فاکتور اکسل

این فایل اکسل، فاکتور فروش کسب‌وکار کوچکت را می‌سازد و دفترش را هم نگه می‌دارد. فاکتور را روی فرم A4 یا A5 پر می‌کنی و چاپ می‌گیری، ردیفش را در دفتر فروش می‌نویسی، و از آنجا به بعد خود فایل می‌گوید از هر مشتری چقدر طلب داری و از اول سال چقدر فروش داشته‌ای.

اولین باری که بازش می‌کنی خالی نیست. ردیف‌های نمونه پرشده داخلش هست: سه مشتری، چهار کالا، یک فاکتور کامل، یک فاکتور ساده و دو ردیف دفتر. یعنی یک نمونه فاکتور اکسل کامل جلوی چشمت است و می‌بینی هر عدد از کجا به کجا وصل می‌شود. نمونه‌ها را که پاک کنی، اطلاعات خودت جایشان می‌نشیند.

داخل فایل چه چیزی هست

هشت شیت راست‌به‌چپ در یک فایل xlsx با ۳٬۲۳۹ خانه فرمول‌دار و بدون یک خط ماکرو.

• فاکتور کامل روی محدوده چاپ A4 عمودی، با ۱۲ ردیف کالا، بلوک فروشنده و خریدار، کادر مبلغ به حروف، نوار اطلاعات بانکی و جای مهر و امضا.
• فاکتور ساده روی محدوده چاپ A5 عمودی، با ۱۰ ردیف، برای فروش نقدی و کارهای کوچک.
• مشتریان با ۱۰۰ ردیف و ۱۱ ستون، از کد و نام و نوع شخص تا تلفن، نشانی، کد پستی و شناسه ملی یا کد اقتصادی.
• کالا و خدمات با ۱۵۰ ردیف: کد، شرح، واحد، مبلغ واحد و وضعیت مشمول ارزش افزوده.
• دفتر فاکتورها با ۳۰۰ ردیف و ۱۷ ستون، به‌علاوه نوار خلاصه بالای جدول، جمع ماهانه دوازده ماه شمسی و جدول طلب به تفکیک مشتری.
• تنظیمات با ۲۶ خانه: از مشخصات فروشنده و حساب بانکی تا نرخ‌ها، واحد پول و قاعده شماره‌گذاری. کنار هر خانه یک ستون توضیح می‌گوید آن مقدار کجای فاکتور می‌نشیند.
• مبلغ به حروف با جدول مرجع ۱٬۰۰۰ ردیفی که هر سه جای مصرف را تغذیه می‌کند: فاکتور کامل، فاکتور ساده و یک کادر تبدیل آزاد.
• راهنما با سه قدم شروع، نقشه شیت‌ها، معنی رنگ خانه‌ها و هشت نکته کاربردی.

دو قالب فاکتور در یک فایل، یکی A4 و یکی A5

«فاکتور کامل» فرم A4 است: دوازده ردیف کالا، ستون تخفیف و مبلغ پس از تخفیف و مالیات و عوارض جدا از هم، و شش سطر جمع پایین برگه. «فاکتور ساده» فرم A5 است با ده ردیف، برای فروش نقدی که شرح و قیمت را همان‌جا دستی می‌نویسی. محدوده چاپ هر دو روی fit-to-page تنظیم شده، پس برگه همان‌طور که روی صفحه می‌بینی چاپ می‌شود و از همان پنجره چاپ اکسل PDF هم می‌گیری.

روی فاکتور کامل، هر خانه اختیاری که خالی بماند اصلا چاپ نمی‌شود و نه صفر اضافه جا می‌گذارد نه جداکننده معلق: کد اقتصادی، شماره ثبت، ایمیل، تلفن همراه، نشانی سایت و شماره حساب. سه تای اول برچسبشان را هم با خودشان می‌برند، و در نوار پرداخت پایین برگه عنوان «شماره حساب» و «شماره کارت» و «شبا» هر کدام فقط وقتی چاپ می‌شوند که خودشان مقدار داشته باشند. برچسب ردیف شناسه فروشنده هم خودش را با «نوع فعالیت» جور می‌کند و برای شخص حقیقی «کد ملی» و برای شخص حقوقی «شناسه ملی» می‌نویسد.

فهرست مشتری و کالا: به جای تایپ مشخصات، کد می‌گذاری

کد مشتری را از فهرست کشویی انتخاب می‌کنی و نام، نشانی، تلفن، کد پستی، شناسه ملی و نام رابط روی فاکتور می‌نشینند. در هر ردیف کالا هم کدش را می‌گذاری و شرح و واحد و مبلغ واحد می‌آیند و جمع ردیف حساب می‌شود. تعداد و تخفیف هر ردیف و تاریخ فاکتور را خودت می‌نویسی، یعنی هر ردیف یک کد است و یکی دو عدد، نه یک سطر تایپ. فهرست مشتریان ۱۰۰ ردیف جا دارد و فهرست کالا و خدمات ۱۵۰ ردیف. فاکتور ساده از این فهرست‌ها نمی‌خواند؛ آنجا عمدا همه‌چیز دستی است تا یک فروش نقدی زودتر تمام شود.

هشت فهرست کشویی در فایل هست، از کد مشتری و کد کالا تا روش پرداخت و واحد پول، و سه خانه تاریخ که قالب درست تاریخ را همان‌جا یادت می‌آورند.

دفتر فروش: از فاکتور تا طلب هر مشتری

شیت «دفتر فاکتورها» ۳۰۰ ردیف دارد. تاریخ و کد مشتری را می‌نویسی و چهار عدد را از روی همان فاکتور می‌آوری؛ چند ثانیه کار است. تاریخ را با ارقام لاتین و به شکل 1405/05/06 بنویس: ستون «ماه» دو رقم وسط همین متن را برمی‌دارد و جمع ماهانه و «جمع سال» از روی آن ساخته می‌شوند، و خود خانه تاریخ هم موقع انتخاب همین قالب را یادت می‌آورد. از آنجا به بعد مانده هر فاکتور، وضعیت تسویه (تسویه شده، پرداخت جزئی، پرداخت نشده، اضافه پرداخت) و همه جمع‌ها فرمول‌اند. ردیفی که دریافتی‌اش از مبلغ کل بیشتر باشد مانده منفی می‌گیرد و «اضافه پرداخت» علامت می‌خورد، پس یک اشتباه ورود داده پشت جمع‌ها پنهان نمی‌ماند.

بالای جدول یک نوار خلاصه شش‌خانه‌ای نشسته: تعداد فاکتور، جمع فروش پس از تخفیف، جمع ارزش افزوده، جمع مبلغ فاکتورها، جمع دریافتی و جمع مانده. کنار دفتر دو جدول دیگر هست. اولی جمع ماهانه دوازده ماه شمسی است، با تعداد فاکتور و جمع مبلغ هر ماه و یک سطر جمع سال. دومی «طلب به تفکیک مشتری» است: برای هر یک از ۱۰۰ ردیف فهرست مشتریان، تعداد فاکتور و جمع مبلغ و جمع دریافتی و مانده را با COUNTIF و SUMIF روی ستون کد مشتری حساب می‌کند، و پای جدول یک سطر «جمع همه مشتری‌ها» می‌گذارد.

این سطر آخر یک خطایاب داخلی است. نوار خلاصه کل ستون مانده دفتر را جمع می‌زند و جدول طلب فقط ردیف‌هایی را که کد مشتری دارند، پس تا وقتی این دو عدد یکی‌اند خیالت راحت است که هیچ فاکتوری بی‌کد ثبت نشده و طلب همه سر جایش نشسته. فرق که داشتند، همان اختلاف می‌گوید یک ردیف دفتر کد مشتری ندارد و باید پیدایش کنی. توضیح این مقایسه کنار خود جدول در فایل نوشته شده است.

کارهایی که فایل به جای تو حساب می‌کند

شماره فاکتور از چهار تنظیم ساخته می‌شود: پیشوند، جداکننده، شماره شروع و تعداد رقم. شمارنده از جای ردیف در دفتر می‌آید و خانه شماره روی فاکتور همیشه شماره ردیف بعدی دفتر را نشان می‌دهد. ترتیب کار هم از همین‌جا درمی‌آید: اول فاکتور را چاپ می‌کنی، بعد همان را در اولین ردیف خالی دفتر می‌نویسی. آن‌وقت شماره روی برگه و شماره در دفتر یکی می‌مانند و ردیف باطل‌شده هم شماره‌اش را به فاکتور بعدی نمی‌دهد.

مبلغ به حروف را خود فایل می‌نویسد، با فرمول و نه با ماکرو: عدد با INT و MOD به چهار گروه سه‌رقمی می‌شکند و هر گروه با INDEX از جدول مرجع صفر تا ۹۹۹ خوانده می‌شود. پوشش تا ۹۹۹ میلیارد است و بالاتر از آن، به جای یک عدد غلط، پیام می‌دهد. اگر بیرون از فاکتور هم لازمت شد، تبدیل عدد به حروف فارسی رایگان روی سایت هست.

نرخ ارزش افزوده در سه سطح دست توست: نرخ عمومی در تنظیمات (پیش‌فرض ۱۰ درصد سال ۱۴۰۵)، نرخ همان فاکتور در کادر بالای فاکتور کامل، و مشمول یا معاف بودن هر کالا در فهرست کالا. کالای معاف مالیاتش صفر می‌ماند، و همان مبلغی که روی فاکتور مشتری نشسته در دفتر هم ثبت می‌شود. برای یک حساب سرانگشتی بیرون از فایل، محاسبه ارزش افزوده هم هست.

واحد پول خودش یک تنظیم است، تومان یا ریال. عوضش که کنی، سرستون‌های مبلغ، کادر مبلغ به حروف و متن شرایط پای فاکتور هر سه با هم عوض می‌شوند، چون هر سه همان یک خانه را می‌خوانند.

چه چیزی دانلود می‌کنی

دو فایل: invoice-workbook-1405.xlsx با هشت شیت، و راهنمای ورد invoice-guide-1405.docx روی صفحه A4 که در نه بخش از پر کردن تنظیمات تا شماره‌گذاری، ارزش افزوده، چاپ A4 و A5 و پیگیری مانده‌ها را می‌گوید. هر دو راست‌به‌چپ‌اند و با قلم آزاد وزیرمتن چیده شده‌اند.

«فاکتور کامل» و «مشتریان» و «دفتر فاکتورها» فایل جدا نیستند؛ هر کدام یکی از شیت‌های همان یک فایل اکسل‌اند و با زبانه‌های پایین صفحه بازشان می‌کنی.

اگر فروش اقساطی هم داری، اکسل فروش اقساطی جدول اقساط را جدا می‌سازد.

نمونه پرشده، نه یک قالب خالی. بیشتر قالب‌های اکسل خالی تحویل می‌شوند و باید خودت حدس بزنی کدام خانه به کدام وصل است. اینجا مشتری و کالا و ردیف دفتر از قبل نشسته‌اند و فرمول‌ها روی همان‌ها زنده کار می‌کنند؛ اول کار فایل را می‌بینی، بعد نمونه‌ها را پاک می‌کنی و اطلاعات خودت را می‌گذاری.

فاکتور، و آنچه بعد از فاکتور می‌ماند. ابزار رایگان فاکتورساز وب‌کوک برای وقتی خوب است که یک فاکتور می‌خواهی و کارت تمام است: پر می‌کنی، PDF می‌گیری، می‌فرستی، و با بستن تب همه‌چیز پاک می‌شود. این فایل از همان‌جا شروع می‌شود که ابزار تمام می‌شود: فهرست مشتری و کالا می‌ماند، دفتر فروش می‌ماند، مانده‌ها می‌مانند.

طلب هر مشتری در یک جدول، با یک چک صحت زیرش. دفتر فاکتورها یک جدول کنارش دارد که برای هر مشتری تعداد فاکتور، جمع مبلغ، جمع دریافتی و مانده را جدا نشان می‌دهد و پایینش «جمع همه مشتری‌ها» را می‌نویسد. هر وقت این عدد با «جمع مانده» نوار خلاصه فرق کرد، یعنی یک ردیف دفتر کد مشتری ندارد. یک اشتباه ورود داده را همان هفته پیدا می‌کنی، نه آخر سال.

هیچ نرخ و مشخصه‌ای وسط فرمول‌ها قفل نشده. هر ۲۶ خانه شیت تنظیمات منبع فرمول‌های بقیه شیت‌هاست و هر ۲۶ تا دست‌کم یک بار خوانده می‌شوند. نرخ که عوض شود یا شماره حسابت که تغییر کند، یک خانه را عوض می‌کنی نه ده فرمول را.

عددها تک‌به‌تک چک شده‌اند. پیش از تحویل، ۲۰۶ عدد این فایل روی هشت سناریو با محاسبه مستقل مقایسه شد: فاکتور نمونه و مبلغ به حروفش، فاکتوری با یک ردیف معاف کنار یک ردیف مشمول، نرخ‌های صفر و ۹ و ۱۰ درصد، فاکتور باطل‌شده و ردیف جاافتاده در شماره‌گذاری، خالی گذاشتن خانه‌های اختیاری، جدول طلب مشتری با پرداخت جزئی و حالت اضافه پرداخت، فاکتور خالی، و ۸۰ مقدار مرزی برای مبلغ به حروف.

اگر بیشتر رسید می‌دهی تا فاکتور. برای کسب‌وکاری که کارش دریافت و پرداخت روزانه است و یک برگه یک‌صفحه‌ای ساده برایش کافی است، دفترچه رسید و فاکتور ساده سبک‌تر است. این فایل وقتی می‌ارزد که فهرست مشتری و کالا داشته باشی و بخواهی مانده حساب‌ها را دنبال کنی.

سوال‌های پرتکرار

نمونه فاکتور آماده می‌خواهم؛ فرق این با ابزار رایگان سایت چیست؟

نمونه‌ها داخل همین فایل‌اند و فرمول‌ها را زنده نشان می‌دهند: یک فاکتور کامل روی A4 و یک فاکتور ساده روی A5، با فهرست مشتری و کالایی که تغذیه‌شان می‌کند. فرق اصلی اما این نیست. فاکتورساز وب‌کوک در مرورگر باز می‌شود، یک برگه چاپی به تو می‌دهد و همان‌جا کارش تمام می‌شود؛ با بستن تب نه فاکتور می‌ماند، نه فهرست مشتری، نه معلوم است از چه کسی چقدر طلب داری. این فایل روی کامپیوتر خودت می‌ماند و هر سه را نگه می‌دارد.

این فاکتور رسمی است؟ به سامانه مودیان وصل می‌شود؟

نه، به سامانه مودیان وصل نمی‌شود؛ اسم شیت هم عمدا «فاکتور کامل» است، نه «فاکتور رسمی». این فایل فاکتور فروش و صورتحساب چاپی خودت را می‌سازد: همان برگه‌ای که دست مشتری می‌دهی یا PDF می‌کنی و می‌فرستی، با مشخصات فروشنده و خریدار، ستون مالیات و عوارض، مبلغ به حروف و جای مهر و امضا. صورتحساب الکترونیکی سامانه مودیان چیز دیگری است و از خود آن سامانه یا نرم‌افزار متصل به آن صادر می‌شود. اگر مشمول آن سامانه‌ای، این فایل کنارش می‌نشیند و دفتر فروش و مانده حساب مشتری‌ها را نگه می‌دارد.

فایل خودش فاکتور را در دفتر ثبت می‌کند؟

ردیف دفتر را خودت می‌نویسی و چند ثانیه طول می‌کشد: تاریخ، کد مشتری، و چهار عدد از روی همان فاکتور (جمع کالا و خدمات، تخفیف، ارزش افزوده و هزینه ارسال). مبلغ دریافتی را هم هر وقت پول رسید در همان ردیف می‌نویسی. از آنجا به بعد مانده، وضعیت تسویه، جمع ماهانه و طلب هر مشتری را خود فایل حساب می‌کند.

مبلغ به حروف را خودش می‌نویسد؟ تا چه عددی؟

خودش می‌نویسد، با فرمول و بدون ماکرو. سقفش ۹۹۹ میلیارد است و بالاتر از آن به جای یک عدد غلط پیام می‌دهد. جدول مرجعش ۱٬۰۰۰ ردیف دارد، صفر تا ۹۹۹، و سه جا از همان یک موتور تغذیه می‌کنند: فاکتور کامل، فاکتور ساده، و یک کادر تبدیل آزاد که هر عددی را همان‌جا به حروف می‌نویسد.

ماکرو دارد؟ اکسل هشدار امنیتی می‌دهد؟

نه. هیچ ماکرو و کد VBA در فایل نیست و اکسل موقع باز کردنش هشدار امنیتی نمی‌دهد. همه‌چیز با فرمول کار می‌کند؛ ۳٬۲۳۹ خانه فرمول‌دار در هشت شیت راست‌به‌چپ.

با تومان کار کنم یا ریال؟

هرکدام که می‌خواهی. واحد پول یکی از ۲۶ تنظیم فایل است و همان واحد در سرستون‌های مبلغ، در متن مبلغ به حروف و در متن شرایط فاکتور تکرار می‌شود. متن شرایط واحد را از همان خانه می‌خواند، پس فاکتور نمی‌تواند «تومان» بگوید در حالی که مبالغ به ریال‌اند.

چه فایل‌هایی دانلود می‌کنم؟

دو تا. اولی invoice-workbook-1405.xlsx و هشت شیتش این‌هاست: راهنما، تنظیمات، فاکتور کامل، فاکتور ساده، مشتریان، کالا و خدمات، دفتر فاکتورها و مبلغ به حروف. دومی invoice-guide-1405.docx است که همین‌ها را قدم به قدم توضیح می‌دهد، با سه جدول و یک بخش «هشت اشتباه رایج».

چند مشتری و چند کالا و چند فاکتور جا می‌دهد؟

فهرست مشتریان ۱۰۰ ردیف، فهرست کالا و خدمات ۱۵۰ ردیف، و دفتر فاکتورها ۳۰۰ ردیف با ۱۷ ستون. جدول طلب به تفکیک مشتری هم برای هر ۱۰۰ ردیف فهرست مشتریان یک سطر دارد، پس هر مشتری که در فهرست باشد ردیف طلب خودش را هم دارد.

• قدم اول: تنظیمات را یک بار پر کن. مشخصات فروشنده، حساب بانکی، نرخ ارزش افزوده، واحد پول و قاعده شماره‌گذاری. کنار هر خانه یک ستون توضیح هست که می‌گوید آن مقدار کجای فاکتور می‌نشیند.
• قدم دوم: مشتری‌ها و کالاها را وارد کن. تا ۱۰۰ مشتری و ۱۵۰ کالا یا خدمت، هر کدام با یک کد. برای کالا هم مشخص می‌کنی مشمول ارزش افزوده هست یا نه.
• قدم سوم: فاکتور را بساز. کد مشتری را از فهرست کشویی انتخاب می‌کنی و نام و نشانی و تلفن و کد پستی و شناسه ملی و نام رابط سر جایشان می‌نشینند. برای هر ردیف کد کالا را می‌گذاری و شرح و واحد و مبلغ واحد و جمع ردیف می‌آیند. مبلغ به حروف هم همان لحظه نوشته می‌شود.
• قدم چهارم: چاپ بگیر یا PDF کن. محدوده چاپ فاکتور کامل روی A4 عمودی و فاکتور ساده روی A5 عمودی از قبل تنظیم شده است.
• قدم پنجم: ردیف دفتر را ثبت کن. تاریخ و کد مشتری را می‌نویسی و چهار عدد را از فاکتور می‌آوری: جمع کالا و خدمات، تخفیف، ارزش افزوده و هزینه ارسال. مبلغ دریافتی روی فاکتور نیست و هر وقت پول رسید در همان ردیف نوشته می‌شود. از اینجا به بعد مانده، وضعیت تسویه، نوار خلاصه، جمع ماهانه و طلب هر مشتری خودشان حساب می‌شوند.
• تاریخ را با ارقام انگلیسی بنویس. اکسل تقویم شمسی ندارد و تاریخ به شکل متن ثبت می‌شود؛ جمع ماهانه از همان متن خوانده می‌شود و به قالب 1405/05/06 با ارقام انگلیسی وابسته است. همین یادآوری روی خود خانه‌های تاریخ هم به شکل پیام راهنما می‌آید.

بعد از خرید دقیقا دو فایل دانلود می‌کنی. «فاکتور کامل»، «فاکتور ساده»، «مشتریان»، «کالا و خدمات» و «دفتر فاکتورها» فایل جدا نیستند: هر کدام یکی از شیت‌های همان فایل اکسل‌اند و با زبانه‌های پایین صفحه بازشان می‌کنی.

• فایل اکسل invoice-workbook-1405.xlsx: هشت شیت راست‌به‌چپ (راهنما، تنظیمات، فاکتور کامل، فاکتور ساده، مشتریان، کالا و خدمات، دفتر فاکتورها، مبلغ به حروف)، بدون ماکرو و کد VBA، با محدوده چاپ آماده A4 و A5 و هشت فهرست کشویی.
• راهنمای ورد invoice-guide-1405.docx: روی صفحه A4، در ۹ بخش و ۳ جدول، از پر کردن تنظیمات و ستون‌های فاکتور کامل و ساز و کار مبلغ به حروف تا دفتر فاکتورها و پیگیری مانده و هشت اشتباه رایج.
• ردیف‌های نمونه داخل خود فایل: سه مشتری، چهار کالا، یک فاکتور کامل، یک فاکتور ساده و دو ردیف دفتر، که هر وقت خواستی پاکشان می‌کنی.
• پشتیبانی ۷ روزه: تا هفت روز بعد از خرید، سوال‌های کار با فایل و رفع ایراد فایل با ماست.
• دانلود فوری: لینک بلافاصله بعد از خرید فعال می‌شود.