اکسل حسابداری فروشگاهی

مغازه‌دار روزش را با سه دفتر جدا می‌گذراند: یکی برای خریدها، یکی برای فروش، و یکی توی ذهنش برای اینکه چه کسی چقدر بدهکار است. آخر ماه که می‌رسد، جمع کردن این سه به هم و رسیدن به یک عدد درست، یک روز کامل کار است و باز هم معلوم نیست درست باشد.

این فایل همان سه دفتر را به هم وصل می‌کند. هر خرید یک سطر، هر فروش یک سطر، هر وصولی یک سطر. از همین‌جا به بعد دیگر چیزی نمی‌نویسی: موجودی هر کالا، بهای تمام‌شده هر فروش، سود ناخالص هر روز، مانده هر مشتری و گزارش کامل ماه همگی خودشان ساخته می‌شوند.

داخل فایل چه چیزی هست

۹ شیت راست‌به‌چپ در یک فایل xlsx، بدون ماکرو و کد VBA، با ۵٬۹۰۶ خانه فرمول‌دار:

• کالاها با کارت ۶۰ کالا در ۱۷ ستون: کد، نام، واحد، موجودی و بهای واحد ابتدای ماه و نقطه سفارش را تو می‌نویسی؛ تعداد و ارزش خرید ماه، تعداد و ارزش فروش ماه، موجودی فعلی، بهای میانگین واحد، ارزش موجودی و وضعیت نقطه سفارش را فایل می‌سازد.
• دفتر خرید با ۲۰۰ سطر و دفتر فروش با ۲۵۰ سطر. کد کالا را که از فهرست انتخاب کنی، نام و واحدش می‌آید؛ در دفتر فروش، بهای تمام‌شده و سود ناخالص و حاشیه سود همان سطر هم می‌آید.
• دریافت از بدهکاران با ۱۲۰ سطر وصولی، و بدهکاران با ۵۰ مشتری که مانده هر کدام از دو دفتر ساخته می‌شود.
• سود روزانه با ۳۱ سطر روز و ۱۲ ستون، همه‌شان خودکار: فروش نقدی و کارتخوان و نسیه، بهای تمام‌شده، سود ناخالص، حاشیه سود، خرید روز و وصولی روز.
• داشبورد ماه با گزارش شش‌بخشی روی یک برگ A4، و زیرش بلوک کنترل‌های آشتی.

سود ناخالص، و اینکه از کجا می‌آید

عددی که این فایل به تو می‌دهد سود ناخالص است: مبلغ فروش منهای بهای تمام‌شده کالایی که فروخته‌ای. همان عددی که می‌گوید روی خود جنس چقدر گذاشته‌ای، کدام روز بیشتر گذاشته‌ای و کدام کالا کار می‌کند. این جمله در سه جای خود فایل هم نوشته شده تا هیچ‌وقت با چیز دیگری اشتباه گرفته نشود.

یک بار نوشتن، پنج جا دیده شدن

کاری که یک فایل یکپارچه انجام می‌دهد و پنج فایل جدا هیچ‌وقت نمی‌کنند این است: سطر فروشی که می‌نویسی، همان لحظه از موجودی کالا کم می‌شود، بهای تمام‌شده‌اش را از کارت همان کالا برمی‌دارد، سود ناخالص همان روز را می‌سازد، و اگر نسیه باشد روی مانده همان مشتری می‌نشیند. هیچ‌کدام از این پنج جا دوباره تایپ نمی‌خواهد.

بهای تمام‌شده‌ای که به ترتیب ثبت وابسته نیست

برای هر کالا یک بهای میانگین موزون ساخته می‌شود: ارزش موجودی اول ماه به‌علاوه ارزش خرید ماه، تقسیم بر تعداد اول ماه به‌علاوه تعداد خرید ماه. نتیجه‌اش این است که فروشی که زودتر از خریدش وارد شده، یا ردیفی که وسط ماه اضافه کرده‌ای، هیچ عددی را خراب نمی‌کند. کاربرگ‌هایی که بهای تمام‌شده را ردیف‌به‌ردیف جلو می‌برند، با یک سطر جابجا بی‌صدا غلط می‌شوند.

جایی که نمی‌داند، وانمود نمی‌کند

کالایی که بهایش هیچ‌جا معلوم نیست، بهای میانگینش خالی می‌ماند. صفر نمی‌گذارد، چون صفر یعنی چاپ کردن سودی برابر کل مبلغ فروش. به‌جایش سطر فروش می‌گوید «بهای تمام‌شده این کالا معلوم نیست و سود این سطر حساب نشده»، وضعیت آن روز می‌گوید سودش ناقص است، و دو شمارنده در داشبورد بالا می‌روند تا در جمع ماه گم نشود.

کنترل‌هایی که واقعا چیزی را می‌سنجند

شیت روز روی «روز» جمع می‌زند، شیت بدهکاران روی «کد مشتری» و شیت کالاها روی «کد کالا». سطری که یکی از این سه کلید را نداشته باشد در یک گزارش می‌آید و در دیگری نه. این فایل به‌جای اینکه ادعا کند چنین چیزی پیش نمی‌آید، هر جفت را صریحا از هم کم می‌کند و خانه‌اش را با هر عددی جز صفر قرمز می‌کند. یکی از این کنترل‌ها همان چهار عدد چاپ‌شده انبار را می‌سنجد: موجودی اول ماه به‌علاوه خرید منهای خروج، باید ارزش موجودی فعلی باشد.

و شمارنده سبز یعنی واقعا چیزی دیده شده. روی فایل دست‌نخورده، خانه وضعیت به‌جای سبز، خاکستری می‌ماند و می‌گوید هنوز چیزی ثبت نشده است. کنترلی که چیزی ندیده، چیزی را هم تایید نکرده.

قیمت‌گذاری را کنارش امتحان کن

قبل از اینکه قیمت یک کالا را عوض کنی، محاسبه حاشیه سود و محاسبه سود روی سایت هستند و یک عدد را در چند ثانیه به تو می‌دهند. این فایل همان کار را در مقیاس کل ماه انجام می‌دهد و به تو می‌گوید حاشیه سود واقعی هر روز و هر کالا چقدر درآمده است.

کنار بقیه دفترهای همین خانواده

اگر کارت هزینه‌های مغازه و بستن صندوق ته هر روز است، اکسل دخل روزانه دفتر هزینه و شمارش صندوق دارد. اگر انبار بزرگ است و کاردکس هر کالا و برگه انبارگردانی می‌خواهی، انبارداری و کاردکس همان را می‌دهد. و اگر کارت دفترداری دوطرفه و تراز آزمایشی است، اکسل دفترداری و تراز ادامه همین مسیر است. کاری که این فایل می‌کند این است که خرید و فروش و موجودی و بدهکار و سود روز را در یک فایل و با یک بار نوشتن به هم وصل می‌کند.

یک بار می‌خری و مال خودت است

روی کامپیوتر خودت باز می‌شود، اطلاعات فروشگاهت روی هیچ سروری نمی‌رود، و ماه بعد یک کپی از همین فایل می‌گیری. اکسلی که از قبل بلدی، بدون اشتراک ماهانه.

• قدم اول: شیت تنظیمات. نام فروشگاه، سال و ماه. شمار روزهای ماه خودش درمی‌آید و منطق کبیسه شمسی داخلش هست، پس مهر سی روز و اسفند سال کبیسه سی روز می‌شود.
• قدم دوم: کالاها را یک بار وارد کن. کد، نام، واحد، موجودی و بهای واحد ابتدای ماه، و نقطه سفارش. همین یک بار کافی است.
• قدم سوم: مشتری‌های نسیه‌ات را وارد کن. کد، نام، تلفن و مانده‌ای که از ماه قبل طلبکاری.
• قدم چهارم: هر خرید یک سطر. روز، کد کالا، تعداد، بهای واحد و روش پرداخت. مبلغ کل خودش حساب می‌شود و موجودی همان کالا بالا می‌رود.
• قدم پنجم: هر فروش یک سطر. روز، کد کالا، تعداد، بهای فروش و روش پرداخت. فروش نسیه کد مشتری هم می‌خواهد و همان لحظه روی مانده او می‌نشیند.
• قدم ششم: هر وصولی یک سطر. روز، کد مشتری، مبلغ و محل دریافت. مانده همان مشتری پایین می‌آید.
• قدم هفتم: داشبورد ماه را ببین. گزارش کامل ماه آماده چاپ است و بلوک کنترل‌ها زیرش می‌گوید چیزی از قلم نیفتاده.
• مبلغ‌ها را همیشه مثبت بنویس. جهت را روش پرداخت و خود دفتر تعیین می‌کند. برگشت از فروش هم یک سطر در دفتر خرید است، چون کالا به انبار برمی‌گردد.

بعد از خرید یک فایل اکسل دانلود می‌کنی. «کالاها»، «دفتر خرید»، «دفتر فروش»، «بدهکاران»، «سود روزانه» و «داشبورد ماه» فایل جدا نیستند: هر کدام یکی از شیت‌های همان فایل‌اند و با زبانه‌های پایین صفحه بازشان می‌کنی.

• فایل اکسل retail-accounting.xlsx: ۹ شیت راست‌به‌چپ، ۵٬۹۰۶ خانه فرمول‌دار، بدون ماکرو و کد VBA.
• ظرفیت: ۶۰ کارت کالا، ۲۰۰ سطر خرید، ۲۵۰ سطر فروش، ۱۲۰ سطر وصولی و ۵۰ مشتری بدهکار، برای یک ماه شمسی.
• ردیف‌های نمونه داخل فایل: ۴ کالا، ۳ مشتری، ۵ سطر خرید، ۸ سطر فروش و ۳ سطر وصولی، همه با علامت «(نمونه)»، تا قبل از پاک کردنشان ببینی فرمول‌ها از کجا به کجا وصل‌اند. هر شیت یادآوری پاک کردنشان را دارد.
• شیت راهنما: هفت قدم شروع، معنی رنگ خانه‌ها، نقشه هر ۹ شیت و توضیح اینکه بهای تمام‌شده از کجا می‌آید.
• چاپ: گزارش ماه روی یک برگ A4، و هر شیت جدولی صفحه‌آرایی A4 دارد و سربرگ جدولش در صفحه‌های بعدی تکرار می‌شود.
• پشتیبانی ۷ روزه: تا هفت روز بعد از خرید، سوال‌های کار با فایل و رفع ایراد فایل با ماست.
• دانلود فوری: لینک بلافاصله بعد از خرید فعال می‌شود.