مبلغ.
• ردیف‌های نمونه داخل فایل: ۱۲ ردیف در سه شیت، همه با علامت «(نمونه)»، تا قبل از پاک کردنشان ببینی فرمول‌ها از کجا به کجا وصل‌اند. نام‌ها و کدها ساختگی‌اند و شیت راهنما محل دقیقشان را نام می‌برد.
• چاپ: هر شیت صفحه‌آرایی A4 و کادر چاپ اعلام‌شده دارد و سربرگ جدول‌ها در صفحه‌های بعدی تکرار می‌شود.
• پشتیبانی ۷ روزه: تا هفت روز بعد از خرید، سوال‌های کار با فایل و رفع ایراد فایل با ماست.
• دانلود فوری: لینک بلافاصله بعد از خرید فعال می‌شود.