کیت استخدام تا تسویه

استخدام و آنبوردینگ و تسویه سه کار جدا نیستند؛ یک داستان‌اند درباره یک نفر. ولی در بیشتر کسب‌وکارهای کوچک این داستان در سه جای مختلف زندگی می‌کند: یک گروه واتساپ، یک پوشه روی دسکتاپ، و حافظه کسی که آن روز پیگیر بوده. نتیجه‌اش را همه دیده‌ایم: روز خروج کسی نمی‌داند لپ‌تاپ دست کیست و کدام اکانت هنوز باز است.

این کیت همان داستان را در یک پرونده جمع می‌کند. برای هر نفر یک کپی از فایل برمی‌داری و از روز اول تا روز آخر همان یکی را جلو می‌بری.

چهار فایلی که تحویل می‌گیری

• کاربرگ اکسل با ۷ شیت راست‌به‌چپ و ۲۸۴ خانه فرمول‌دار: سه شیت چک‌لیست، یک دفتر تحویل اقلام، شیت تنظیمات، شیت راهنما و موتور تقویم شمسی.
• فرم ثبت مصاحبه استخدام در ورد: یک برگه A4 که سر جلسه پر می‌شود.
• قالب برنامه ۳۰-۶۰-۹۰ روزه در ورد: سه دوره، برای هر دوره چهار هدف با معیار و تاریخ بازبینی، با امضای کارمند و مدیر مستقیم.
• گواهی سابقه کار در ورد، با جدول سوابق سمت و بلوک امضا و مهر.

سه چک‌لیست، عینا همان‌هایی که روی سایت منتشر شده‌اند

متن ۳۹ قدم این کاربرگ کلمه‌به‌کلمه از سه چک‌لیست رایگان همین سایت آمده: چک‌لیست استخدام با ۱۲ قدم، چک‌لیست آنبوردینگ کارمند جدید با ۱۵ قدم و چک‌لیست خروج کارمند با ۱۲ قدم. آنجا می‌توانی بخوانی‌شان و تیک بزنی؛ اینجا نسخه کاری‌شان را می‌گیری: هر قدم وضعیت و مسئول و تاریخ هدف و روزشمار دارد، کنارش نوشته شده چه چیزی آن قدم را تمام می‌کند، و زیر هر سه شیت ردیف‌های خالی برای قدم‌های خودت باز است.

دفتر تحویل اقلام: همان چیزی که روز خروج لازم داری

هر لپ‌تاپ و کارت تردد و اکانت ایمیلی که در آنبوردینگ به کارمند داده می‌شود، یک ردیف می‌گیرد با تاریخ تحویل. روز تسویه، همان شیت با یک عدد می‌گوید چند قلم هنوز تاریخ بازگشت ندارند، و قلمی که اصلا تاریخ تحویلش نوشته نشده هم در همان عدد می‌آید و کنارش علامت کهربایی می‌گیرد تا از قلم نیفتد. این همان جایی است که قدم چهارم چک‌لیست خروج، یعنی «جمع‌آوری تجهیزات شرکت»، از یک یادآوری مبهم به یک فهرست قابل تیک زدن تبدیل می‌شود.

یک پرونده برای یک نفر، نه سه فایل برای سه واحد

چیزی که این کیت را از یک فهرست ساده جدا می‌کند، وصل بودن دو سرش است. اکانتی که روز دوم آنبوردینگ ساخته می‌شود، همان لحظه در دفتر تحویل اقلام یک ردیف می‌گیرد، و روز خروج همان ردیف است که می‌گوید هنوز بسته نشده. ردیفی هم که با عجله نوشته شده و تاریخ ندارد ساکت نمی‌ماند: خودش را کهربایی می‌کند و در شمارنده روز تسویه می‌آید. سه چک‌لیست جدا این را به تو نمی‌دهند؛ یک فایل می‌دهد.

فایل خودش می‌گوید کجا ناقص است

هر ردیف یک ستون بررسی دارد و هر شیت یک نوار شمارنده. تا وقتی ردیفی وضعیت معتبر نداشته باشد، درصد پیشرفت کل کار را نشان نمی‌دهد و همان‌جا می‌گوید چرا. خانه وضعیت کل فایل هم سه حالت دارد و تا نمونه‌ها پاک نشده‌اند و چیزی ثبت نشده، سبز نمی‌شود.

روزشمار شمسی، زنده

تاریخ‌ها شمسی‌اند و با قالب 1405/05/20 نوشته می‌شوند. تاریخ امروز از ساعت خود کامپیوتر خوانده می‌شود، پس هر بار که فایل را باز می‌کنی ستون «روز مانده» تازه است و قدمی که عقب افتاده خودش را نشان می‌دهد. تاریخی که خارج از این قالب نوشته شود، به‌جای یک محاسبه غلط، همان ردیف پیام می‌گیرد. دو خانه دوره آزمایشی هم همین‌جا هستند و روزشمارشان روی تاریخی بسته می‌شود که خودت نوشته‌ای: مهلت‌ها را از قانون کار سال خودت برمی‌داری.

کنار بقیه چیزهای همین سایت

رزومه‌ساز رایگان سمت داوطلب را می‌گیرد و رزومه‌ای می‌سازد که غربالگری‌اش راحت است. بسته فرم‌های منابع انسانی سمت امتیازدهی را می‌گیرد: کاربرگ امتیازدهی مصاحبه، ارزیابی عملکرد و شرح شغل. اکسل حضور و غیاب هم روزهای بین این دو سر را می‌شمارد. این کیت خود مسیر را نگه می‌دارد: چه کسی، کدام قدم، چه تاریخی، و چه چیزی هنوز برنگشته.

یک بار می‌خری

یک بار پرداخت، چهار فایل روی کامپیوتر خودت. برای کار کردن با فایل‌ها به اینترنت نیازی نیست و ماه بعد دوباره پول نمی‌خواهند.

• قدم اول: برای هر نفر یک کپی از فایل بردار. در شیت تنظیمات نام کسب‌وکار و نام کارمند و سمت را بنویس؛ سه خانه‌ای که با نشانه «(نمونه)» تحویل می‌شوند همین‌ها هستند.
• قدم دوم: سراغ شیت استخدام برو. ۱۲ قدم از قبل نوشته شده‌اند. برای هر کدام مسئول و تاریخ هدف بگذار و وضعیت را از فهرست کشویی انتخاب کن.
• قدم سوم: سر هر جلسه مصاحبه، فرم ثبت مصاحبه را چاپ کن و همان‌جا پرش کن. سوالی که پرسیدی، پاسخی که شنیدی، و تصمیم همان روز.
• قدم چهارم: تاریخ شروع که قطعی شد، شیت آنبوردینگ را تاریخ‌دار کن. ۱۵ قدم آماده است و هر چیزی که به کارمند تحویل می‌دهی همان لحظه یک ردیف در دفتر تحویل اقلام می‌گیرد.
• قدم پنجم: در هفته اول، برنامه ۳۰-۶۰-۹۰ را با مدیر مستقیم پر کنید و هر دو امضا کنید. تاریخ سه جلسه بازبینی را همان‌جا بگذارید.
• قدم ششم: روز خروج، شیت خروج و تسویه را باز کن. ۱۲ قدم، و شمارنده «برنگشته» که می‌گوید کدام اقلام هنوز دست اوست.
• قدم هفتم: گواهی سابقه کار را روی سربرگ خودت ببر، جدول سوابق سمت را پر کن و با امضا و مهر تحویل بده.

بعد از خرید چهار فایل دانلود می‌کنی: یک کاربرگ اکسل و سه فایل ورد.

• employee-lifecycle-tracker.xlsx: ۷ شیت راست‌به‌چپ (راهنما، تنظیمات، استخدام، آنبوردینگ، خروج و تسویه، تحویل اقلام، جدول‌های کمکی)، ۲۸۴ خانه فرمول‌دار، ۱۸ قاعده اعتبارسنجی، بدون ماکرو و کد VBA.
• interview-record-form.docx: فرم ثبت مصاحبه استخدام، دو صفحه A4، با جدول سوال و پاسخ، راستی‌آزمایی رزومه، تماس با رفرنس و بلوک تصمیم.
• plan-30-60-90.docx: قالب برنامه ۳۰-۶۰-۹۰ روزه، دو صفحه A4، با جدول اهداف هر دوره و جدول جلسه‌های بازبینی.
• work-experience-certificate.docx: گواهی سابقه کار با جدول سوابق سمت و بلوک امضا و مهر، به‌علاوه صفحه قاعده‌های صدور.
• ظرفیت: ۲۰ ردیف قدم در شیت استخدام، ۲۴ در آنبوردینگ، ۲۰ در خروج و تسویه، و ۲۴ ردیف قلم در دفتر تحویل اقلام.
• ردیف‌های نمونه داخل فایل: سه ردیف در دفتر تحویل اقلام و سه خانه در شیت تنظیمات، همه با علامت «(نمونه)» و یک شمارنده کهربایی که تا پاک نشوند می‌شمارد.
• چاپ: هر شیت جدولی صفحه‌آرایی A4 دارد و سربرگ جدولش در صفحه‌های بعدی تکرار می‌شود؛ هر سه فایل ورد روی A4 صفحه‌آرایی شده‌اند.
• پشتیبانی ۷ روزه: تا هفت روز بعد از خرید، سوال‌های کار با فایل و رفع ایراد فایل با ماست.
• دانلود فوری: لینک بلافاصله بعد از خرید فعال می‌شود.