اکسل صورت معاملات فصلی

دردسر صورت معاملات فصلی موقع پر کردن فرم شروع نمی‌شود؛ وسط کار شروع می‌شود. یک تامین‌کننده کد اقتصادی‌اش ناقص است، یک فاکتور تاریخش مال فصل قبل بوده، و آخر کار جمعی که در دستت است با دفترت نمی‌خواند و هیچ راهی نداری بفهمی کدام ردیف باعثش شده.

این فایل همان کار را قبل از ورود به سامانه انجام می‌دهد. هر ردیف خرید و فروش یک ستون «بررسی ردیف» دارد که تا وقتی «آماده» نشده، دقیقا می‌گوید چه چیزی کم است. و شیت خلاصه فصل هر جمع را دو بار حساب می‌کند، از دو کلید متفاوت، تا اختلافی که هیچ خطایی تولید نمی‌کند هم دیده شود.

داخل فایل چه چیزی هست

۷ شیت راست‌به‌چپ در یک فایل xlsx، بدون ماکرو و کد VBA، با ۷٬۳۲۷ خانه فرمول‌دار:

• طرف‌های معامله با ظرفیت ۱۵۰ ردیف در ۱۵ ستون: کد اقتصادی، نام، نوع شخص، کد ملی یا شناسه ملی، دو ستون بررسی شناسه، علامت کد تکراری، و جمع خرید و فروش همان طرف در همین فصل.
• خرید و فروش، هر کدام ۳۰۰ ردیف در ۱۶ ستون: تاریخ، شماره صورتحساب، کد اقتصادی، بررسی ردیف، نام و نوع شخص و کد ملی طرف که خودشان می‌آیند، شرح، مبلغ کل، تخفیف، مبلغ مشمول، مالیات ارزش افزوده، عوارض و مبلغ قابل پرداخت.
• خلاصه فصل با جمع‌های هر دو طرف، تفکیک نوع شخص، ۴ کنترل مغایرت و ۱۰ شمارنده ایراد که جدا برای خرید و فروش می‌شمارند.
• تنظیمات با سال و فصل و جدول ماه‌های هر فصل، نرخ مالیات و نرخ عوارض، طول کد اقتصادی، مهلت ارسال و تاریخ آخرین بازبینی.
• چک‌لیست ارسال با ۱۹ قدم کار فصل و نوار درصد پیشرفت، و راهنما که مرز کار این فایل را صریح می‌گوید.

فصل بعد، دو خانه

هیچ فصلی و هیچ سالی داخل هیچ فرمولی نوشته نشده است. «سال» و «فصل» دو خانه در شیت تنظیمات‌اند و ماه شروع و پایان از یک جدول روی همان شیت می‌آید. فصل بعد همان دو خانه را عوض می‌کنی و کل فایل، از ستون «داخل فصل» تا هر جمع و هر کنترل، روی بازه جدید می‌رود.

فایل روی همان چیزی حساب می‌کند که واقعا وسط کار غافلگیرت می‌کند

جمع کردن فاکتورها سخت نیست. چیزی که وقت می‌برد این است که آخر کار عددت با دفترت نخواند و ندانی کدام ردیف باعثش شده. این فایل هر جمع فصل را دو بار حساب می‌کند: یک بار ردیف‌به‌ردیف، یک بار به تفکیک کد اقتصادی از فهرست طرف‌های معامله. این دو دقیقا وقتی از هم فاصله می‌گیرند که ردیفی کد نداشته باشد، کدش در فهرست نباشد، یا کدی در فهرست تکراری باشد. هر سه حالت در اکسل بی‌صدا هستند و هیچ خطایی نمی‌دهند. اینجا خانه وضعیت قرمز می‌شود و عدد اختلاف را می‌گذارد جلویت.

کد ملی واقعا سنجیده می‌شود

برای کد ملی ده رقمی، فایل رقم دهم را با همان الگوریتم شناخته‌شده حساب می‌کند: نه شمردن طول، بلکه وزن‌دهی نه رقم اول و گرفتن باقیمانده. کد ملی‌ای که رقم کنترلش نخواند، همان‌جا در فهرست طرف‌های معامله پیام می‌گیرد و ردیف‌های خرید و فروش همان طرف هم «آماده» نمی‌شوند. پیام قبولی آن ستون هم «رقم کنترل کد ملی درست است» است و بیشتر از همین را ادعا نمی‌کند. کدهایی که همه ارقامشان یکی است جدا رد می‌شوند، چون الگوریتم قبولشان می‌کند و ثبت احوال صادرشان نمی‌کند.

درباره کد اقتصادی صریح می‌گوییم چه کاری می‌کنیم و چه کاری نمی‌کنیم: بررسی‌اش ساختاری است، یعنی رقم انگلیسی بودن و برابری طول با عددی که خودت در شیت تنظیمات نوشته‌ای. پیام موفقیت آن ستون هم عمدا «طول و ارقام درست است» است، نه «معتبر است». چون طولی که سامانه می‌خواهد تصمیم سامانه است، آن عدد یک خانه قابل ویرایش است نه یک ثابت داخل فرمول.

فصل بعد کار جدید نیست

هیچ فصلی داخل فرمول‌ها ثابت نشده. «سال» و «فصل» دو خانه‌اند و ماه شروع و پایان هر فصل از یک جدول روی همان شیت می‌آید. برای زمستان همان کاری را می‌کنی که برای بهار: دو خانه. و چون تاریخ‌ها متن شمسی‌اند و مقایسه روی کد عددی همان تاریخ انجام می‌شود، به تقویم اکسل هم کاری نداری.

تاریخ‌دار نیست، پس کهنه نمی‌شود

نرخ مالیات، نرخ عوارض، طول کد اقتصادی و مهلت ارسال، هر چهارتا خانه‌اند نه عدد چاپ‌شده. کنارشان یک خانه «آخرین بازبینی» هست که هر فصل به‌روزش می‌کنی. رویه اداری عوض می‌شود؛ این فایل جوری ساخته شده که همراهش عوض شود.

چیزی که می‌خری یک فایل است، نه اشتراک ماهانه

یک بار می‌خری، روی کامپیوتر خودت باز می‌شود، اطلاعات معاملاتت روی هیچ سروری نمی‌رود و برای کار کردن با خود فایل به اینترنت نیازی نیست. هر ستون و هر فهرستش را می‌توانی به شکل کار خودت دربیاوری و فصل بعد از روی یک نسخه خالی شروع کنی.

• قدم اول: سال و فصل را انتخاب کن. در شیت تنظیمات دو خانه هست و کل فایل روی همان بازه کار می‌کند. ماه شروع و ماه پایان خودشان از جدول فصل‌ها می‌آیند.
• قدم دوم: نرخ‌ها و طول کد اقتصادی و مهلت را تنظیم کن. نرخ مالیات و نرخ عوارض جدا هستند. مهلت ارسال خالی می‌آید چون این فایل تاریخ مهلت را از خودش نمی‌سازد؛ از سامانه یا حسابدارت می‌گیری و می‌نویسی.
• قدم سوم: فهرست طرف‌های معامله را پر کن. هر تامین‌کننده و مشتری یک بار: کد اقتصادی، نام، نوع شخص، کد ملی یا شناسه ملی. ستون «وضعیت شناسایی» همان‌جا می‌گوید ایراد دارد یا نه.
• قدم چهارم: ردیف‌های خرید و فروش را وارد کن. کد اقتصادی را از فهرست کشویی انتخاب می‌کنی و نام و نوع شخص و کد ملی خودشان می‌آیند. مالیات و عوارض و مبلغ قابل پرداخت هم خودکارند.
• قدم پنجم: ستون «بررسی ردیف» را تا آخر سبز کن. هر ردیفی که «آماده» نیست، خودش می‌گوید چه چیزی کم دارد.
• قدم ششم: شیت خلاصه فصل را نگاه کن. تا وقتی چهار کنترل مغایرت سبزند، جمع‌های این فایل با هم می‌خوانند. اگر قرمز شد، ۱۰ شمارنده زیرش می‌گویند دلیلش کدام است.
• قدم هفتم: چک‌لیست ارسال را انجام بده و بعد وارد سامانه شو و داده را ثبت کن. کد رهگیری را در ستون یادداشت همان قدم بنویس و یک نسخه از فایل را با نام همان فصل ذخیره کن.
• چهار خانه را با ارقام انگلیسی بنویس: سال، تاریخ، کد ملی و کد اقتصادی. فرمول‌ها این چهار را می‌خوانند و تفسیر می‌کنند. همین یادآوری با کلیک روی خود آن خانه‌ها هم دیده می‌شود.

بعد از خرید یک فایل اکسل دانلود می‌کنی. «طرف‌های معامله»، «خرید»، «فروش»، «خلاصه فصل» و «چک‌لیست ارسال» فایل جدا نیستند: هر کدام یکی از شیت‌های همان فایل‌اند و با زبانه‌های پایین صفحه بازشان می‌کنی.

• فایل اکسل quarterly-transactions.xlsx: ۷ شیت راست‌به‌چپ، ۷٬۳۲۷ خانه فرمول‌دار، بدون ماکرو و کد VBA.
• ظرفیت هر فصل: ۱۵۰ ردیف طرف معامله، ۳۰۰ ردیف خرید و ۳۰۰ ردیف فروش.
• ۱۸ قاعده اعتبارسنجی ورودی، همه با پیام راهنما و پیام خطا: کشویی فصل، کشویی نوع شخص، کشویی کد اقتصادی از فهرست خودت، قالب تاریخ و منفی نبودن مبلغ.
• ردیف‌های نمونه داخل فایل: ۱۲ ردیف در سه شیت، همه با علامت «(نمونه)»، تا قبل از پاک کردنشان ببینی فرمول‌ها از کجا به کجا وصل‌اند. نام‌ها و کدها ساختگی‌اند و شیت راهنما محل دقیقشان را نام می‌برد.
• چاپ: هر شیت صفحه‌آرایی A4 و کادر چاپ اعلام‌شده دارد و سربرگ جدول‌ها در صفحه‌های بعدی تکرار می‌شود.
• پشتیبانی ۷ روزه: تا هفت روز بعد از خرید، سوال‌های کار با فایل و رفع ایراد فایل با ماست.
• دانلود فوری: لینک بلافاصله بعد از خرید فعال می‌شود.