فاکتور اکسل

فاکتور را که فرستادی، سوال تمام نمی‌شود؛ فقط عوض می‌شود. یک ماه بعد سوال این است که آن فاکتور شماره چند بود، این مشتری چقدرش را پرداخت کرده، و روی هم از اول سال چقدر فروش داشته‌ای.

این فایل هر سه سوال را در یک جا نگه می‌دارد: فاکتور را می‌سازد، همان فاکتور را در دفتر فروش ثبت می‌کند، و طلب هر مشتری را جدا جمع می‌زند.

داخل فایل چه چیزی هست

هشت شیت راست‌به‌چپ در یک فایل xlsx، بدون ماکرو و کد VBA:

• فاکتور کامل روی چیدمان A4 با ۱۲ ردیف کالا و ستون‌های جدا برای تخفیف، مبلغ پس از تخفیف و مالیات و عوارض. بلوک فروشنده و خریدار، شش سطر جمع، کادر مبلغ به حروف، نوار اطلاعات بانکی و جای مهر و امضا.
• فاکتور ساده روی چیدمان A5 با ۱۰ ردیف، برای فروش نقدی و کارهای کوچک که شرح و قیمت را دستی می‌نویسی.
• مشتریان با ۱۰۰ ردیف و کالا و خدمات با ۱۵۰ ردیف. کد را از فهرست کشویی انتخاب می‌کنی و بقیه خانه‌ها خودشان پر می‌شوند.
• دفتر فاکتورها با ۳۰۰ ردیف و ۱۷ ستون: مانده هر فاکتور، وضعیت تسویه، نوار خلاصه شش‌خانه‌ای بالای جدول، جمع ماهانه دوازده ماه شمسی، و جدول «طلب به تفکیک مشتری».
• تنظیمات با ۲۶ خانه: از مشخصات فروشنده و حساب بانکی تا نرخ‌ها، واحد پول و قاعده شماره‌گذاری. کنار هر خانه یک ستون توضیح هست که می‌گوید آن مقدار کجای فاکتور می‌نشیند.
• مبلغ به حروف با جدول مرجع ۱٬۰۰۰ ردیفی که هر سه جای مصرف را تغذیه می‌کند: فاکتور کامل، فاکتور ساده و یک کادر تبدیل آزاد.
• راهنما با سه قدم شروع، نقشه شیت‌ها، معنی رنگ خانه‌ها و هشت نکته کاربردی.

کارهایی که فایل به جای تو انجام می‌دهد

شماره فاکتور از چهار تنظیم ساخته می‌شود (پیشوند، جداکننده، شماره شروع و تعداد رقم) و شمارنده از جای ردیف در دفتر می‌آید. نتیجه این است که شماره چاپ‌شده روی برگه همان شماره ثبت‌شده در دفتر است و ردیف باطل‌شده شماره‌اش را به فاکتور بعدی نمی‌دهد.

مبلغ به حروف را خود فایل می‌نویسد و واحد پول را هم از تنظیمات می‌خواند، پس متن فاکتور نمی‌تواند «تومان» بگوید در حالی که مبالغ به ریال‌اند. پوشش تا ۹۹۹ میلیارد است و بالاتر از آن، به جای یک عدد غلط، پیام می‌دهد.

نرخ ارزش افزوده در سه سطح دست توست: نرخ عمومی در تنظیمات (پیش‌فرض ۱۰ درصد سال ۱۴۰۵)، نرخ همان فاکتور در کادر بالای فاکتور کامل، و مشمول یا معاف بودن هر کالا در فهرست کالا. کالای معاف مالیاتش صفر می‌ماند و همان مبلغی که روی فاکتور مشتری نشسته، در دفتر هم ثبت می‌شود.

فایل با ردیف‌های نمونه می‌آید (سه مشتری، چهار کالا، یک فاکتور کامل، یک فاکتور ساده و دو ردیف دفتر) تا قبل از پاک کردنشان ببینی فرمول‌ها از کجا به کجا وصل‌اند.

فاکتور، و آنچه بعد از فاکتور می‌ماند. ابزار رایگان فاکتورساز وب‌کوک برای وقتی خوب است که یک فاکتور می‌خواهی و کارت تمام است: پر می‌کنی، PDF می‌گیری، می‌فرستی. این فایل از همان‌جا شروع می‌شود که ابزار تمام می‌شود.

طلب هر مشتری در یک جدول. دفتر فاکتورها یک جدول کنارش دارد که برای هر مشتری تعداد فاکتور، جمع مبلغ، جمع دریافتی و مانده را جدا نشان می‌دهد. ستون مانده‌اش همان ستون مانده دفتر را جمع می‌زند، پس جمع این جدول همیشه با «جمع مانده» نوار خلاصه یکی است. ردیفی که کد مشتری نداشته باشد در این جدول نمی‌آید و همین هم کنار خود جدول نوشته شده.

هیچ نرخ و مشخصه‌ای وسط فرمول‌ها قفل نشده. هر ۲۶ خانه شیت تنظیمات منبع فرمول‌های بقیه شیت‌هاست و هر ۲۶ تا دست‌کم یک بار خوانده می‌شوند. نرخ که عوض شود یا شماره حسابت که تغییر کند، یک خانه را عوض می‌کنی نه ده فرمول را.

عددها تک‌به‌تک چک شده‌اند. پیش از تحویل، ۲۰۶ عدد این فایل روی هشت سناریو با محاسبه مستقل مقایسه شد: فاکتور نمونه و مبلغ به حروفش، فاکتوری با یک ردیف معاف کنار یک ردیف مشمول، نرخ‌های صفر و ۹ و ۱۰ درصد، فاکتور باطل‌شده و ردیف جاافتاده در شماره‌گذاری، خالی گذاشتن خانه‌های اختیاری، جدول طلب مشتری با پرداخت جزئی و حالت اضافه پرداخت، فاکتور خالی، و ۸۰ مقدار مرزی برای مبلغ به حروف.

اگر بیشتر رسید می‌دهی تا فاکتور. برای کسب‌وکاری که کارش دریافت و پرداخت روزانه است و یک فاکتور یک‌صفحه‌ای ساده برایش کافی است، «دفترچه رسید و فاکتور ساده» ارزان‌تر و سبک‌تر است. این فایل وقتی می‌ارزد که فهرست مشتری و کالا داشته باشی و بخواهی مانده حساب‌ها را دنبال کنی.

• قدم اول: تنظیمات را یک بار پر کن. مشخصات فروشنده، حساب بانکی، نرخ ارزش افزوده، واحد پول و قاعده شماره‌گذاری. کنار هر خانه یک ستون توضیح هست که می‌گوید آن مقدار کجای فاکتور می‌نشیند.
• قدم دوم: مشتری‌ها و کالاها را وارد کن. تا ۱۰۰ مشتری و ۱۵۰ کالا یا خدمت، هر کدام با یک کد. برای کالا هم مشخص می‌کنی مشمول ارزش افزوده هست یا نه.
• قدم سوم: فاکتور را بساز. کد مشتری را از فهرست کشویی انتخاب می‌کنی و نام و نشانی و تلفن و کد پستی و شناسه ملی و نام رابط سر جایشان می‌نشینند. برای هر ردیف کد کالا را می‌گذاری و شرح و واحد و مبلغ واحد و جمع ردیف می‌آیند. مبلغ به حروف هم همان لحظه نوشته می‌شود.
• قدم چهارم: چاپ بگیر یا PDF کن. محدوده چاپ فاکتور کامل روی A4 عمودی و فاکتور ساده روی A5 عمودی از قبل تنظیم شده است.
• قدم پنجم: ردیف دفتر را ثبت کن. تاریخ و کد مشتری را می‌نویسی و چهار عدد را از فاکتور می‌آوری: جمع کالا و خدمات، تخفیف، ارزش افزوده و هزینه ارسال. مبلغ دریافتی روی فاکتور نیست و هر وقت پول رسید در همان ردیف نوشته می‌شود. از اینجا به بعد مانده، وضعیت تسویه، نوار خلاصه، جمع ماهانه و طلب هر مشتری خودشان حساب می‌شوند.
• تاریخ را با ارقام انگلیسی بنویس. اکسل تقویم شمسی ندارد و تاریخ به شکل متن ثبت می‌شود؛ جمع ماهانه از همان متن خوانده می‌شود و به قالب 1405/05/06 با ارقام انگلیسی وابسته است. همین یادآوری روی خود خانه‌های تاریخ هم به شکل پیام راهنما می‌آید.

بعد از خرید دقیقا دو فایل دانلود می‌کنی. «فاکتور کامل»، «فاکتور ساده»، «مشتریان»، «کالا و خدمات» و «دفتر فاکتورها» فایل جدا نیستند: هر کدام یکی از شیت‌های همان فایل اکسل‌اند و با زبانه‌های پایین صفحه بازشان می‌کنی.

• فایل اکسل invoice-workbook-1405.xlsx: هشت شیت راست‌به‌چپ (راهنما، تنظیمات، فاکتور کامل، فاکتور ساده، مشتریان، کالا و خدمات، دفتر فاکتورها، مبلغ به حروف)، بدون ماکرو و کد VBA، با محدوده چاپ آماده A4 و A5 و هشت فهرست کشویی.
• راهنمای ورد invoice-guide-1405.docx: روی صفحه A4، در ۹ بخش و ۳ جدول، از پر کردن تنظیمات و ستون‌های فاکتور کامل و ساز و کار مبلغ به حروف تا دفتر فاکتورها و پیگیری مانده و هشت اشتباه رایج.
• ردیف‌های نمونه داخل خود فایل: سه مشتری، چهار کالا، یک فاکتور کامل، یک فاکتور ساده و دو ردیف دفتر، که هر وقت خواستی پاکشان می‌کنی.
• پشتیبانی ۷ روزه: تا هفت روز بعد از خرید، سوال‌های کار با فایل و رفع ایراد فایل با ماست.
• دانلود فوری: لینک بلافاصله بعد از خرید فعال می‌شود.

آنچه در این فایل نیست

• به سامانه مودیان وصل نیست و صورتحساب الکترونیکی آن سامانه را تولید نمی‌کند. اسم شیت هم به همین دلیل «فاکتور کامل» است و نه «فاکتور رسمی». این یک فایل اکسل برای فاکتور کاغذی و PDF کسب‌وکار خودت است و همین جمله داخل خود فایل و در راهنما هم نوشته شده.
• تاییدیه سازمان امور مالیاتی یا هیچ نهاد دیگری ندارد و جای مشاور مالیاتی را نمی‌گیرد. تشخیص مشمول یا معاف بودن فروش با خودت است.
• نرم‌افزار حسابداری نیست: دفتر روزنامه، تراز، اظهارنامه و صورت معاملات فصلی در آن نیست.
• شیت فاکتور هر بار یک فاکتور را نگه می‌دارد. آرشیو ردیف‌به‌ردیف فاکتورهای قبلی در فایل نیست و دفتر فاکتورها خلاصه هر فاکتور را در یک سطر نگه می‌دارد.
• ثبت فاکتور در دفتر دستی است: تاریخ و کد مشتری و چهار عدد را خودت از فاکتور به ردیف دفتر می‌آوری. جدول طلب مشتری هم از همین ردیف‌ها تغذیه می‌شود، پس فاکتوری که ثبت نشده یا کد مشتری ندارد در طلب آن مشتری دیده نمی‌شود.
• خروجی PDF خودکار ندارد. چاپ و ذخیره PDF از خود اکسل انجام می‌شود.
• محدوده چاپ ثابت است و اگر بیرون از آن چیزی اضافه کنی، خودش بزرگ نمی‌شود.
• قلم وزیرمتن فقط ارجاع داده شده و داخل فایل جاسازی نشده. اگر روی سیستمت نصب نباشد اکسل قلم خودش را می‌گذارد و چیدمان سر جایش می‌ماند.
• فایل گرافیکی لایه‌باز (PSD یا AI) در این بسته نیست.